檔案管理過程中的主要問題及應對策略

馮明花

摘 要：在如今的生活中，檔案管理在社會生活的各個方面的發揮著巨大的作用，無論是企業運作方面還是政府的行政管理方面，甚至于個人工作、學習等，因此檔案的管理工作都是十分重要的。檔案信息有很多種，個人的檔案信息包含經歷、個人隱私等，企業檔案信息則包含著企業經營生產的過程、相關的商業資料、機密等，而國家檔案則包含更多國家的機密信息和資料，如果不做好管理與保護工作，檔案丟失、竊取等問題會引發重大影響。然而，在現實的檔案管理過程中，很多部門對檔案管理存在諸多問題，對此，本文將對這些問題進行闡述并作出對策措施，為更好地提高檔案管理的水平。

關鍵詞：檔案管理；主要問題；應對策略

1 檔案管理過程中的主要問題

1.1 對檔案重要性認識程度不夠

檔案管理的重要性對于社會的各個層面而言都是非常重要的，檔案中包含的信息、隱私和機密都關系著檔案持有者的日常運作，一旦檔案不能妥善管理保存，會對當事人或者組織造成巨大不良影響。但是，管理檔案的部門本身就對檔案的管理認識不足，認為檔案管理工作只是普通地保存檔案、檔案記錄和分類，并沒有將檔案管理與企業、個人和組織的運營生產相掛鉤，因此工作人員在管理過程中常常沒有足夠的動力，而高層管理人員也對檔案管理沒有足夠重視，并不對這個工作進行考核評價，因此管理檔案工作往往效率低下。

1.2 檔案管理工作的人員素質不高

由于高層人員本身對檔案管理工作的不重視，在對管理檔案的人員指派上也不會過于用心。往往專業高級的管理人才都會在部門重視的地方，而檔案管理人員就是一些管理專業水平不夠的人員，而這些人員由于自身能力不夠，在管理檔案上就有諸多問題，且管理效率低下。同時，受到水平的限制，無法適應現在的科技管理檔案的發展趨勢，因此這些管理人員無法很熟練地運用先進的技術對檔案進行科學統籌管理，因此檔案的管理效率低下，管理的效果不好。

1.3 檔案管理信息化應用不夠科學

檔案管理工作不僅僅是對信息的記錄和檔案的保存，這是一個涉及到大量信息整理和統籌管理的工作，并且在實際的管理過程中，不同組織和不同企業在運作過程中會涉及到非常多的部門信息、生產、運營過程等，這些信息很多會出現交織的情況，又有所不同，因此信息龐大且復雜，光靠單純的人力進行記錄和整理是不夠的，這樣不僅效率低下而且極度容易出現錯誤，會對組織和企業的運營造成問題。然而，目前的檔案管理信息化應用程度不夠，導致信息化應用不能很好地發揮其作用，這樣對日后的調取信息和管理信息都會造成影響。

2 解決檔案管理工作中問題的對策措施

2.1 加強對檔案管理的認識

首先，想要改變當前檔案管理工作的問題，最重要的是對檔案管理認識的改變和加強，從而提高對檔案管理的重視程度。企業和組織的高層管理人員要了解檔案管理的內容和意義，充分了解檔案管理對日常運營的作用和影響，從而提高對檔案管理的重視程度。同時，還要加強對檔案管理的制度建設，根據自身的實際情況對檔案管理制度進行重新規定和修改，并且要求工作人員嚴格按照該制度對檔案進行管理和整理，從而提升檔案管理的效果。

2.2 創新檔案管理手段

檔案管理工作的重點與難點不是在于檔案的收集和整理中，而是在于保護檔案的安全性，這其中就涉及到檔案的轉接和機密檔案的日常管理工作。傳統的檔案管理工作手段單一，容易在這兩方面工作出現問題，因此要創新檔案管理手段，加強對檔案交接和機密檔案保護的手段和方法，在轉接的過程中要提高嚴密性，防止檔案遺失或者竊取；而機密檔案的日常保護工作就要更加嚴格，將其與普通檔案進行分離，并且設立防護力度更高的地區進行專門管理。同時，管理人員要嚴格按照檔案管理制度工作，不能放松檔案的管理流程，及時做好記錄。

2.3 提高檔案管理人員的工作素質

在實際的檔案管理過程中，管理人員是最關鍵的因素之一，若管理人員的專業能力和工作素養不到位，那么檔案管理的工作效率就會非常低下，因此檔案管理人員的選擇和培養非常重要。首先，在選擇方面，盡可能為檔案管理工作選擇專業管理人員，熟悉業務流程以及能夠熟練應用計算機系統進行檔案管理的人才，從而提高工作的效率；同時，選擇的管理人員還要政治素養和道德素養較高的，能夠嚴格按照規章制度辦事，防止內部盜取檔案的事情發生；其次，還要定期對檔案管理人員進行教育和培訓，讓他們學習一些先進的管理手段和管理系統的科技技術，從而對檔案管理進行更好地管理。

2.4 推進檔案信息化建設

檔案信息量大且復雜，因此建立有效的信息化建設管理系統可以提高工作的效率，同時也能減輕管理人員的負擔，讓他們能夠更好地進行針對性工作。而企業和組織要建立好一套專業的符合自身實際情況的檔案管理系統平臺，并且讓工作人員能夠充分熟悉系統的管理操作，將檔案信息及時錄入并存儲、管理；還要對系統平臺進行不定期更新和升級，提高系統的安全防御能力，并且優化系統的性能，進一步提高檔案管理的工作效率。此外，還要建立系統平臺的共享機制，將一些重要的檔案信息進行部門內部的有限共享，這樣就能讓檔案信息被充分利用，促進企業和組織的運作發展。

2.5 加大經費投入，促進檔案管理方式的創新

上述的一切工作和措施都需要企業和組織加大對檔案管理工作的投入，包括資源、人力和資金的投入，從而建立更多適合檔案管理的、科學的、豐富的管理工作方式。因此，企業和組織在檔案管理工作上要更多地支持創新和改進，對檔案管理工作的方式優化進行經費的投入，更好地鼓勵工作人員的創新和改進，從而補充檔案管理的手段，加強檔案管理工作。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作是目前企業和組織能夠進一步促進發展的重要方式和手段，提高檔案管理的效率和安全性是工作的重點。針對目前檔案管理中出現的問題，企業和組織要加強改進，提高對檔案管理工作的重視程度，進一步促進管理人才的發展，創新檔案管理的方式和手段，從而提升檔案管理服務質量，為企業和組織的發展提供更多信息資源。

參考文獻

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