高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展研究

李榕

摘 要：本文主要針對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)展開(kāi)深入研究，先闡述了高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，比如有利于更好地保存紙質(zhì)檔案、有利于將檔案管理工作效率提升上來(lái)，然后重點(diǎn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的建議進(jìn)行了論述，比如高度重視檔案管理信息化、加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施、制定完善的檔案信息資源管理制度、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的安全水平、加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)建設(shè)等，確保高校檔案管理信息化建設(shè)水平的穩(wěn)步提升，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理和信息化建設(shè)的有機(jī)整合，確保良好的實(shí)施效果。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)；建議

在信息化時(shí)代的強(qiáng)大推動(dòng)下，這已經(jīng)在高校檔案管理中得到了充分的體現(xiàn)，極大地促進(jìn)了檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用，已經(jīng)成為了高校管理工作的重中之重。通過(guò)加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，可以不斷提高高校檔案管理水平，將信息化建設(shè)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的順利轉(zhuǎn)型和升級(jí)，促進(jìn)高校檔案管理健康發(fā)展和進(jìn)步，更好地順應(yīng)高校改革發(fā)展趨勢(shì)。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于更好地保存紙質(zhì)檔案

檔案，在高校發(fā)展和建設(shè)中發(fā)揮著極大的作用，對(duì)于以往傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，主要圍繞手工操作方式來(lái)進(jìn)行，這樣極容易損壞和丟失紙質(zhì)檔案資料，影響到檔案材料的完整性，不利于學(xué)校管理工作的順利進(jìn)行。基于信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理實(shí)現(xiàn)了向電子文檔的順利轉(zhuǎn)變，在這信息化的影響下，不會(huì)影響到紙質(zhì)檔案材料查詢、閱讀和保存，更不斷提高了檔案材料的安全性，將檔案的作用更充分的發(fā)揮了出來(lái)。

1.2 有利于將檔案管理工作效率提升上來(lái)

在高校規(guī)模不斷擴(kuò)張的影響下，大大豐富了檔案內(nèi)容，其數(shù)量越來(lái)越多，進(jìn)一步擴(kuò)張了服務(wù)范圍，如果借助手工操作方法，加強(qiáng)檔案管理，極容易導(dǎo)致問(wèn)題的出現(xiàn)，比如檔案編號(hào)保存的合理性，而且也極容易導(dǎo)致檢索效率出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。通過(guò)應(yīng)用信息化管理，可以有效處理好上述問(wèn)題[1]，將檔案資源的應(yīng)用效率提升上來(lái)，不斷提高檔案使用的便利性，進(jìn)而促使信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

2.1 高度重視檔案管理信息化

高校領(lǐng)導(dǎo)要樹(shù)立全新的檔案管理全局觀，積極深入開(kāi)展檔案管理工作，對(duì)檔案管理的價(jià)值進(jìn)行充分掌握，并提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的高度重視，密切關(guān)注時(shí)代發(fā)展需求，將這項(xiàng)工作落實(shí)到位，將檔案管理信息化提升至全新的高度和深度。同時(shí)，還要注重先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的購(gòu)置，并將檔案管理人員的素質(zhì)提升上來(lái)。所以高校要將檔案意識(shí)提升上來(lái)，將宣傳范圍拓展開(kāi)來(lái)，確保良好的宣傳效果，將檔案管理信息化建設(shè)，納入到校園文化建設(shè)工作之中，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，還要對(duì)工作進(jìn)程進(jìn)行充分了解，結(jié)合實(shí)際情況，加強(qiáng)配套管理制度的構(gòu)建，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。

2.2 加強(qiáng)高校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

要想將高校檔案管理工作的信息化建設(shè)落實(shí)到位，必須要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，所以對(duì)于高校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，要提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的高度重視，比如基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備采購(gòu)和檢索等問(wèn)題。首先，要注重信息化基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入，給予基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金的給予一定的保障茖實(shí)。其次，要注重開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新檔案管理軟件設(shè)備的先進(jìn)性，確保檔案管理軟件與高校發(fā)展局勢(shì)相符合[2]，并將各種硬件設(shè)備的采購(gòu)和安裝等工作落實(shí)到位，創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境，進(jìn)而科學(xué)合理的規(guī)范高校檔案管理信息化建設(shè)之路。

2.3 制定完善的檔案信息資源管理制度

首先，要加強(qiáng)檔案管理和保密制度的構(gòu)建，避免信息違規(guī)使用現(xiàn)象的出現(xiàn)，并防止信息泄漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。在檔案管理領(lǐng)域中，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，可以確保諸多類型數(shù)字信息的順利生成，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以不斷提高檔案信息傳播速度，如果信息安全難以保證，將會(huì)導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失的出現(xiàn)，所以必須要制定完善的制度。其次，要加強(qiáng)檔案安全制的構(gòu)建，將檔案資源利用效率提升上來(lái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代出現(xiàn)以后，要想不斷提高檔案資源的服務(wù)水平，必須要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)行的檔案安全使用制度，彌補(bǔ)制度中存在的薄弱點(diǎn)和空白點(diǎn)，不斷提高檔案管理的便捷性、高校性、安全性優(yōu)勢(shì)，提高檔案的使用價(jià)值。

2.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的安全水平

在高校檔案網(wǎng)絡(luò)化不斷推進(jìn)過(guò)程中，大大拓展了的檔案信息的應(yīng)用范圍，而安全性所發(fā)揮的作用也越來(lái)越顯著，要想避免黑客攻擊和病毒等問(wèn)題的出現(xiàn)，必須要加強(qiáng)檔案信息安全管理機(jī)制的構(gòu)建。因此，要加強(qiáng)各類信息資源的安全保障體系的構(gòu)建，在檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，要將安全意識(shí)提升上來(lái)，避免出現(xiàn)泄密事件。同時(shí)，還要加強(qiáng)防火墻技術(shù)和殺毒軟件系統(tǒng)的應(yīng)用[3]，將安全防護(hù)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，通過(guò)多種安全技術(shù)的應(yīng)用，比如身份認(rèn)證、文件加密等，要不斷提高檔案信息資源的安全性，并促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高效運(yùn)行。

2.5 加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)建設(shè)

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，明確提出了對(duì)專業(yè)人才的需求，所以高校必須要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)建設(shè)，爭(zhēng)取與新時(shí)代的發(fā)展需求相一致。首先，要加強(qiáng)人才引進(jìn)，踐行高素質(zhì)綜合型專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，將檔案管理人才隊(duì)伍范圍拓展開(kāi)來(lái)。其次，要加強(qiáng)教育培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，將教育培訓(xùn)落實(shí)到位，將檔案管理人員的專業(yè)水平提升上來(lái)。最后，要注重檔案管理人員專業(yè)化建設(shè)，如果檔案管理人員非本專業(yè)出身，必須要將專業(yè)教育培訓(xùn)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，并加強(qiáng)激勵(lì)考核機(jī)制的構(gòu)建，定期評(píng)價(jià)和考核檔案管理人員，并與職務(wù)晉升等聯(lián)系在一起，做到獎(jiǎng)懲分明，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作熱情。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，在高校檔案管理工作中，加強(qiáng)信息化建設(shè)勢(shì)在必行，可以不斷提高高校檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的高效利用和整合，為高校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供切實(shí)可行的依據(jù)，將高校檔案管理的信息化建設(shè)的實(shí)施效能充分發(fā)揮出來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]毛清玉.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2018（11）：50-53.

[2]牛科.大數(shù)據(jù)推動(dòng)高校基建檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用分析[J].城建檔案，2018（10）：15-16.

[3]郭丹.高校檔案信息化管理的研究[J].三峽大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2017，39（S2）：96-97.