疾控中心檔案管理數字化建設路徑探討

趙秋月

摘要：檔案管理對單位組織的高效運行有較強促進作用，疾控中心檔案除了具備較高保存價值以外，還能夠為疾控中心工作效率的提升提供可靠的基礎保障。在數字化背景下，疾控中心檔案管理也逐步朝著科學化、信息化和數字化方向發展，這需要疾控中心提高重視程度，轉變工作思路與方法，為檔案管理數字化建設提供更多支持，確保為疾控中心檔案的管理、查詢和利用創造更加有利的條件。本文將簡述疾控中心檔案管理數字化建設的重要性及存在的問題，并以此為基礎提出了疾控中心檔案管理數字化建設的策略。

關鍵詞：疾控中心 檔案管理 數字化建設

疫病的預防與控制是疾控中心的主要工作內容，能夠在這方面為政府與群眾提供可靠參考資料，而疾控中心檔案作為其中的重要組成部分，可以將疾病預防與控制、衛生活動檢測等情況如實反映出來。當前疾控中心檔案數量較多，類型多樣，如傳染疾病資料、疾病檢測報告、免疫接種資料、儀器設備資料及人事檔案等，為了提升檔案管理工作質量與效率，必須加快檔案管理數字化建設步伐。只有才能通過現代科學技術管理檔案，保證了檔案的完整性與可靠性，能夠為疾控中心各項工作的開展奠定良好基礎。

一、疾控中心檔案管理數字化建設的重要性

一方面，有利于提升檔案管理效率。以前疾控中心檔案以紙質文檔為主，在管理工作上必須投入大量人力、物力和財力，也耗時耗力，且極易出現錯誤，二次使用查閱也不方便，檔案管理工作效率難以實現提升。現在通過檔案管理數字化建設，可以節省大量的時間與精力，降低檔案的出錯率，尤其是借助先進的管理軟件和管理技術，為今后檔案的查詢、調用、復制和利用創造了有利條件，促進了檔案的開發與利用。另一方面，有利于改善檔案管理環境。對傳統紙質文檔保存來說，極易受到溫度、濕度和空氣等影響，在長期保存中將出現破損、丟失和數據不清晰等問題。疾控中心在應用數字化檔案管理系統后，可以有效優化檔案管理條件，讓很多高價值檔案得以長久保存。此外，還可以通過計算機完成對檔案的整理與查閱，降低紙質檔案使用頻率，實現了檔案利用率與檔案保存質量的提升。

二、疾控中心檔案管理數字化建設存在的問題

檔案作為疾控中心的原始記錄，特別是疫情數據保密性較強，必須長期、完整進行保存，其具備極高科學研究價值，關系著疾病預防控制工作水平的提升，并與群眾健康息息相關。通過疾控中心檔案管理數字化建設，能夠促使檔案管理效率與利用率大幅度提升，為疾控事業可持續發展奠定了良好基礎，并能夠為群眾的身體健康提供可靠保障。然而現階段疾控中心檔案管理數字化建設還很緩慢，很多疾控部門至今還是通過人工方式管理檔案，這樣既繁瑣，又難以提升資料收集、整理和存放的效率。疾控中心未安排專人負責檔案管理工作，在查閱檔案時也必須到具體科室翻閱紙質檔案，且各科室計算機內存放了電子版資料，顯得非常零散，為查找帶來了不便。這樣疾控中心檔案管理上規范化、信息化水平不高，資源整合利用率不高，難以滿足當前疾控中心工作開展的需求。

三、疾控中心檔案管理數字化建設的策略

（一）樹立數字化檔案管理理念

為加快檔案管理數字化建設步伐，應該在形成現代化思想理念，轉變以往落后的檔案管理模式，突破封閉管理的局限，提升檔案管理的數字化水平。對此疾控中心領導者與管理人員要對檔案管理數字化建設有正確的認識，清楚檔案數字化建設的重要意義，在單位內部做到宣傳工作，提升每個工作人員對數字化建設的重視程度。疾控中心要在檔案管理理念上加強創新，從靜態檔案管理模式逐步轉變為動態檔案管理模式，從實際情況出發，樹立正確的數字化管理理念。疾控中心要在發展戰略規劃中納入檔案管理數字化建設內容，通過大量的實踐找到檔案管理數字化建設中的不足，深入分析其原因，并及時制定有效的應對策略。

（二）增加數字化軟硬件投入

在疾控中心檔案管理數字化建設過程中還要重視完善軟硬件設施，疾控中心要在財力上給予足夠支持，將數字化建設所需的軟硬件設施配置齊全。對疾控中心檔案管理數字化建設來說，主要內容有存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫管理系統和信息安全系統等，為了提升檔案管理數字化建設水平，應該在軟硬件上打牢基礎。疾控中心通過增加資金投入，及時購置計算機、掃描儀、打復印設備等硬件，并配置檔案管理專用軟件，加強網絡日常管理和維護工作。在軟硬件選擇上要堅持優勝劣汰的原則，這樣疾控中心才能順利完成動感管理數字化建設任務。

（三）建立數字化檔案管理數據庫

疾控中心檔案管理數字化建設涉及大量數據資料，為了提升數字化建設效果，讓各種紙質文件逐步轉化為數字化檔案，還需要建立完善的數據庫，這是檔案管理數字化建設中的重要內容。對數字化管理數據庫建設來說，需要以疾控中心實際狀況出發，從而提升數據系統的合理性、全面性與適應性，并更好與內部工作人員形成共識，實現檔案管理效率的大幅度提升。此外，疾控中心在檔案數字化建設中還要建立完善的管理系統，讓信息資源得以共享，對檔案管理數字化建設進行監督與制約。這樣疾控中心檔案數字化建設才能順利進行，與國家法律法規和章程制度相符，為社會、政府和群眾提供更好醫療服務。

（四）科學設計檔案資料查詢系統

疾控中心要充分認識到檔案管理數字化建設的意義，盡快轉變思想觀念，加強現代管理理論學習，充分發揮出信息技術、互聯網和掃描技術等作用，將疾控中心檔案信息資源有效整合起來，提升數字化管理效率。這樣才能更好的共享檔案信息資源，促進疾控中心各項工作更好開展。此外，疾控中心還應該高度關注檔案信息的檢索、加工與更新，不斷提升檔案管理效率，豐富檔案管理系統內容，提升其實用性。要優化設計查詢系統，讓管理人員與使用人員能夠獲得字段查詢功能，全面掌握各方面檔案信息，確保檔案信息資源使用需求得到滿足。疾控中心通過對系統的應用，讓使用者與管理者享受到多種查詢方法，便于更好的開展工作，同時還要對檔案信息系統設置編輯模式，讓所涉關鍵詞查詢條件更加靈活，同時要讓用戶享受到檔案錄查詢、調離查詢、資料寫入及刪除查詢等服務，讓檔案管理效率進一步實現提升。

（五）提升檔案管理人員綜合素質

疾控中心檔案管理數字化建設也離不開高素質的檔案管理人才，這需要加強對檔案管理人員的培養，豐富他們的知識儲備，提升專業化水平。一方面，疾控中心要通過對檔案管理人員的培訓，讓他們掌握更多數字化專業知識，并鼓勵他們積極參與到繼續教育中，能夠從整體上提升自己的能力與素質。另一方面，疾控中心還要注重引進更多的優秀人才，尤其是具備豐富數字技術知識的檔案管理人才，適當提升其政策、薪酬等方面的待遇。通過對檔案管理工作環境的優化，達到吸引和留住人才的目的，確保檔案管理數字化建設有良好的人才基礎。

結語：總之，隨著現代計算機信息技術的快速發展，疾控中心也要加快檔案管理數字化建設步伐，促使檔案管理質量與效率實現提升，更好的促進檔案的開發與利用，讓群眾享受到更加優質的醫療服務。檔案數字化管理是當前疾控中心檔案發展的主要趨勢，需要在大量實踐中積極總結經驗，加強創新與完善，提升檔案管理水平與利用率，從而更好的開展疾控工作，保障廣大人民群眾的身體健康。