淺析信息時代下檔案管理工作的創新

鄧式軍

摘 要：隨著我國綜合國力的增強，經濟水平的提高帶動了國內各項事業的進步和計算機技術的發展，人們進入信息化時代。而檔案管理工作是對信息的收集、管理和存儲，在某方面上對推動社會經濟發展和步入信息化時代有至關重要的作用。在信息化時代發展的前提下，檔案管理工作如何進行創新是首要難題，通過把計算機網絡技術和檔案管理工作進行了融合和創新后，發現能加速檔案工作的信息化建設。在下文中，通過分析和研究大量實例后，對信息時代下的檔案管理工作，如何進行創新和發展進行各個層面的剖析和深化，提供微薄意見，希望能為檔案管理工作的水平有所提升。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創新和進步

創新工作存在于社會的各行各業，是各種企業和工作發展的動力和源泉，同樣也是檔案管理工作進步的重要力量。對檔案管理工作進行創新，是檔案工作信息化建設的客觀需要，也是信息時代下檔案管理工作的必然要求。在對其進行創新時，要求創新的觀念要與時俱進，方式方法要貼近基層，從而使得檔案管理工作的順利進行，為檔案管理工作的進步和發展奠基良好的基礎。

1 檔案管理工作信息化

1.1 檔案管理工作概念

傳統的檔案管理工作是紙質辦公，是對信息進行收集和整理。在信息時代的大力發展下，我國檔案建設管理部門提出檔案信息化，并進行統一的指導和組織，實現了檔案管理單位紙質文件電子文件化，并用計算機創造出相對應的電子文件管理程序和平臺，通過現代化的人員服務模式和現代化的服務手段進行結合，實行檔案管理工作現代化，實現電子文件自動上傳、收集、自動歸檔和提取等，從此突破傳統的檔案管理模式[1]。

1.2 檔案管理工作信息化的特點

國家檔案建設管理部門對檔案管理工作實行信息化管理，并為其統一制定了一系列所需遵從的法律法規；檔案管理工作的信息化也標志著政府和企業單位邁入信息化管理的范疇；檔案管理工作信息化有效證明計算機技術應用在檔案管理中的優點，實現了其數據化和網絡化，提高了檔案管理工作的效率。

2 檔案管理工作信息化的創新途徑

2.1 建設平臺

想要順利實行信息化檔案管理工作，最重要的前提就是對檔案管理單位進行基礎設備和軟硬件升級，這也是為以后信息化檔案管理工作平臺的建立奠定了基礎。在經濟不斷發展的大前提下，信息化檔案管理工作平臺的建立是必然的，這樣能使檔案文件進行快速交流和信息的傳輸，此外通過信息化檔案管理工作平臺的建立，能提升檔案管理工作的效率，并對其中出現的問題進行分析深化，從而解決難題。要求檔案管理工作部門進行日常工作時，從實際出發，堅持部門制定的準則和規定，全面做好檔案的管理與歸類。對建設的平臺要求從簡單到困難進行對檔案管理問題的深化和研究，以便提高平臺的技術水平和服務質量[2]。

2.2 創新信息化檔案管理理念

在信息化時代發展的大背景下，此時的信息化檔案管理就需要一個正確的管理理念進行指導，進而明了其發展方向。通過對信息化檔案管理理念的創新，從而為后來進行檔案管理工作時提供正確的理念和方式，為今后全面踐行檔案管理工作的信息化、數字化、網絡化奠定基礎。同時還需要求工作人員樹立良好的工作價值觀，時常進行自我反思和總結歸類工作問題，以便提高平臺管理人員的水平，進而提升管理理念。

2.3 優化檔案管理的方式

目前，信息化檔案管理工作的模式方法還處于探索和實踐階段，想要檔案管理工作信息化的順利進行，必須要對信息化檔案管理的方式進行研究和深化，從而能夠加快信息化社會的建設[3]。

除此之外，我們應對傳統的檔案管理模式進行研究和優化，從而提升檔案管理工作的效率和綜合水平，以便更好的服務各階層的人民群眾。對于傳統的紙質檔案，要求利用信息化檔案管理平臺進行錄入存檔，以便資料的保存和統一管理，通過平臺的備份或復制功能，對不同企業和部門之前進行資料備份和歸檔，以便更好的管理[4]。

3 檔案管理工作創新時的問題

3.1 盲目進行信息化檔案管理工作

隨著當代計算機技術和網絡技術的進步以及普及，計算機網絡技術和檔案管理工作進行結合，加快了工作人員的效率。在信息化檔案管理平臺的建立下，能夠使人們更好更快的進行檔案的查詢和管理，減少時間的浪費。信息化檔案管理平臺的建立，大大提升了檔案管理工作的效率，也激發了企業和部門想要建設的念頭，但許多企業實力不夠，心痛平臺建設時的資金花費，從而承包給小型的程序設計師，導致平臺建設后的結果不如人意，功能大大縮減，僅能完成書面檔案的管理工作。許多大企業內部開通了公司局域網，并建立了專屬檔案資料庫，局域網內的電腦客戶端都可以進行檔案的查閱，拓展了內部的交流協作，但因管理不當，造成檔案丟失和格式損壞等[5]。

3.2 信息化檔案管理工作的安全性低

我國的信息化檔案平臺的大力建設開展，許多國家部門和重要企業也擁有自己內部的檔案管理平臺或者系統，其內部的資料和文件往往關系到國家部門和企業的發展。就目前來說，大部分部門和單位進行信息化檔案管理平臺建立時，往往忽略了檔案管理平臺的安全性，例如：保密系數低，沒有對文件進行密鑰加密，建設局域網防火墻等。目前計算機網絡技術發展迅速，許多不法分子和黑客往往靠盜取和破壞某些企業或部門內部的文件資料進行牟利，此時，這些擁有重要機密文件的部門或單位就應該重視檔案的網絡安全問題，嚴格控制監管力度（加裝防火墻、對文件進行加密、對內部員工借閱檔案資格進行審核），把信息化檔案管理平臺的網絡安全問題放在首位，不給不法分子任何機會。

4 檔案管理工作信息化的重要性

在某方面上來說，把檔案管理工作和信息時代化進行融合是一件有利無害的事情，是提高檔案管理工作效率的根本，檔案信息化的創新工作是為了保障信息時代下各種工作水平的提升，也是突出信息效益的根本表現。在對檔案實行信息化管理時，要確保能滿足檔案管理工作各方面的需求，通過電子文件存儲的方式來替代傳統的紙質文件儲存方式，用信息化檔案管理平臺去代替傳統的檔案管理工作模式，進而提升檔案管理工作的效率，使其綜合管理水平上升，在傳統的檔案管理理念和模式上進行優化創新，是確保信息時代下檔案水平進一步提高的核心，進而使其具有劃時代的意義。

5 結語

綜上所述，信息時代下檔案管理工作的創新，需要將檔案管理和信息化進行融合，對檔案管理工作進行觀念和模式上的深化創新，才能促進檔案管理工作效率的上升，此外還需對檔案管理工作人員進行水平提升，以便促進檔案管理工作的創新。在對檔案管理工作進行創新時，檔案管理工作理念創新要從實際出發，提升對理念的重視，結合時代形式對管理觀念進行創新，并對管理模式進行相對優化，只有這樣才能使檔案管理工作水平提高，進而形成健全體系和不斷提高，為推動我國信息化建設作出貢獻。

參考文獻

[1]邊迎秋.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新探究[J].電腦知識與技術，2019，15（02）：285-286.

[2]宋春雨.信息時代背景下檔案管理工作的創新發展新格局[J].辦公室業務，2018（13）：70.

[3]王學武，馬迎秋，于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛生產業，2017，14（17）：65-66.

[4]李晶群.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].黑龍江科技信息，2017（13）：254.

[5]姜云翔.信息時代計算機技術在檔案管理工作中的應用淺談[J].現代商業，2016（13）：74-75.