關于對事業單位人事檔案管理的創新思考

楊媛

近年來，隨著我國事業單位人事制度改革的不斷深入和發展，事業單位傳統的人事檔案管理存在的問題日益凸顯，導致人事檔案管理的效果不佳。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作如何適應新形勢發展，與時俱進，為社會服務，是當前和今后將長期面臨的重大課題。結合我局檔案工作實際，就檔案工作談幾點粗淺看法。

1 檔案工作取得的成績

近年來，我局共整理永定區流動人口檔案8846卷，事業單位檔案6917卷，企業單位檔案15211份。安裝使用湖南人才智能一體化服務平臺檔案管理軟件，將所有檔案信息準確地錄入計算機系統，建立了詳細的檢索查詢系統，為更好地管理和利用檔案提供了必要的保證。由原來的分散型到集中型，到形成完整系統性的規范化管理，增強了團結和協作氣氛，達到了資源共享，解決了多年未決的歷史遺留問題，值得很好借鑒。

2 事業單位人事檔案管理過來存在的問題

2.1 事業單位對人事檔案管理的重要性認識不到位

通過我局檔案工作發現，很多人認為檔案管理工作只是簡單的整理文件、編號、歸檔，除了應對查檔等工作外沒有什么價值，從而就沒有將人事檔案管理工作納入到單位長期的發展戰略當中，從而對人事檔案管理工作不重視。另外，政府財力有限，檔案管理靠吃“財政飯”，部分領導干部對檔案管理工作認識不到位舍不得投入，投入不足已成為基層檔案工作的瓶頸，導致檔案管理在基層發展較慢且很不平衡，造成集中保管、按時移交、規范管理、信息化開發、利用服務等工作步伐緩慢。

2.2 事業單位沒有完善的人事檔案管理

因為單位對于檔案管理未能引起足夠的重視，因而也沒有重視管理制度的建設，《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《人社檔案管理暫行辦法》等制度存在不足性，造成人事檔案管理水平不高。特別是有的即使制定了一些檔案管理制度，但這些檔案管理制度在理論上、體制上沒有創新。因此，建立完善的人事檔案管理制度、創新制度管理模式刻不容緩。

2.3 檔案管理人員的素質偏低

目前，在部分單位人事檔案管理方面，絕大多數的管理人員并不是專業的檔案管理人員，有的是臨時指派并身兼數職，多數基層人事檔案管理人員，沒有經過專門培訓，對于這方面工作認知不充分，未能適應當前時代對于檔案管理工作需求，以此影響工作的正常開展。

2.4 在基礎設施方面，硬件不足，管理質量也過于落后

很多事業單位基礎設施硬件投入不足，造成人事檔案管理用房小且設備較為簡陋，技術落后，導致檔案存在一定的安全隱患，檔案損毀以及丟失的情況屢見不鮮。同時，硬件投入不足，減少人事檔案質量、使用率，在一定程度制約管理工作發展，人事檔案管理的意義也就變得不大了。

3 處理事業單位人事檔案管理意見

3.1 提升政治地位，把檔案管理放在重要議程

俗話說：“火車跑得快，全靠車頭帶”。總的來說，負責人需要認識人事檔案管理的意義、價值，提升對于人事檔案管理的程度，將其納入事業單位日常的管理工作中。加大領導、認知到人事檔案工作重要性。同時事業單位成立專業人事檔案的領導小組，由單位主要負責人任組長，其他股室負責人任成員，以此提升人事檔案管理重要性。之后對于人事檔案管理工作人員開展競爭上崗制度，同時采取有效的考核制度，定性（和）、定量加大對于人事檔案管理工作者的考核工作，從而不斷推進人事管理工作規范化、科學化。

3.2 完善人事檔案的管理制度的重要性

擬定完善人事檔案的管理制度，對人事檔案管理工作體系開展完善。對于事業單位人事檔案管理工作內容是非常復雜的，且工作量非常大，因此完善的管理制度與工作體系就顯得尤其重要。

第一，事業單位需要在符合國家檔案文件管理基礎方面，根據單位實際情況擬定具有可操性、針對性強的人事檔案管理制度，這樣人事檔案工作可以更好發展。

第二，定期對人事檔案管理工作開展督促、指導及檢查，發現并解決問題，擬定科學工作體系開展人事檔案管理達標并且升級考核，對于人事檔案管理工作定性、定量的考核，做好升降的動態管理制度。

3.3 配合專業人事檔案管理人員，從事有關管理的工作

第一，讓具有專業技術及知識的人才，負責事業單位人事檔案的管理工作，為其管理工作提供人才，確保檔案管理工作可以按時保質完成。

第二，加大檔案管理人員教育及培訓工作，增加他們現代信息技術的操作力，構建起具有高素質人才的管理隊伍，以此來提升人事檔案管理質量、效率。

3.4 規范人事檔案管理優化

第一，針對干部檔案缺少的情況開展清理，對于缺少資料以書面方式來報告，責成有關單位把教材收集、整理，經過單位審核統一稱至管檔案室保密中，盡可能減少并消除一些遺留的問題，讓干部檔案的內容可以規范、準確、真實。

第二，構建檔案資料收集的責任制度，對于負責提供的資料部門、人員作出歸檔內容、時限需求。做好收集整理的正常化、不會積壓，確保有關檔案的完善，與實際是同步的。

3.5 完善人事檔案管理硬件設備，提升人事檔案管理的質量

事業單位一定要配備齊全的硬件設施，加快檔案工作信息化建設步伐。一定要搞好硬件設施資金投入，保證人事檔案管理所需的辦公用房及現代化設備如：電腦、打印機、掃描儀、專業管理軟件、多功能保管柜（架）以及監控設備等，才能將人事檔案管理信息進行專門計算機錄入，實現運用創新技術手段科學化，讓管理人事檔案的工作可以更加科學、合理、規范，發揮其最大社會的價值。