人力資源檔案管理存在的問題及措施

楊紅雨

摘 要：人力資源管理是指通過經濟學和人本思想理念的共同指導，對于企業組織內的勞動員工進行如人力資源規劃、員工的招聘與培養等諸多方面的合理配置。要做到具有極高成熟度的人力資源管理，必須重視人力資源檔案的收納與集中整理。本文將圍繞人力資源檔案管理存在的問題及措施進行探究。

關鍵詞：人力資源；檔案管理；企業組織

1 引言

人力資源管理是通過企業內部的科學合理的勞動人員分工配置管理以達到最具優勢化的企業管理效果、構建成熟的企業人事系統的重要環節。人力資源管理其中的檔案管理，總結個人的工作經歷、思想品德和任職情況等方面，為企業組織的工作分工提供依據。下面，筆者將圍繞著人力資源檔案管理存在的問題及措施進行探究。

2 人力資源檔案管理存在的問題

2.1 企業組織缺乏對人力資源檔案管理的重視

目前企業內部管理存在只重視利益和員工績效、忽略了員工檔案保存管理的重要性，由于企業組織缺乏對人力資源檔案管理的重視，造成企業領導層不能夠良好的以人力資源檔案為依據對員工進行管理，企業人力資源得不到有效整合，直接影響企業經濟效益。

2.2 人力資源檔案管理硬件設備不到位

人力資源檔案管理在多數企業組織中得不到有力的硬件支撐，員工的原始檔案多以紙質為主，長時間的使用和保存不當，直接造成人力資源檔案字跡模糊不清、頁面霉變蟲噬等現象，人力資源檔案管理硬件設備的缺乏，降低了檔案存儲管理質量，影響檔案的可查性。

2.3 企業組織內部缺乏對人力資源檔案的真實性考究

人力資源檔案是員工個人的相關任職履歷的總合，對企業組織領導層的人力資源管理決策有極大參考價值。人力資源檔案中存在個別員工為一己私利而檔案造假現象，對企業組織內部管理產生極大迷惑性，人力資源檔案的真實性直接影響企業內部發展。

3 如何有效解決人力資源檔案管理存在的問題

3.1 加強企業組織間對人力資源檔案管理的重視

企業組織是人力資源檔案管理和利用的有利平臺，加強企業組織間對人力資源檔案管理的重視，深化人力資源檔案管理改革，是解決人力資源檔案管理存在問題的最主要手段。以大型國有企業的人力資源檔案管理為例進行說明，大型國有企業的員工眾多，人力資源檔案類目繁多，人事檔案管理尤為重要。對比，大型國有企業要加強對領導階級人員的人力資源檔案管理重視意識培育，召開領導層人力資源檔案管理知識培育大會，加強領導人員與基層員工的人事信息交流，獲取更有利的人力資源檔案管理信息，并針對性制定大型國有企業人事檔案管理方針政策，加緊將科學合理的人力資源檔案管理政策落實到企業的各個部門，構建成熟有度的人力資源檔案管理體系，保證員工的個人信息安全，更為企業的用人方面提供強有力的數據保障。

3.2 更新人力資源檔案管理設備

傳統的人力資源檔案管理多以紙質檔案為主，其存在保效時短、不耐貯藏，天氣潮濕時紙質易濕，造成人力資源檔案字跡不清、不可查等顯著缺點，針對此情況，企業組織應及時更新人力資源檔案管理設備。以學校人力資源檔案管理為例，學校部門員工更新換代速度較快，人力資源檔案數據繁多，且其工作性質決定需要經常性地查找人力資源檔案，傳統的紙質檔案易丟失，大大影響了學校方面人力資源檔案查找的效率。學校部門人力資源檔案管理應摒棄傳統的紙質人力資源檔案管理方式，利用信息技術設備，建立起完備的人力資源檔案管理系統。通過人力資源檔案管理總表的建設，將學校教職員工的主要經歷、政治面貌、品德作風等多方面個人檔案信息歸納統一，為教職員工的晉升、職業變遷提供數據分析支撐。同時，以高度成熟人事資源檔案查詢體系建立，學校人力資源管理部門可以通過關鍵詞如某教師名字等，快速高效地查找到該教師相應的檔案，大大提高了學校人力資源管理部門的工作效率。新人力資源檔案管理方式，通過高新技術設備的支撐，以獨有的科學智能化管理，使人力資源檔案拋棄傳統紙質檔案資料的繁重，以整齊輕便的形式，兼具高效可查性，推動人力資源檔案管理的再升級。

3.3 加強對人力資源檔案的考察

人力資源檔案因其自身特質，成為企業組織工作調整的重要數據論斷，也正由此，不少員工為加強自身任職履歷的含金量，對人力資源檔案造假，造成了企業組織人力資源管理缺乏真實可靠性。以銀行內部的人力資源檔案管理為案例進行分析，銀行的工作性質嚴肅，對人力資源檔案管理更為嚴格，要求保證其真實性和可究性。銀行內部要設置專門人力資源檔案管理室，派設專門人員，定期對銀行員工的檔案進行審核，保證員工檔案材料的齊全性、真實性、規范性。同時，對于歸檔的人力資源檔案管理材料要審查公章，對于未蓋印公章的人力資源檔案管理材料要予以駁回。銀行人力資源檔案復印件的管理也要加以重視，必須以銀行公章加印及檔案復印件的出處、時間、原件所在三個方面共同保證，加強銀行員工人力資源檔案的真實可靠性，為銀行工作調度提供有力的數據信息支撐。以銀行專門部門對人力資源檔案的真實性核查，推動銀行內部人力資源的有效整合，有利于銀行人力資源管理的改革完善。

4 總結

人力資源管理是順應經理時代發展要求對企業人力資源進行調整規劃，構建完備成熟的人力資源檔案管理體系，以強有力的人力資源檔案管理優勢規范企業的人力資源利用，為企業人事用度提供考察依據，在人事管理角度推動企業的良好發展。

參考文獻

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