事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作存在的問題及解決路徑

章運洪 劉瑤

摘要：本文探討了在國家不斷深化改革背景下，了日常檔案管理工作中存在的突出問題，并就推進財務(wù)檔案管理工作.加大財務(wù)管理信息化建設(shè)提出了具有參考的解決建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 財務(wù)檔案管理 問題 路徑

一、充分認識做好事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的重要意義

財務(wù)檔案是財務(wù)管理工作的基礎(chǔ)性載體，從事業(yè)單位財務(wù)檔案的本質(zhì)來看，它是事業(yè)單位在全部經(jīng)濟財務(wù)活動信息的記錄.能夠全面準確的反映該事業(yè)單位的經(jīng)營與資金流動情況。新時期新形勢下，加強財會檔案管理工作，具有較為重要的現(xiàn)實意義。

1.有利于提升檔案管理水平。加強事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理，首先是要按照企業(yè)財務(wù)會計制度規(guī)范財務(wù)工作行為與財務(wù)管理流程，確保財務(wù)活動合規(guī);其次是嚴格落實財務(wù)檔案有關(guān)要求，規(guī)范財務(wù)檔案管理工作，做到賬、表、薄齊全，賬表一致、賬實相符，能夠認真貫徹執(zhí)行《會計檔案管理辦法》等規(guī)定，建立準確、全面、完整的事業(yè)單位財務(wù)檔案。

2.有利于開展外部檢查工作。準確、真實、完整的財務(wù)檔案，是審計、紀檢、人事等外部部門檢查評估工作的重要依據(jù)，可以使檢查評估人員發(fā)現(xiàn)被查單位經(jīng)濟活動是否合規(guī)，開支是否合理，科目使用是否準確，是否存在小金庫等違反財經(jīng)紀律的行為，為確保審計紀檢工作效果奠定良好的基礎(chǔ)。

3.有利于提供科學的決策依據(jù)。有效的財務(wù)檔案管理有利于形成全面深入的財務(wù)分析報告，從而對既往重大決策、項目建設(shè)、盈虧情況及工作效果進行評估，能夠為決策層制定戰(zhàn)略計劃、做出重大事項決定提供重要參考，進一步提升資金的使用效率。

二、當前事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的問題

1.財務(wù)檔案重視程度和管理人員素質(zhì)與新時期新形勢的要求相比依然有較大的提升空間。首先是事業(yè)單位對財務(wù)工作整體重視，但對后期財務(wù)檔案管理工作不夠重視，表現(xiàn)在對具體財務(wù)開支、項目建設(shè)等工作研究多，對財務(wù)檔案管理工作專門研究少，對財會檔案建設(shè)在人、財、物等資源投入上重視不足，對財務(wù)檔案電子化建設(shè)推進工作不重視。其次是個別財會從業(yè)人員從業(yè)素質(zhì)和工作能力依然偏低，表現(xiàn)在工作只停留于日常現(xiàn)金報賬，對科目列支理解不深刻，使用不準確，手工編制報表的能力不強，對數(shù)據(jù)變化分析不深入，財務(wù)管理情況報告的質(zhì)量偏低，不利于為領(lǐng)導提供參謀決策。

2.財務(wù)檔案管理工作與有關(guān)規(guī)定的要求差距較大，基礎(chǔ)投入依然乏力。受制于上述個別財務(wù)從業(yè)人員素質(zhì)良莠不齊影響，部分事業(yè)單位歸檔的內(nèi)容只涉及與財務(wù)報賬本身相關(guān)聯(lián)的憑證與票據(jù)，對工作或項目發(fā)生的預(yù)可研報告、項目預(yù)算報告、招標合同、檢驗評估報告等關(guān)聯(lián)文件不能及時納入財務(wù)檔案，一定程度影響了財務(wù)檔案的完整性與參考價值。有些單位沒有建立專門的檔案儲存室，儲存條件無法達到檔案室規(guī)定的標準，如《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，“機關(guān)應(yīng)當分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房”，“閱覽用房面積應(yīng)當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要”，根據(jù)存放年限等條件，確定了檔案庫房面積的具體要求。但從目前情況，財務(wù)檔案庫房配置依然存在較大差距，個別檔案庫房雖然面積達標，但受制于投入有限，在防潮、防蟲、防火、防盜等方面缺陷較多，亟需加強投入和管理。

3.財務(wù)檔案科技信息建設(shè)任重道遠。盡管大多數(shù)事業(yè)單位目前已經(jīng)實現(xiàn)了財務(wù)會計電算化管理，但在財務(wù)檔案管理方面，多數(shù)事業(yè)單位尚未建立獨立的財務(wù)檔案檢索系統(tǒng)，而是外掛于現(xiàn)有的財務(wù)管理系統(tǒng)，或者只是系統(tǒng)的一個附屬模塊。相對于全部財務(wù)檔案而言，在IT系統(tǒng)建設(shè)上依然重視不足投入不足。多數(shù)事業(yè)單位未建立獨立的財務(wù)管理檔案管理系統(tǒng)（或從屬于本機構(gòu)檔案管理系統(tǒng)），歷史財務(wù)檔案的數(shù)字化程度較低，多數(shù)以紙質(zhì)保存，在檔案查詢上仍以傳統(tǒng)的手工目錄查詢?yōu)橹鳎萍夹畔⒒潭纫廊蝗沃氐肋h。充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)、AI、RFID等各類先進科技，運用各類影像信息采集設(shè)備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立快捷的識別和查詢系統(tǒng)，使檔案管理和查詢工作更準確、更全面、更快捷、更高效，是新時期新形勢下檔案管理工作發(fā)展的必然方向。

三、提升事業(yè)單位財務(wù)檔案管理水平的幾點建議

1.高度重視財務(wù)檔案管理工作，提高檔案人員素質(zhì)。首先，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導層，要切實提高對新時期形勢下做好財務(wù)檔案管理工作的重視程度，要充分認識做好財務(wù)檔案管理工作對于加強內(nèi)部管理、提高外部檢查效能的現(xiàn)實意義，以及在目前以信息技術(shù)、生物工程技術(shù)等為代表的第五次工業(yè)革命時期，加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)的前瞻意義。其次，切實提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。要鼓勵管理人員持續(xù)加強檔案業(yè)務(wù)的學習，要充分研究國家檔案局等部門出臺的規(guī)范性文件如《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等，掌握新時期新形勢下對于檔案管理工作的最新要求，切實提升加強檔案建設(shè)緊迫性以及規(guī)范性的認識。加大對檔案人員的正向激勵力度，參考《企業(yè)檔案管理辦法》，對于積極主動開發(fā)與提供利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)做出貢獻的人員，給予一定的表揚和獎勵。

2.加強資源投入與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快推進財務(wù)檔案管理信息化。一是強化基礎(chǔ)保障。加強傳統(tǒng)檔案管理，要嚴格落實國家檔案局關(guān)于檔案分類，形成與收集，整理與歸檔以及保管與保護方面的要求，加大機構(gòu)與人員投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案庫房面積達標，管理要求合格。要在有條件的單位建立財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫。二是加快建立獨立于財務(wù)管理系統(tǒng)的財務(wù)檔案管理化系統(tǒng)，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化，加快建立基于科技信息技術(shù)的識別查詢系統(tǒng)，在檔案管理源頭上保證財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的準確性，從而大幅提高財務(wù)檔案管理的工作效率。要通過有效的信息化建設(shè)，切實深挖財務(wù)檔案信息資源，提高歷史數(shù)據(jù)利用率，更好地發(fā)揮財務(wù)檔案參謀輔政作用。