簡析大數據時代背景下的檔案管理工作

張姁 黃璜

摘 要：大數據的發展使得信息的收集和傳播更加便利，但是也為各項工作的開展帶來了新的挑戰，其中就包括了檔案管理活動。檔案管理是相關數據和資料存儲極為重要的整理方式，它對人們研究相關信息之間的聯系發揮著不可替代的作用。本文主要針對大數據時代背景下的檔案管理工作進行簡要分析。

關鍵詞：大數據；時代背景；檔案管理；工作

1 檔案管理在大數據時代下的發展情況

1）提高了檔案保存的質量。大數據的產生使得傳統方式保存的資料存儲得到了更加有效地處理，利用大數據系統保存檔案資料，在減小存儲空間的同時，還能有效提高檔案數據的存儲質量。越重要的信息越需要長時間的保存，而紙質信息作為以往檔案管理中的關鍵內容，在進行長時間的保存后容易發生字跡模糊的問題，作為信息載體的紙質材料也會發生老化的現象，這些狀況嚴重影響了檔案資料的保存質量。

2）節省檔案管理支出，減少檔案處理時間。檔案的處理在以往主要通過檔案管理員的整理和批注來實現，因此檔案中包含的信息量較為有限。而大數據時代的信息是爆炸式的增長，傳統的檔案管理方式無法滿足信息的有效管理。于是，數字化和信息化便成為了檔案管理的主要方式，它在很大程度上提升了信息處理的效率。隨著社會經濟的發展，以紙質檔案為主的信息管理方式面臨著越來越高的儲存成本，檔案管理中所產生的費用也在不斷增長。

2 大數據時代檔案管理理論體系的變化

1）大數據理論體系。檔案數據量的劇增，傳統的工作模式和管理方式顯得捉襟見肘，并且遇到現實的數據處理和分析的困境。然而在大數據思維模式下，所有數據都具備了可利用的價值。并且呈現數據越多越好的狀態，數據越多潛在價值越高的特質，在當前時代背景下，數據代表著檔案，因此檔案部門應當及時的建立檔案管理的大數據理論體系。

2）大檔案理論體系。一方面，所有在社會中產生的具備保存價值以及利用作用的數據都是檔案，檔案管理的對象具備開放性。在互聯網普及的年代，社會中產生的更多的是及時性信息，而且及時性信息稍縱即逝，因此檔案管理的意識和范圍應當擴展到這些基層的具有平民化以及草根化的信息中。另一方面，數據存在于互聯網的各個角落，與傳統信息主動的交遞，存儲在檔案室的情況完全不一樣。通常是需要主體進行檢索，目標數據被展現出來。

3）大服務理論體系。大數據時代下，計算機行業已經悄然的從技術型轉型成為服務型。技術的變革和升級最終都是為了更好的服務于人類的使用和需要。大數據時代，一定程度上改變了人們的生活習慣和思維模式，針對檔案的需要主體不僅對檔案文件內容本身產生需要，而且對檔案文件的背景和知識產生需要。

4）大平臺理論體系。社會中各行各業搭建互聯網數據平臺，是生存和發展的必然手段，通過搭建的平臺，收集和發送需要的信息以及資源。一方面通過信息資源吸引潛在客戶，另一方面通過用戶的積累促進行業的發展。對于檔案管理部門，也應當及時的搭建互聯網數據平臺，集中資源、操作以及服務的綜合性大平臺。

3 大數據時代檔案管理資源體系的變化

1）檔案來源的廣泛性。我國檔案管理系統通過融合大數據思維和辦公平臺，從傳統的記錄、維護以及傳承黨和國家的記憶檔案來源范圍擴充到基層互聯網信息資源等檔案來源范疇。破除了傳統的檔案收集對象和使用對象的局限性。與此同時，大數據時代收集的檔案更加的真實，去掉了傳統的修飾性。

2）檔案內容的豐富性。一方面源于檔案數量呈現井噴式的增長，另一方面源于檔案數據的類型多樣性。檔案類型從傳統的紙質檔案、聲像以及實物擴展到電子檔案、用戶信息以及經過痕跡等。檔案數據結構呈現較大的差異性，針對同一個信息，通常運用不同的結構展現出來。針對同一數據結構，通常承載著不同的內容出來。我國檔案館針對上述信息內容和結構，建立了異構數據大集群。

3）檔案收集方式的多樣性。一方面，檔案數據具備強制收集的性質。通過制度機制保證政府各單位各部門的檔案移交工作的完成。另一方面，檔案數據具備實時捕捉的功能。在互聯網信息發布各個渠道，創建檔案部門收集數據的重點以及難點的區域。及時的捕捉具備潛在價值或者現實價值的信息數據，及時的保存和歸檔。互聯網收集信息的方式，要求檔案管理工作人員一方面具備檔案專業的敏銳度，另一方面具備靈活的操作。

4 大數據背景下檔案管理的措施

1）建立大數據的檔案管理方式。在大數據背景下，檔案管理人員要注意信息發展需求與檔案工作理念的結合，在信息的收集和管理中積極采用新的方案，為檔案管理工作開展新的渠道，使檔案管理條理更加分明。在具體實施過程中，檔案管理者必須熟悉目前數據處理的方式和數據分析的現狀，對相關檔案資料的整理和歸納有嚴格標準。其次，在檔案的管理過程中，設計相關數據的處理時，要有精確而細致的管理。提升自己對計算機使用的熟練程度，以便在處理大規模的檔案信息時，能夠靈活應對。第三，相關的單位盡可能建設出相對完善的檔案管理機制，更好地應對工作需求。減少檔案管理人員的工作量，提升信息處理的效率。最后，為了促進檔案管理工作的標準化與科學化，檔案管理部門可以適當增加宣傳，使檔案管理工作人員加強自身責任意識的建設。

2）統一管理檔案信息。大量的數據需要借助大數據這一技術來實現信息的分析和管理。在目前，相關的數據庫在我國已經建立起來，這些數據庫主要的用途是完成相關信息的收集、歸納、分析等。數據庫的建立為我國經濟相關領域的發展做出了積極貢獻。這項工作的開展也引起了相關單位的注意，受此影響，各單位也積極為企業的檔案信息進行重新處理，實現檔案管理的統一和規范，更好地保障信息安全。在此情況下，從事檔案管理的工作人員也需要建立一個自己的信息庫，將自己收集到的各類信息進行歸納和整理，提升管理工作的效率。

3）完善相關的檔案管理體制。檔案管理工作在大數據時代下實現了更大的提升，然而檔案管理者與信息的安全方面仍然還有許多需要完善的地方。大數據的到來使信息面臨新的處理方式，然而，由于相關的檔案處理體制尚不健全，因此，檔案的管理出現了混亂。為了提高檔案管理工作的效率，需要完善相關的檔案管理體制。在處理檔案信息時，檔案管理的有關部門要建立相應的配套措施，使檔案管理的工作更加清晰。

4）引進新的檔案管理人才。大數據時代對檔案管理人才有著迫切需求。檔案管理工作對大數據的處理不能只滿足于設備和制度的完善，更重要的是人才的需求。新的信息處理方式需要新的思維去應對。以往的檔案管理工作者在大數據和信息化的處理中存在很多不足，沒有具備大數據分析和整理的相關知識，對于龐大的數據和信息，缺乏應對措施，無法滿足大數據背景下的檔案管理要求。因此，要做好相關的人才引進工作，提升檔案管理工作的效率。

5 結束語

綜上所述，在大數據時代，信息管理面臨更加復雜而多變的情況。信息檔案的管理在實現了巨大進步的同時，自身也出現了諸多問題。大數據時代下的檔案管理方式，與傳統的管理模式存在極大的差異，同時包含著新的信息處理方式，為檔案的管理增加了難度。因此，工作人員在信息處理過程中需要探索出新的管理方法，以適應大量的數據處理。

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