淺析事業單位檔案管理信息化建設

聶建光

摘 要：隨著信息化技術的不斷發展，事業單位的檔案管理由傳統方式進入了信息化建設階段，呈現了突破傳統錄入、保存方式，突破時空壁壘，引領事業單位信息化建設方向的特點。在這一過程中，也難免出現各種各樣的問題。針對這些問題，提出了在檔案管理的長遠規劃和專業意識，加大資金投入，支持軟硬件設施配備和加強相關人員專業培訓等方面對策和建議。

關鍵詞：事業單位：檔案管理；信息化

1 事業單位檔案管理信息化的特點

隨著信息化的高速發展，事業單位檔案管理可以充分利用信息資源，提高信息的查詢、使用效率，從而有利于實現檔案管理的社會化、公開化和遠程化，為提高事業單位工作效率，促進政務公開提供了有利條件。事業單位檔案管理信息化呈現以下三方面特征，一是改變了以往事業檔案管理的模式和途徑。傳統的檔案管理以紙質為媒介，在檔案的記錄、保存、查詢、使用等方面存在效率低、成本高、查詢使用不便的缺點。信息化檔案管理改變了傳統的人工錄入方式，轉變為電子錄入，綜合運用信息資源采集、存儲、查詢和管理，促進了檔案信息資源的整合和合理利用。二是事業單位檔案信息化管理突破了時空的壁壘。傳統的檔案傳統方式通常是紙質資料存儲在單位檔案室或保密室等固定位置。信息化檔案存儲在網絡之中，在合法合理的情形下可以在任意時間內通過網絡查詢到需要的信息資源，打破了時間和空間的限制，節約了檔案存儲、保存、銷毀等所需要的高昂成本，極大地提高了檔案資源的利用率。三是事業單位檔案管理信息化的水平在一定程度上代表著事業單位信息化建設的水平。毋庸置疑，檔案的管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，檔案信息化建設引領著事業單位信息化建設的方向。隨著信息化水平的高速發展和大量電子設備在辦公中的廣泛應用，如何高效管理運用這些資源，提高資源的共享性，實現檔案管理的有效性，是我國事業單位檔案管理工作在信息化時代面臨的重要問題。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

近些年來，在信息化發展的急速浪潮中事業單位都已經開始了檔案管理的信息化建設，

但筆者通過查閱文獻資料和實地走訪發現，在這一過程中各單位之間存在較大差距，信息化建設水平參差不齊。另外一方面，信息化建設在過程中也受到來自各方面的阻力。總結起來目前事業單位檔案管理信息化建設普遍存在以下四方面的問題。

一是對檔案信息管理工作的認識不到位。雖然檔案工作在事業單位的工作中發揮著日漸重要的作用，事業單位的檔案管理工作也基本上步入正軌，檔案管理者對于檔案工作的重視程度也在不斷提高，但個別領導和工作人員對此認識不足，不重視檔案管理工作的重要性和價值性，導致常以人手不足、經費不足等為理由推遲檔案信息化的建設工作。

二是由于經費資金不足導致事業單位在檔案信息管理的硬件、軟件設施配備方面“心有余而力不足”。信息化建設的一大支撐即是技術的發展，離開了技術的支持，再優秀的檔案管理人員也是“巧婦難為無米之炊”，個別事業單位在檔案信息化建設中無法獲得良好硬件和軟件的配備，導致檔案管理工作仍沒有從以紙質為媒介的傳統管理方式中真正脫離出來。同時在個別單位存在硬件設施基本到位但軟件設施缺失的情況。由于缺少功能全面、操作簡易的應用軟件或者人員對于軟件的使用不到位同樣導致檔案信息化管理效率低下、影響檔案信息化建設進程的情況。

三是事業單位檔案管理的工作人員專業知識和技能的缺失。筆者通過走訪調查發現，超過六成的事業單位中從事專職檔案管理信息化的工作人員為“半路出家”，即沒有受過檔案專業的教育、培訓，缺少計算機技術的培訓卻走上了專職檔案管理的道路。另外一部分雖然所學專業與檔案管理相關，但隨著信息技術的發展和社會的需要，當時的教育已不再滿足當今事業單位檔案管理信息化建設的需要，相關工作人員缺少對信息技術的更新迭代、檔案管理現實性需求的敏感性。

3 事業單位檔案管理信息化建設優化策略與建議

3.1 制定總體規劃，提升檔案管理專業化意識

事業單位檔案管理是一項繁重且瑣碎的工作，需要檔案管理人員長年累月的艱辛工作，并在工作中不斷積累經驗。隨著檔案管理工作信息化的發展，同時考慮到管理工作的延續性，事業單位在檔案管理信息化建設方面需要制定總體規劃，制定長遠目標和短期目標。短期目標一般以三到五年為界限，基本實現軟硬件設施的配備，基本電子設備、應用軟件的使用。隨著信息化建設的不斷深入，再結合本單位情況制定實現難度更大的目標。同時要提升檔案管理的專業化意識和安全管理意識，增強責任感，防止信息外泄等事件發生。

3.2 適量加大對事業單位檔案信息化建設的資金投入，加大軟、硬件的開發力度

“工欲善其事必先利其器”，事業單位檔案管理工作的信息化建設同樣也是如此。各項軟件、硬件設施到位并合理運用，才能促進事業單位檔案管理工作的不斷完善，提高事業單位檔案的信息化建設水平。針對目前部分事業單位對檔案管理信息化建設重視不夠導致資金短缺的情況，建議適量追加資金投入，配置先進的檔案管理信息化基礎建設，保證計算機和應用軟件的配給。根據本單位工作的實際需要，采購滿足需要的硬件設施。同樣也要根據本單位的工作需要，有條件的事業單位可以考慮開發適合本單位實際情況的應用軟件，加強檔案資源數據庫建設，為后期檔案的查詢和利用創造便利。

3.3 加強事業單位檔案管理工作人員的技術培訓

業教育和培訓較少，通常是邊工作邊學習邊積累經驗。另外一種情況是檔案管理工作者雖然接受過專業教育，但是隨著信息技術的不斷發展和崗位實際需求的變化，知識需要及時更新迭代，否則在檔案管理信息化的過程中反而會給工作帶來阻力。針對以上情況，事業單位要加強對相關工作人員的工作技能和綜合素質培訓，特別是電腦應用、信息化知識的普及和培訓，保證檔案管理人員的綜合素質和工作技能能夠滿足崗位的實際需求，為事業單位檔案管理信息化建設提供重要的人才保證。

參考文獻

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