淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

聶建光

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理由傳統(tǒng)方式進(jìn)入了信息化建設(shè)階段，呈現(xiàn)了突破傳統(tǒng)錄入、保存方式，突破時空壁壘，引領(lǐng)事業(yè)單位信息化建設(shè)方向的特點。在這一過程中，也難免出現(xiàn)各種各樣的問題。針對這些問題，提出了在檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃和專業(yè)意識，加大資金投入，支持軟硬件設(shè)施配備和加強相關(guān)人員專業(yè)培訓(xùn)等方面對策和建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位：檔案管理；信息化

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的特點

隨著信息化的高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理可以充分利用信息資源，提高信息的查詢、使用效率，從而有利于實現(xiàn)檔案管理的社會化、公開化和遠(yuǎn)程化，為提高事業(yè)單位工作效率，促進(jìn)政務(wù)公開提供了有利條件。事業(yè)單位檔案管理信息化呈現(xiàn)以下三方面特征，一是改變了以往事業(yè)檔案管理的模式和途徑。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)為媒介，在檔案的記錄、保存、查詢、使用等方面存在效率低、成本高、查詢使用不便的缺點。信息化檔案管理改變了傳統(tǒng)的人工錄入方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮愉浫耄C合運用信息資源采集、存儲、查詢和管理，促進(jìn)了檔案信息資源的整合和合理利用。二是事業(yè)單位檔案信息化管理突破了時空的壁壘。傳統(tǒng)的檔案傳統(tǒng)方式通常是紙質(zhì)資料存儲在單位檔案室或保密室等固定位置。信息化檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)之中，在合法合理的情形下可以在任意時間內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)查詢到需要的信息資源，打破了時間和空間的限制，節(jié)約了檔案存儲、保存、銷毀等所需要的高昂成本，極大地提高了檔案資源的利用率。三是事業(yè)單位檔案管理信息化的水平在一定程度上代表著事業(yè)單位信息化建設(shè)的水平。毋庸置疑，檔案的管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)引領(lǐng)著事業(yè)單位信息化建設(shè)的方向。隨著信息化水平的高速發(fā)展和大量電子設(shè)備在辦公中的廣泛應(yīng)用，如何高效管理運用這些資源，提高資源的共享性，實現(xiàn)檔案管理的有效性，是我國事業(yè)單位檔案管理工作在信息化時代面臨的重要問題。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

近些年來，在信息化發(fā)展的急速浪潮中事業(yè)單位都已經(jīng)開始了檔案管理的信息化建設(shè)，

但筆者通過查閱文獻(xiàn)資料和實地走訪發(fā)現(xiàn)，在這一過程中各單位之間存在較大差距，信息化建設(shè)水平參差不齊。另外一方面，信息化建設(shè)在過程中也受到來自各方面的阻力。總結(jié)起來目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)普遍存在以下四方面的問題。

一是對檔案信息管理工作的認(rèn)識不到位。雖然檔案工作在事業(yè)單位的工作中發(fā)揮著日漸重要的作用，事業(yè)單位的檔案管理工作也基本上步入正軌，檔案管理者對于檔案工作的重視程度也在不斷提高，但個別領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對此認(rèn)識不足，不重視檔案管理工作的重要性和價值性，導(dǎo)致常以人手不足、經(jīng)費不足等為理由推遲檔案信息化的建設(shè)工作。

二是由于經(jīng)費資金不足導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案信息管理的硬件、軟件設(shè)施配備方面“心有余而力不足”。信息化建設(shè)的一大支撐即是技術(shù)的發(fā)展，離開了技術(shù)的支持，再優(yōu)秀的檔案管理人員也是“巧婦難為無米之炊”，個別事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中無法獲得良好硬件和軟件的配備，導(dǎo)致檔案管理工作仍沒有從以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)管理方式中真正脫離出來。同時在個別單位存在硬件設(shè)施基本到位但軟件設(shè)施缺失的情況。由于缺少功能全面、操作簡易的應(yīng)用軟件或者人員對于軟件的使用不到位同樣導(dǎo)致檔案信息化管理效率低下、影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的情況。

三是事業(yè)單位檔案管理的工作人員專業(yè)知識和技能的缺失。筆者通過走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，超過六成的事業(yè)單位中從事專職檔案管理信息化的工作人員為“半路出家”，即沒有受過檔案專業(yè)的教育、培訓(xùn)，缺少計算機技術(shù)的培訓(xùn)卻走上了專職檔案管理的道路。另外一部分雖然所學(xué)專業(yè)與檔案管理相關(guān)，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會的需要，當(dāng)時的教育已不再滿足當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的需要，相關(guān)工作人員缺少對信息技術(shù)的更新迭代、檔案管理現(xiàn)實性需求的敏感性。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略與建議

3.1 制定總體規(guī)劃，提升檔案管理專業(yè)化意識

事業(yè)單位檔案管理是一項繁重且瑣碎的工作，需要檔案管理人員長年累月的艱辛工作，并在工作中不斷積累經(jīng)驗。隨著檔案管理工作信息化的發(fā)展，同時考慮到管理工作的延續(xù)性，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面需要制定總體規(guī)劃，制定長遠(yuǎn)目標(biāo)和短期目標(biāo)。短期目標(biāo)一般以三到五年為界限，基本實現(xiàn)軟硬件設(shè)施的配備，基本電子設(shè)備、應(yīng)用軟件的使用。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，再結(jié)合本單位情況制定實現(xiàn)難度更大的目標(biāo)。同時要提升檔案管理的專業(yè)化意識和安全管理意識，增強責(zé)任感，防止信息外泄等事件發(fā)生。

3.2 適量加大對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大軟、硬件的開發(fā)力度

“工欲善其事必先利其器”，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)同樣也是如此。各項軟件、硬件設(shè)施到位并合理運用，才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的不斷完善，提高事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)水平。針對目前部分事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)重視不夠?qū)е沦Y金短缺的情況，建議適量追加資金投入，配置先進(jìn)的檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)，保證計算機和應(yīng)用軟件的配給。根據(jù)本單位工作的實際需要，采購滿足需要的硬件設(shè)施。同樣也要根據(jù)本單位的工作需要，有條件的事業(yè)單位可以考慮開發(fā)適合本單位實際情況的應(yīng)用軟件，加強檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為后期檔案的查詢和利用創(chuàng)造便利。

3.3 加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)

業(yè)教育和培訓(xùn)較少，通常是邊工作邊學(xué)習(xí)邊積累經(jīng)驗。另外一種情況是檔案管理工作者雖然接受過專業(yè)教育，但是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和崗位實際需求的變化，知識需要及時更新迭代，否則在檔案管理信息化的過程中反而會給工作帶來阻力。針對以上情況，事業(yè)單位要加強對相關(guān)工作人員的工作技能和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，特別是電腦應(yīng)用、信息化知識的普及和培訓(xùn)，保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作技能能夠滿足崗位的實際需求，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供重要的人才保證。

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