淺談基層醫院檔案管理存在問題及對策

李峰

關鍵詞：基層醫院 ? 檔案管理 ? 問題 ? 對策

從理論上分析，醫院檔案是醫院發展進程之中所形成的一系列文件，包括圖片、文字、磁盤等，是醫院后期決策以及管理的重要載體。在新時期，為進一步推動醫院的創新發展，那么則需要對歷史記錄與所積累的數據信息管理加以重視，樹立正確的醫院檔案管理意識，多角度分析，對問題加以研究，并針對性的制定完善的解決對策。筆者結合自身單位的實際情況，于下文中對其展開討論與分析。

一、當前基層醫院檔案管理中所存在的問題

在基層醫院的發展中，檔案管理工作發揮了極其重要的作用，與醫療、科研、教學相互結合，但是當前在受到外部因素與內在環境的影響，其檔案管理問題不斷，筆者經過歸納與總結，將其概述為以下幾點。

（一）缺乏對檔案管理的重視

毋庸置疑，要想真正推動基層醫院檔案管理工作的可持續發展，則離不開領導者與管理者的重視，但是在受到傳統因素的影響下，醫院的部分管理者并沒有從本質上認識到檔案管理的重要性，甚至認為檔案管理比較簡單，無非便是收集收集資料，保存保存文件等，無法為醫院的發展創造經濟效益，正是這一錯誤的認知導致醫院缺乏對檔案管理進行考核，也沒有針對性的制定各項制度，其執行力不足，無法推動檔案管理的創新。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

就目前而言，當前在諸多基層醫院已經紛紛構建了規章制度，包括醫療制度、護理制度等，但是對于檔案管理制度而言卻存在一定的缺陷，絕大多數醫院沒有在這一方面下功夫，而產生這一現象的原因則是缺乏對檔案管理的認識，甚至有一部分基層醫院放任檔案管理自行發展，檔案還會存在在多個部門，這種情況不僅導致醫護人員查閱檔案受到影響，并且也無法發揮出檔案管理的作用與價值。同時，在檔案借閱方面所構建的制度同樣存在漏洞，借而不換的現象十分明顯。

（三）基層醫院檔案內容界定不清晰

部分基層醫院在檔案管理方面存在管理不規范的現象，具有代表性的則是缺乏明確的管理職責，特別是在檔案管理機構設置以及管理職能上存在漏洞，在醫院檔案管理中，所涉及到的內容比較多，比如文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案等均需要由綜合檔案室進行管理，對于醫療病歷資料則需要由病案室加以管理，以此則形成了多種部門管理的職責，無法實現檔案資源的共享。同時因為檔案管理不當，所以檔案的整體利用率比較低，特別是在諸多基層醫院沒有結合時代發展的要求構建信息檢索系統，所以目前仍舊存在管大于用的現象。

（四）檔案管理缺乏信息化

自邁入21世紀之后，社會已經發展成為了信息化社會，對于基層醫院而言，在檔案管理方面也需要融入信息化，但是根據筆者的調查與分析，現階段仍舊有諸多基層醫院未做到與時俱進，沒有認識到信息化的作用，其檔案管理還停留在傳統紙質管理之上。嚴格意義上分析，紙質管理往往會受到空氣以及其他因素的影響，無法保證其安全性。此外醫護人員在查閱檔案的時候可以通過計算機查閱，只需輸入關鍵詞便可以找到所需的檔案資料，因此需要對檔案管理信息化加以重視。

（五）檔案管理人員素養過低

當前同樣在受到傳統因素的影響下，大多數檔案管理人員素養過低，不符合檔案管理的基本要求，比如年齡比較大的檔案管理人員雖然工作經驗豐富，但是卻缺乏對信息化的認識，年齡比較小的檔案管理人員雖然掌握豐富的信息化檔案管理技能，但是卻缺乏經驗，除此之外，大多數檔案管理者在受到不確定因素的干擾下，沒有了解到檔案管理的重要性，并且也沒有在工作中遵循規章制度，而產生這一現象的原因則是檔案管理人員素養過低，對此需要加以分析與研究。

二、基層醫院檔案管理的發展策略

誠如上文所言，現階段在基層醫院的發展中，其檔案管理存在眾多的問題，如不加以改善則嚴重制約醫院的發展，對此可以從以下幾點出發。

（一）加強對基層醫院檔案管理的重視

加強對基層醫院檔案管理的重視是實現檔案管理可持續發展的關鍵所在，在新時期需要多角度分析與探究，尤其是需要將檔案管理積極提到日程之上，可以在醫院醫療業務建設同規劃與同發展的基礎上適當的給予財力的傾斜。同時還需要做好基層醫院檔案管理工作的宣傳工作，從領導到科室成員都要從本質上認識到檔案管理的現實意義，這樣才能為日后檔案管理奠定基礎。

（二）構建完善的基層醫院檔案管理制度

制度決定了一切，切實有效的規章制度是提高醫院發展的關鍵所在，所以在檔案管理中需要根據實際的發展情況，針對性的構建完善的檔案管理制度，其中醫院需要成立檔案工作領導小組，構建工作崗位責任、考核評分標準與考核辦法、檔案管理制度。其中需要注意的一點是所構建的檔案管理制度需要滿足三點，第一是要從醫院檔案管理的現狀出發，進一步體現出規章制度的科學性與合理性;第二是要具有可操作性，能夠將制度的指導作用充分發揮出來;第三則是要利用制度對員工與領導加以約束。除此之外，還需要完善檔案的手機、利用以及歸檔制度，可以將檔案管理人員積極納入到醫院的績效考核之中，且還需制定檔案管理責任制，盡可能的將責任落實到個人，在潛移默化中提高工作人員的責任意識。

（三）采用先進的檔案管理方法

為從根本上解決當前基層醫院檔案管理所存在的問題，筆者建議需要從以下幾點出發，第一是要做好檔案的幾種統一管理，要應用科學且合理的方法進行檔案的收集、歸檔以及登記，這樣能夠從源頭上控制檔案質量。此外還需要進行全過程控制，簡而言之便是在檔案形成之后可以選派相應的監控小組對檔案的形成以及整理過程加以監控。第二是要實現檔案管理方法的標準化，可以加強對信息化的應用，比如應用數據庫的方式對醫學影像資料加以管理。第三是采取信息化管理方式，因時代不斷發展，社會不斷進步，在當前的發展背景下，信息化已經成為了主流趨勢，對于基層醫院而言需要加大資金的投入，進行信息化建設，購買計算機、掃描儀等硬件設備，并且還需要做好檔案電子文件的技術處理，這樣才能在后期醫護人員查詢過程中提高其簡便性，還能夠彌補傳統紙質檔案管理所產生的影響。

（四）提高檔案管理人員的素養

在檔案管理中檔案管理人員占據了重要的比例，扮演了重要的角色，對檔案管理的質量有著一定的影響，但是當前部分檔案管理人員素養過低，對此醫院則需要配備專門的檔案管理人員，并且要針對檔案管理人員加以培訓與教育。其一是需要抓好人才準入關，在招聘檔案管理人員上需要選擇政治素質高、作風正派、責任心強的檔案人員，提高準入門檻，減少裙帶關系。其二是要把握好人才的質量關，需要不斷提高檔案管理人員的專業技能與綜合水平，其中醫院可以根據檔案管理人員的特點制定完善的培訓與教育，使其掌握當前最新的檔案管理理論知識，并且還可以從現實出發，實現理論與實踐的相互整合。當然醫院還可以聘請專家進行講座，或者派遣優秀的檔案人員去其他醫院學習，真正落實好走出去與引進來的政策。其三則是為進一步提高檔案管理人員的積極性，則需要構建競爭激勵機制，其中可以通過評優評先或者調整福利待遇的方式，在無形之中提高檔案人員的主觀能動性。

三、結語

綜上所述，在人們的生活中，醫院是保障，基層醫院與人們的生活有著密切的聯系，在新醫改的背景下看病難、看病貴的現象有所改善，對于醫院而言，在當前的發展趨勢下需要多角度分析與研究，針對性的制定完善的管理機制，特別是要做好基層醫院檔案管理，分析現階段基層醫院檔案管理中所存在的問題，從現實出發解決其問題，提高管理意識，制定管理制度，實現管理的信息化，這樣才能推動醫院朝著更好更快目標發展與進步。

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（作者單位：山東省濟寧市泗水縣星村鎮衛生院）