探究檔案管理中安全保障的總體策略

趙翠玲

摘 要：在檔案工作進行的過程中，信息化的趨勢不斷加強。隨之而來的就是檔案管理的一系列問題。因此，檔案管理的安全性和重要性是至關(guān)重要的。做好安全保障工作是促進我國檔案管理工作的重點。因此，本文主要對檔案管理工作中安全保障的總體策略方面進行深入介紹和探究，旨在保障檔案管理活動的安全性和可靠性。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；安全管理；對策解決方案

1 檔案安全管理的必要性

1.1 檔案信息化對檔案安全管理帶來挑戰(zhàn)

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案事業(yè)中的應(yīng)用催生了檔案信息化，即在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，處理、管理檔案信息資源并提供檔案利用。要確保電子文件的齊全、完整、真實、有效，使現(xiàn)今的電子文件能在幾十年甚至是幾百年后還能被讀取和利用；要將傳統(tǒng)載體的檔案加工成數(shù)字檔案，并通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱覽、下載等，就必須在電子文件的存儲，檔案數(shù)字化、電子化過程中加強安全管理。

1.2 檔案部門存在各種安全隱患

據(jù)國家檔案局對省級檔案館的安全督查情況及近幾年曝光的檔案安全事故來看，檔案的不安全狀況在許多檔案館（室）多多少少的存在著。譬如有的檔案利用者在利用過程中竊取了檔案原件，致使出現(xiàn)檔案遺失的情況，或者檔案被放錯搞亂，使檔案在下次利用中無法被準確提取到；部分檔案長期處于外借狀態(tài)，脫離了檔案部門的監(jiān)管；重要檔案的原件在提供利用中仍被使用，加劇了對檔案的損壞；檔案部門沒有及時修復(fù)已破損的檔案；檔案庫房不符合建筑設(shè)計規(guī)范和建設(shè)標準，甚至出現(xiàn)屋頂漏水的狀況，紙質(zhì)檔案生蟲、發(fā)霉，直接威脅到了檔案的安全；檔案人員違反工作規(guī)定私自有償向國外研究人員提供密級檔案信息；對電子文件沒有采取相應(yīng)的保護措施和保密措施，部分檔案館（室）有相應(yīng)措施同時存在措施不當?shù)那闆r；部分檔案工作人員安全意識淡薄，經(jīng)常發(fā)生檔案管理制度不完善、檔案工作監(jiān)管不到位的現(xiàn)象。要防止這些狀況再次發(fā)生，加強檔案安全管理、確保檔案安全是很有必要的。

1.3 國際國內(nèi)的安全形勢對檔案安全

管理提出新要求當前形勢下，各個國家特別關(guān)注和重點爭奪的戰(zhàn)略性資源之一就是包括檔案在內(nèi)的各類信息資源，因此檔案信息的安全問題就成了影響國家安全的不穩(wěn)定因素之一，特別是新型電子檔案信息的安全問題給新形勢下檔案安全工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。同時，地震、水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害對檔案造成的破壞也時有發(fā)生，有的甚至是毀滅性的。因此，要防止國內(nèi)外敵對勢力竊取國家核心、機密檔案信息，減少和預(yù)防人為因素、自然因素給檔案帶來的損害和破壞，必須加強檔案安全管理。

2 檔案安全管理存在的問題

2.1 檔案安全管理制度不完善

我國在檔案信息化建設(shè)進程中，國家法規(guī)方面僅有于1988年開始施行的《中華人民共和國檔案法》、1999年修訂發(fā)布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，行業(yè)標準有2008年發(fā)布的《檔案館建設(shè)標準》、2017年發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等少數(shù)法規(guī)和標準為檔案安全保駕護航，沒有專門出臺針對新形勢下檔案安全管理的、措施較為全面的實施辦法。因此，有必要制定有關(guān)檔案安全的專門規(guī)章和具體制度。

2.2 檔案信息化過程不可避免地存在不安全因素

檔案信息化離不開電子環(huán)境、離不開網(wǎng)絡(luò)，因此其不安全因素也如影隨形。檔案在電子環(huán)境中除了可能泄密外，還存在數(shù)字信息丟失、失真和不可用的風(fēng)險。磁性和光學(xué)載體的存儲密度很高，但丟失一張光盤可能就意味著丟失了上千份檔案的信息。四通八達的網(wǎng)絡(luò)為合法利用者提供利用的同時，也為檔案信息的修改、刪除、泄密等非法利用提供了可乘之機。

2.3 檔案設(shè)施投入不足，檔案工作者的安全意識有待加強

部分檔案館（室）沒有建立健全檔案安全防范體系，沒有符合規(guī)范和標準的庫房，安全配套設(shè)施不齊全，相關(guān)檔案安全管理制度跟不上。檔案工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用等全過程管理中科學(xué)化、規(guī)范化意識不強，不能嚴格執(zhí)行檔案工作相關(guān)標準和規(guī)范，管理不善、監(jiān)管不力，給檔案的安全造成威脅和不良后果。

3 做好檔案管理中的安全保障工作的常規(guī)措施

檔案工作的安全保障工作主要是針對檔案信息資料而言的。對檔案信息資料進行合理地利用和保管是檔案安全保障工作的重點。接下來，筆者就從檔案管理的安全保障工作上來進行詳細地探討：

3.1 預(yù)防先于補救的安全策略

相關(guān)的檔案管理工作人員要對預(yù)防工作的重要性加強重視，要在檔案信息沒有出現(xiàn)問題的情況下做好預(yù)防工作，這樣一旦檔案信息出現(xiàn)了任何問題就可以及時采取措施來進行處理和改進，做到未雨綢繆。從實際的工作上開看，主要是將先進的技術(shù)和手段應(yīng)用在檔案管理的安全保障工作中，促進檔案管理的信息化建設(shè)水平。從當前我國檔案管理信息化建設(shè)的工作形式上可以看出，檔案的信息化系統(tǒng)可能會受到病毒的侵襲。導(dǎo)致系統(tǒng)的功能降低，系統(tǒng)嚴重受損，導(dǎo)致一些檔案信息被竊取，進而降低整個系統(tǒng)的性能。嚴重的還會造成經(jīng)濟損失，使得檔案管理系統(tǒng)處于崩潰的狀態(tài)。因此，相關(guān)的技術(shù)人員和管理人員要對這一問題加強重視，聘請技術(shù)人員對加設(shè)相應(yīng)的防火墻，或者是采用相關(guān)的殺毒軟件來對信息資料進行保護，防止病毒的入侵。

3.2 防內(nèi)防外共同作用的安全策略

要努力做好檔案的安全保障工作需要從多方面來進行，不僅包括企業(yè)或者是組織的外部還要從內(nèi)部入手，保證檔案工作的安全性。在檔案工作進行的過程中，要對可能出現(xiàn)的安全問題進行探討和分析，通常情況下，檔案工作的內(nèi)部出現(xiàn)的安全問題比外部的問題要多，無論是在數(shù)量上還是在質(zhì)量上都是如此。究其原因主要是由于檔案管理工作人員的工作積極性以及責(zé)任意識不強，或者是工作能力以及專業(yè)技能沒有達到相應(yīng)的標準。所以，企業(yè)的檔案管理工作人員在工作的過程中，會出現(xiàn)檔案資料信息管理的不到位，或者是受到利益的誘惑而出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。除此之外，對計算機操作系統(tǒng)的了解程度不夠往往會出現(xiàn)賬目或者是管理的不科學(xué)性問題。可見，企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部所涌現(xiàn)出的問題要遠遠多于外部，因此，檔案管理部門要加強對工作人員的培訓(xùn)，以提高其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)為標準，培養(yǎng)其安全意識。

3.3 持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略

做好檔案信息的安全保障工作并不是短暫性的工作，應(yīng)該具有一定的長期性。因此，檔案信息的安全問題要得到人們的高度重視。其中較為重要的就是科技的應(yīng)用。現(xiàn)如今，無論是產(chǎn)品還是管理理念都在進行不斷的更新?lián)Q代，檔案管理工作的各項內(nèi)容都在不斷變化，不僅存在著嚴重的漏洞，還會造成嚴重的經(jīng)濟損失和信息的泄露。為了避免檔案信息的不穩(wěn)定性持續(xù)存在，需要完善管理措施，制定相應(yīng)的制度，將安全保障工作放在首位。實現(xiàn)檔案信息安全的穩(wěn)定性以及可靠性。

3.4 要抓緊出臺相關(guān)配套規(guī)章制度。由于基礎(chǔ)性法律的

條文一般比較原則，而在檔案安全基本法律缺失的情況下，要抓緊修訂或制訂覆蓋檔案收集、整理、移動、利用、數(shù)字化等全流程的檔案安全配套制度，以增強檔案安全立法立規(guī)的可操作性和實效性。

參考文獻

[1]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004（5）：29-32.

[2]黃志文.我國數(shù)字檔案館研究綜述[J].上海檔案，2002（5）.

[3]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠程教育，2010，8（12）：200-201.

[4]劉斌.信息化時代的檔案安全問題[J].河南社會科學(xué)，2008（6）：160-161.

[5]李建朋.檔案數(shù)字化面臨的風(fēng)險及其防控[J].四川檔案，2011，2（2）：20-23.

[6]黃華，李艷梅.關(guān)于信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新問題的探討[J].黑龍江檔案，2012（3）：56.