基于對檔案管理現代化過程中存在的問題及解決辦法的分析

孫謙媚

摘 要：檔案管理是一項專業技術性工作，檔案管理事業的發展與新型檔案管理技術的更新有直接關系。本文主要探討新時期檔案管理工作的主要問題，圍繞著促進檔案管理事業發展需要，提出優化檔案管理工作的策略。

關鍵詞：檔案管理；策略方法；更新機制

新時期做好檔案管理工作，應當創新檔案管理方法，科學優化配置檔案管理資源，著力強化檔案管理工作建設的現代性，更好的滿足新時期檔案管理工作的需要，達到全面、科學、系統、綜合開展檔案管理工作目標。

1 現代化視角下檔案管理問題

1.1 科技投入不足

現代化環境下的檔案管理強調發揮信息技術的作用，注重構建完善的檔案管理運行機制，強調加強檔案管理工作資源配置，著力提高檔案數據信息的收集、整理、儲存與相關工作效率。檔案管理現代化要求運用新型信息技術，但是有些基層單位檔案管理的技術水平相對落實。不少單位缺乏信息化、智能化與共享優化意識，檔案管理工作沒能開發新的信息系統，檔案管理技術手段更新不足，檔案管理硬件設備缺失嚴重。例如，缺乏紙質檔案管理環境的監控設備，沒能借助有效電子設備提高紙質檔案影像化的效率。還有的基層單位缺乏專業化檔案管理軟件，因此影響了檔案管理工作質量和秩序，不利于建設檔案管理體系。還有的檔案管理工作沒能面向云存儲與大數據開發有效應用體系，因此影響檔案管理的科學性，不利于達到全面提高檔案管理質量目標。還有的單位只單純的進行紙質檔案的收集工作，沒能對各種影音資料進行管理，在為基層單位的基礎硬件設備配備的水平相對較低，缺乏長期引進檔案管理技術設備的措施，因此影響檔案管理質量。

1.2 缺乏現代意識

檔案管理現代化需要更新檔案管理人員理念，創新檔案管理人員工作方法，形成完善的檔案管理工作體系。有些基層單位的檔案管理人員缺乏現代化意識，檔案管理人員沒有使用創新的檔案管理工作方式，檔案管理操作方法較為傳統，因此影響檔案管理工作的科學性和有效性。例如，有些基層單位檔案管理人員還缺乏信息意識與共享意識，檔案管理還僅停留在檔案數據信息的存儲階段，沒能圍繞著提高檔案管理工作的精準性實現檔案數據共享，不能開展專業化的檔案管理。還有的基層檔案管理人員不主動更新檔案管理知識技能，不掌握信息化環境下的檔案管理工作方法，造成了檔案管理信息技術設備發揮作用不足，檔案管理工作的質量相對較低，檔案管理工作效率較為低下的問題。現代化的檔案管理工作注重形成完善的檔案管理工作體系，強調加強對檔案管理人員的專業培訓，注重促進檔案管理人員掌握現代化的檔案管理方法。由于檔案管理人員的創新意識不足，檔案管理技術普及不足，因此影響檔案管理工作質量，不利于達到高效率檔案管理目標。

1.3 標準化程度低

有些單位的檔案管理歷史欠賬較多，檔案管理基礎工作不牢固，因此影響了檔案管理現代化的進程。新時代檔案管理工作要求提高檔案管理的標準化水平，注重以規范的流程、健全的制度、全面的管理體系提高檔案管理工作的質量和管理效率。由于有些基層單位檔案管理工作體系復雜，檔案管理工作的組織結構較為松散，沒有形成檔案管理工作的合力，因此影響檔案管理工作的總體質量。有些單位檔案管理的標準化程度低，相關標準不符合國家與行業檔案管理工作的需要，檔案管理技術手段與方式方法的創新性不足。還有的單位檔案數據存儲不完善，檔案數據之間的共享性不足，對于提高檔案管理的現代化水平不高。由于檔案管理工作的體系性與專業化水平不足，檔案管理部門與業務部門配合不足，還缺乏完善的檔案管理工作制度，因此導致檔案管理工作存在著隨意性較大的實際問題，因此影響檔案管理工作的健全性與科學性。

2 提高檔案管理現代化的策略

2.1 更新管理意識

新時期做好檔案管理工作應當更新檔案管理人員意識，促進檔案管理人員養成信息化、標準化、職業化、系統化的檔案管理工作的基本理念，強調檔案管理人員面向智慧化、數字化、共享化的檔案管理發展方向開展檔案管理業務工作。首先，應當形成完善的檔案運行管理機制，強調建立有效的運轉機制，注重加強專業技術人員配置，形成專業與兼職協調的檔案管理工作體系。其次，提高檔案管理工作人員的現代化意識和創新意識，注重引導檔案管理人員不斷接受檔案管理工作的新理念，將檔案管理與時代特征結合起來，能夠在信息化媒體環境下開展檔案管理，發揮現代信息技術的輔助價值，提高檔案管理工作質量。

2.2 建立管理標準

提高檔案管理工作的科學性，更好的完善檔案管理體系，應當創新檔案管理工作標準，豐富檔案管理方法，著力優化檔案管理工作的細節。首先，建立健全的檔案管理工作制度，明確檔案管理工作的崗位職責與責任監督機制，全面加強對檔案管理人員業務考核，提高檔案管理操作有效性。其次，優化檔案管理運行秩序，建立可操作性較強的檔案管理實施標準，借助信息技術簡化檔案管理流程，達到完善檔案管理標準的目標。第三，還要實現檔案數據信息的共享，注重進行檔案管理軟件的開發工作，并且實現數據信息有效共享，借助計算機提高檔案標準化運行水平。應當促進檔案管理人員摒棄傳統的檔案存儲理念，更新提高檔案管理的應用意識，注重建立開放性的檔案管理工作系統，達到檔案管理與社會經濟發展相適應，提高檔案管理工作有效性。

2.3 培養專業人才

提高檔案管理工作質量，還要培養專業的檔案管理人才，加強檔案管理人才隊伍的建設工作，發揮專業技術人才能基礎檔案管理事業的推動促進作用。首先，應當豐富檔案管理人員的知識，提高檔案管理人員的專業技術水平，提高檔案管理人員創新意識，滿足檔案管理人員現實業務成長需要。其次，建立檔案管理工作制度，優化檔案管理工作崗位，注重形成檔案管理工作體系，達到優化檔案管理資源配置的目標。第三，開展多樣化的檔案管理工作培訓，形成有效的專業技術人員的培訓機制，加強對檔案管理人員的教育，從而提高檔案管理工作的針對性，促進檔案管理人員掌握信息化、專業化、互動性的檔案管理技術。第四，檔案管理技術人員應當學習新時期的典型檔案管理技術，并且形成針對性的培養機制，全面提高對檔案管理人員培訓的持續性。

3 結論

檔案管理工作現代化表明了檔案管理工作正向信息化、標準化、智慧化的方向發展。傳統的檔案管理模式已經不滿足新時期檔案管理工作的需要，還要健全檔案管理工作體系，創新檔案管理工作的方法，著力加強檔案管理資源的配置，提高檔案管理工作有效性和科學性。

參考文獻

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