如何提升醫院辦公室檔案管理工作效率的思考分析

摘 要：醫院辦公室檔案與辦公室工作的聯系十分密切，檔案的管理效率和很多工作都有著很密切的聯系，會影響到其他工作的執行效率。同時，今天的社會科學技術的迅速發展與信息化水平越來越高，這將導致一個事實，那就是曾經的檔案文件的管理方法不適合時代發展的需要。所以，為了滿足各方的需求，辦公文件管理效率有待提高。本文以相關單位的辦公文件管理為例來分析當代檔案管理中的重要作用，并為現在存在的一些信息提出了一些可行的方法，有利于提高檔案管理的效率。

關鍵詞：辦公文件；問題；重要性；工作效率；措施

醫院辦公室辦公文件管理是一件很麻煩的任務，它與醫院的工作有很多連接，同時，因為醫院中的各個部門之間的工作也存在著一定的差異，在進行檔案管理的過程中需要采取的形式也是不同的，這大大提高了檔案管理的難度。因此，在進行辦公室檔案管理時，應該做更多得評估，并在以后的管理過程，不斷地提高相應檔案管理工作者的自身素質，掌握多種學科知識，進而來促進工作的順利進行。不過，在現實生活中，很多的辦公室檔案管理員都是由醫院內的其他工作人員來擔任檔案管理員這個職位，所以在很大程度上造成了辦事效率低的結果，辦公文件管理的效率直接關系到整個醫院的工作水平和整體的服務質量。

1 目前的辦公文件管理工作存在的不足

1）檔案管理意識薄弱。現階段，我們國家的醫療單位在進行檔案管理工作時，其檔案管理人員的管理意識薄弱，這些工作人員往往不專業，他們沒有在正規系統接受到相關的文件管理的教育。他們通常是從兼職開始，對于醫療檔案的管理以及醫療文件的存檔等工作內容都不夠專業和成熟，因此，在檔案管理上時常會出現諸多問題。基于此，檔案管理人員應該培養自身的責任心，認真對待所接觸的工作。

2）文件管理措施比較落后。當下，科學技術水平在不斷的進步。很多辦公室文件管理已經開始數字信息，然而，很多醫療單位的文件管理仍然是最原始的，并且與時代脫軌，管理方法不先進，導致效率低下。

3）檔案管理人員素質低。因為當前的很多醫院并沒有人意識到辦公室檔案管理的重要性，所以導致下面的檔案管理人員對所管理的檔案沒有足夠的重視，所以一般的檔案管理人員都是即將退休的老職工，沒有其他的工作可以做，所以來到辦公室來管理檔案，甚至辦公室檔案管理的人員是其他崗位的人員，檔案管理只是一個工作任務，根本沒有為辦公室檔案管理任命專業的人員進行管理，因此，在工作期間，很容易引起一系列的問題，如不及時整理文件、文件歸檔問題、文件丟失等等。

4）辦公檔案整理與研究工作滯后。辦公室檔案管理工作還沒有系統的規劃，通常都是暫時性的或者是某些工作者工作內容中的一個部分，有比較低的工作積極性，進而在創新性上也十分不夠。同時，使用傳統的方法和措施，最重要的是喜歡拖延，使得辦公檔案管理工作的效率不高，并且，時常出現文件處理不及時，文件內容丟失的情況。除此之外，由于醫療單位中的辦公室檔案管理人員弄不明白這之間的邏輯，所以管理人員只是將資料簡單的收集起來，然而，該系統還沒有被合理地加以規范，進而直接導致檔案資源出現丟失，這大大影響了辦公業務的正常開展。

2 促進醫院辦公室檔案管理工作效率的具體方法

隨著社會經濟的快速發展中的重要性，醫院辦公室檔案的管理工作應該被認真對待，因為文件管理會影響在許多方面，這項工作看似簡單，實際上又非常的復雜繁瑣，所以在進行醫院辦公室的管理檔案工作的時候，應該突出其重點，與實際情況進行充分的聯系，從而對于每一份醫院的辦公室文件加以歸類，使其便于之后的查找和核對，這樣可以在一定程度上提高辦公室檔案管理的效率。基于此，本文主要針對我們國家醫院等相關單位的辦公室檔案管理工作中存在的具體問題進行了分析，并主要針對這些情況加以思考且提出了一些合理的應對舉措，希望這些具體的提升醫院辦公室檔案管理工作實際效率的方法能夠促進醫院的檔案管理工作更有條例、更加系統、更加規范。

1）領導層面。首先，醫院的相關領導應該注意文件轉變觀念的管理，深刻領會辦公文件管理的核心，并積極地針對本醫院辦公室的實際情況來設立專門的檔案管理崗位，并選擇專業的人員來進行管理，進而使得這項工作的進行能夠更加順利和高效。其次，我們也應進行一定的教育和培訓工作，并聘請專業技術人員針對具體的醫院檔案管理工作進行分析，講述最新的檔案管理情況和專門的技術。除此之外，檔案管理者要認識到檔案管理的重要性，它可以提高管理者的自身素質，更好地管理自己的文件。最后，還應該在本校開展一些研討會，讓專業水平比較高，能力比較強的檔案管理人員進行探討與交流，對日后的檔案管理工作做出一定的規劃，由此來促進辦公室檔案管理工作的進一步開展。

2）提高醫院辦公室檔案管理人員的素質。提高醫院辦公室檔案管理人員的素質是至關重要的，如果想要讓檔案管理工作順利地開展下去，管理人員的水平以及對工作的心態是非常關鍵的。提高管理人員素質的方法可以有以下幾點：開展一些素養培訓和辦公室檔案管理工作的專門性培訓，進而有效地提高辦公室檔案管理人員的職業道德，并逐步地提高管理人員的專業技術水平，例如：計算機的使用、檔案管理流程的把握等等。

3）擴大資金的來源，并建立一個信息系統。新時期，信息化與智能化的特征在社會發展過程中日益明顯，計算機技術的應用與發展對于社會的進步來說十分有利，而醫院的檔案也將被應用到計算機系統之中，其建設需要大量的資金。然而，很多醫院的資金是有限的，只有通過財政預算才能夠進行系統建設，若相關的醫院可以擴展資金來源，那么，關于信息系統的構建與應用這個問題將很容易被解決，同時，這也是實現醫院辦公檔案管理信息化的重要形式之一。

4）完善醫院辦公室檔案管理系統。醫院辦公室檔案管理工作一般需要管理的內容是指醫院的各類文件、各種檔案信息。要想提高醫院辦公室檔案管理工作的實際效率，那么必須要提高醫院檔案文件的處理效率。因為檔案的類型分為很多種，這就要求管理人員應該對各種類型的文件進行分類處理，對于每個檔案盒都要有專門的便簽，便于日后的查找。需要注意的是，檔案管理工作具有一定的私密性，醫院的全部檔案文件并不是所有人想看就看，想拿就拿，所以管理人員應該做好保密措施，不可以向其他人員隨意泄露文件內容。并且，還要及時做好丟失或者破損記錄，完善檔案管理的具體流程，所有的辦公室檔案管理人員都應該嚴格按照流程去開展管理工作，這樣一來，便可以促進醫院的辦公室檔案管理工作更加完善，使其檔案管理系統能夠更加專業、更加科學。

3 結束語

通過對上述文章內容的合理分析可見，醫院的辦公室檔案管理工作對于一個醫院的正常運行來說必不可少，良好的醫院辦公室檔案管理工作的順利進行對于一個醫院的文件管理、檔案留存等工作十分重要。本文從制度理念等方面詳細地闡述了如何提高工作辦公室檔案管理工作效率，醫院也應該加強對辦公室檔案的管理工作，提高具體的醫院檔案管理工作的實際效率，將檔案的使用價值在最大程度上發揮出來，這樣才能夠持續推動醫院的檔案管理水平的提升，進一步來推動醫院的整體發展。

參考文獻

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作者簡介

王晨（1986-），男，漢族，浙江湖州，大學本科，湖州市第三人民醫院，助理館員。