論檔案管理在水利工程建設中的重要性

劉悅

摘 要：水利工程一直是我國重要的工程建設，和人民群眾生活息息相關，是人民生活的重要保證.水利工程的主要工作內(nèi)容包括防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等，還包括配套和附屬工程。工程的主要特點是建設周期長，建設過程中會形成大量的信息和文件資料，形成科技檔案。

關鍵詞：檔案管理；水利工程；建筑實施

1 必須高度重視水利工程檔案管理

1）水利工程檔案是水利工程在前期、施工期間、竣工驗收等工程建設和管理活動過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、照片和計算機軟件等不同形式的歷時記錄，是國家的寶貴財富。必須切實加強檔案管理工作。

2）水利工程建設項目普遍周期長、涉及面廣、內(nèi)容繁多，因此檔案資料數(shù)量相對較多，參與項目設計、建設、施工的部門眾多，檔案移交時間相對過長等客觀具體因素的存在都或多或少對檔案管理有一定的影響。

3）水利工程項目檔案是按照一定的方法把工程在建過程中記錄的文字資料、施工設計圖紙、原始數(shù)據(jù)等材料進行分類整理，這些項目檔案準確的反映了一項水利工程建設的全過程。對水利工程項目檔案管理一定要給予高度重視。

4）施工前所形成項目決策、審批、投標等資料都需要進行儲存保存管理；施工中所形成的檢查報告，竣工驗收所形成一系列的驗收文件都是工程項目檔案的具體表現(xiàn)。工程項目檔案記錄了整個項目從始到終的全過程，是最原始準確的記錄，是反映該工程項目的重要資料，更為工程項目管理提供了重要數(shù)據(jù)資料。

5）水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。各參建單位必須將其納入工程建設的全過程。 按照〝統(tǒng)一領導，分級管理〞的原則，切實加強領導，明確職責，確保檔案規(guī)范化管理。從水利工程建設開始就進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協(xié)議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；嚴格按照檔案管理文件標準執(zhí)行以下內(nèi)容：檢查水利工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔并向檔案館的移交工作。工程建設的專業(yè)技術人員和管理人員要切實做好歸檔工作，將水利工程工作中各個時期形成的各種原始文件材料進行科學的分卷建檔，并進一步做好收集、整理、歸檔水利工程各個時期文件資料檔案的工作。

2 檔案管理在水利工程中的作用

1）水利工程檔案是積累水利建設經(jīng)驗，進行水利建設技術儲備的手段，水利工程檔案詳實的記錄了水利建設生產(chǎn)的全部過程，它就如攝影機般還原了一些珍貴的歷史鏡頭：它是儲備匯總水利工程技術、對水利工程難題進行專業(yè)技術攻關，直至水利工程最后竣工，取得了寶貴的第一手資料。

2）水利工程檔案是進行水利規(guī)劃建設的基礎，水利規(guī)劃就是對水利建設中的各種客觀條件、因素和基礎等進行全面、綜合長遠的預測和設想。

3）水利工程檔案是水利建設和管理的重要依據(jù)，是水利工程建設科學資源儲備的寶庫，是各種大型工程、在建工程和隱蔽工程前期攻關課題成果資料的總結，是永久保存的水利設施建設的重要科研資料，不論任何時候都必須以檔案作為依據(jù)，進行合理的、科學的規(guī)劃、建設和管理。

4）水利工程各種文件材料的收集，歸檔文件材料要嚴格執(zhí)行檔案管理標準，確保水利工程檔案管理工作的完整、真實、準確、系統(tǒng)和安全。要求歸檔文件字跡清楚、圖表清晰整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。需要對數(shù)據(jù)進行高效率的文件處理、信息查詢及反饋、存儲工作的管理。

3 水利工程檔案管理需要改進的方面

1）水利工程檔案管理長期存在一些錯誤的觀念，只重視工程的建設過程卻輕視工程檔案的管理，工程檔案管理工作質(zhì)量不高，特別是很多中、長期水利工程檔案管理混亂，檔案資料亂堆亂放，臟、亂、差；待工程竣工驗收時才發(fā)現(xiàn)檔案收集、整理不合規(guī)范要求。這種現(xiàn)象必須及時整改，領導要重視水利工程檔案管理隊伍的建設，齊抓共管水利工程檔案管理工作。

2）單位要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務能力強、能勝任工作的檔案管理人員。檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業(yè)知識，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學歷。保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。

3）工程建設項目是百年大計，工程建設項目從立項開始，建設、監(jiān)理及施工等參建單位要指定一名專職檔案管理人員或工程技術人員負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)，還有各個時期產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像記錄資料的收集、整理、歸檔管理工作。歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。做好立卷、歸檔后永久保存工作。定期召開建設項目檔案工作會議。加強和完善有關的制度建設，是做好建設項目檔案管理工作的根本保障。

4）重點建設項目檔案涉及很多方面，貫穿于工程全過程，在水利工程建設過程中形成了大量的原始資料，參與技術和施工的全部人員對項目最了解，大量項目檔案資料都是參與施工的技術人員日夜辛苦記錄整理出來的資料，在以后的年代建設下一個工程項目時，他們又將再次利用到這些項目檔案資料，他們是檔案利用的主體，技術和施工人員參與檔案管理是義不容辭的責任，必須發(fā)揮全員參與的檔案管理的意識，參與檔案收集、整理，遵循檔案形成規(guī)侓，在水利工程工作中及時對工程檔案技術資料進行整理歸檔管理，并編輯成電子文件信息技術存儲形式進行永久性的保存。加大對檔案開發(fā)利用。用這種高科技方式對檔案資料進行科學合理的管理。

4 水利工程項目管理中要認真做好設備檔案的管理

1）設備檔案管理得好，除了能使操作者正確掌握設備的性能，正確使用和維護，延長設備的使用年限外；還節(jié)省水利工程項目的投資。外購設備時隨機材料應及時歸檔，眾所周知水利工程項目中使用的各種不同類型的設備價值都有上百上千萬之巨，設備管理主要責任人要加強責任心，杜絕設備管理不規(guī)范的操作和疏忽大意的漏洞，操作者要嚴格按照設備說明書進行正常操作，設備按規(guī)定的時間進行日常的維護、保養(yǎng)和檢修，這些上百上千萬元的設備有時只因為小毛病沒有及時更換零件及時檢修而報廢，這樣勢必會給水利工程建設造成巨大的損失。

2）做好設備檔案管理工作，嚴格執(zhí)行歸檔制度，設備檔案材料的收集、歸檔工作首先要建立制度、健全機構、形成網(wǎng)絡，設備檔案材料在管理過程中，有關單位應根據(jù)收集、歸檔制度的規(guī)定，指定專人負責，認真抓好設備文件的形成、積累、歸檔工作；科技人員要對設備的使用、維修、改造，做到有活動就有完整的記錄，以便確保設備檔案文件材料的完整、系統(tǒng)、準確。

3）檔案管理部門必須用一流的服務、一流的管理手段，妥善保管好設備檔案，千方百計地為設備使用者提供便利條件。消除設備操作者的后顧之憂，讓使用者深感檔案文件材料歸檔的好處。使其更加積極、主動地將設備檔案文件材料及時歸檔。

4）水利工程檔案管理（其中包括設備檔案管理）都要進入信息化管理。水利工程檔案信息化就是指在水利工程檔案管理中應用計算機信息技術對水利工程檔案中取得的大量原始資料進行整理歸檔和開發(fā)利用，水利工程檔案信息化建設是信息技術數(shù)字化建設的過程，是信息存儲管理的過程。水利工程檔案管理工作是水利工作基礎的重要組成部分，水利工程檔案管理信息化建設是水利工作的重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)容包括檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設、檔案管理信息網(wǎng)絡建設、信息資源開發(fā)利用。

5 完善水利工程建設項目檔案管理

1）水利工程項目檔案管理工作是一個非常重要的收集工程技術資料過程，能夠為工程技術改進、技術參數(shù)查詢、技術責任認定提供科學的依據(jù)，是控制檢驗水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)和環(huán)節(jié)，是提高水利工程管理有效手段。

2）實行文件形成單位立卷制度，歸檔的文件材料要遵循其形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的相互聯(lián)系，準確反映工程建設與管理活動的真實內(nèi)容，便于利用和保管。檔案工作與工程建設堅持同時建檔的原則。

3）水利工程建設項目檔案歸檔后，由單位檔案部門統(tǒng)一進行管理。工程建設項目檔案要及時驗收，分三個方面進行：首先對工程項目檔案的基礎管理工作進行驗收；其次是對工程項目檔案的完整、準確進行驗收；最后對工程項目檔案的安全狀況驗收。切實保證工程項目檔案的完整性和安全性。

4）凡屬基建檔案資料的收集范圍有基建計劃、規(guī)劃、總結和請示報告都應整理歸納入該基建項目內(nèi)。在水利工程檔案管理過程中，要做好水利工程檔案的管理工作，必須全面、完整的收集基建檔案資料，保證基建檔案的完整、真實和有效利用。

5）水利工程項目檔案的歸檔范圍：對于工程建設項目有關的重要活動，記載工程建設項目主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種文件資料，應收集齊全，整理立卷后歸檔。水利工程項目歸檔文件應為原件，水利工程項目文件的內(nèi)容必須真實，字跡工整、印章清晰、資料完整、干凈、幅面整潔。

6）檔案部門在竣工驗收工作中，要注意每項歸檔材料必須做到圖紙與資料數(shù)據(jù)相同，簽字手續(xù)完備，要認真執(zhí)行高標準、嚴要求，以保證水利工程項目檔案管理的質(zhì)量。

7）水利工程項目檔案驗收做到規(guī)范、嚴格把關，這是保證項目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，檔案驗收工作的重點是檢查項目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖編制；對建設周期長工程，應分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，以確保資料齊全完整和準確。

6 結束語

檔案管理工作是水利工程建設項目的重要部分，同時也是確定竣工驗收的一個非常重要的依據(jù)。對水利工程建設各個時期的資料進行收集、整理和歸檔，為水利工程的建設、驗收、竣工提供科學準確的數(shù)據(jù)，檔案管理者，必須高度重視這項工作，利用計算機軟件等各種現(xiàn)代化設備，進行檔案管理信息化網(wǎng)絡建設，完成檔案管理工作，提高檔案管理的利用率，更好的為水利工程建設項目提供服務。

參考文獻

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