新時(shí)期加強(qiáng)改進(jìn)基層檔案管理工作探析

遲鵬鵬

摘 要：檔案管理是一個(gè)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)服務(wù)性工作，不僅是一個(gè)部門歷史發(fā)展變化的真實(shí)記錄，而且對(duì)現(xiàn)實(shí)工作更有著重要的借鑒參考作用。面對(duì)新形勢、新任務(wù)，檔案管理如何適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，已然成為檔案工作者面臨的一個(gè)新課題。本文就圍繞如何做好改進(jìn)基層單位的檔案管理工作進(jìn)行以下分析探討。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；探析

基層檔案工作是我國檔案事業(yè)的重要組成部分。基層檔案真實(shí)記錄了社會(huì)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)部門的變化與發(fā)展，是黨和國家的重要文化財(cái)富，具有重要的歷史參考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)作用。因而，搞好基層單位的檔案管理工作，使之走上制度化、 規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，進(jìn)而更好地服從服務(wù)于基層單位各項(xiàng)工作的健康開展顯得十分必要。然而，由于受很多外在條件的限制和制約，在很多地方很多基層單位的檔案管理工作還存在不少的問題與不足，嚴(yán)重影響了整體檔案工作的健康發(fā)展，因此，必須引起高度重視，采取有效措施，認(rèn)真加以改進(jìn)和完善。

1 基層檔案管理工作存在的問題

通過對(duì)膠州市120多個(gè)基層單位檔案管理工作情況的調(diào)查研究分析，目前其在檔案管理工作方面主要存在以下四個(gè)問題：

1.1 歸檔材料收集不夠齊全

基層單位普遍存在重視紅頭文件的收集，而忽視其他文件資料的歸檔。比如業(yè)務(wù)上級(jí)和主管部門下發(fā)的一些文件由上級(jí)直接郵寄到或通過會(huì)議發(fā)送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中，由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙或檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，時(shí)間一長就忘了及時(shí)移交給辦公室或文書處理部門，而不能及時(shí)登記及時(shí)歸檔，事后檔案工作人員又礙于情面沒有及時(shí)催促收回，極易造成這些文件不能及時(shí)歸檔。另外，由于許多單位制定不健全，在實(shí)際工作中不能很好的履行文件借閱、傳閱制度，借的人素質(zhì)參差不齊，有的人把及時(shí)歸還的問題不當(dāng)一回事，時(shí)間一長就容易被遺忘而不能收集歸檔。此外有些部門科室或工作人員只考慮本部門利益，圖自己方便，常常把應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，沒有及時(shí)退回文書處理部門，也影響了歸檔材料的齊全完整。

1.2 檔案整理歸檔不夠及時(shí)

有些單位借口單位小、職能少、人員少、發(fā)文少等，沒有認(rèn)真按照《檔案法》和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的要求按時(shí)進(jìn)行整理歸檔，甚至出現(xiàn)了跨年度整理歸檔的現(xiàn)象。特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)，由于大多數(shù)沒有配備專職檔案人員，檔案工作多由文秘人員兼任，一人兼數(shù)職，工作頭緒多，繁雜事務(wù)多，因而很難拿出過多的時(shí)間和精力去進(jìn)行檔案整理工作。

1.3 檔案硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后

實(shí)際工作中，受集中辦公和八項(xiàng)規(guī)定的影響，現(xiàn)在很多單位辦公用房都十分緊張，往往無法配備專門的檔案庫房或多是一房多用，既用作檔案庫房，又用作儲(chǔ)藏室，有的還與辦公室合用，檔案安全保管隱患比較多，檔案保管和管理所需的各種現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備如去濕機(jī)、滅火器、掃描儀等更嚴(yán)重不足。有的單位特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)，檔案安全保管條件更差，像檔案室的防光、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠這些基本措施都達(dá)不到，使檔案保管壽命受到了嚴(yán)重影響。

1.4 依法治檔的觀念不強(qiáng)

受大環(huán)境影響，目前社會(huì)整體檔案意識(shí)和檔案法制觀念薄弱，許多部門、單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏依法治檔的自覺性，現(xiàn)實(shí)中許多違反《檔案法》的錯(cuò)誤行為都多數(shù)停留在口頭通報(bào)、督促整改上。 因此 可以說各地的檔案執(zhí)法基本是流于形式，很難有實(shí)際效果，這也是基層檔案管理工作不能快速走上依法治檔軌道的重要原因。

2 加強(qiáng)改進(jìn)基層檔案管理的對(duì)策與措施

2.1 切實(shí)把基層檔案工作擺到重要位置

要深入學(xué)習(xí)宣傳貫徹落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，多形式多渠道加大對(duì)檔案和檔案工作重要性的宣傳力度，進(jìn)一步提高社會(huì)檔案意識(shí)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)依法治檔的自覺性，促使基層單位將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程。特別是要在人力、物力、財(cái)力上給予支持，把檔案工作納入基層分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制和有關(guān)部門年度考核目標(biāo)中，作為考核工作業(yè)績的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做到檔案工作與經(jīng)濟(jì)工作及其他工作同規(guī)劃、同部署、同發(fā)展，堅(jiān)決克服對(duì)檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來忘掉”的錯(cuò)誤做法。

2.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)

基層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心支持檔案人員的工作，給予檔案人員更多的交流、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，促進(jìn)其自身業(yè)務(wù)水平的提高，掌握檔案工作的基本知識(shí)和技能，鼓勵(lì)他們愛崗敬業(yè)。由于基層檔案人員工作崗位有不穩(wěn)定因素，有的剛參加培訓(xùn)，有的培訓(xùn)后業(yè)務(wù)剛熟悉，因工作需要、領(lǐng)導(dǎo)變動(dòng)等因素，檔案人員隨之也變了，檔案人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定直接影響了基層檔案工作質(zhì)量的提高。只有每年堅(jiān)持業(yè)務(wù)培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)，才能使檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能得到保證，才能保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

2.3 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，夯實(shí)基層檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，配備能滿足檔案管理需求的如檔案室、庫房、閱覽室及電腦、櫥具、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施。在此基礎(chǔ)上，狠抓業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)。重點(diǎn)是要抓好三關(guān)：一是文件材料收集關(guān)。基層檔案人員要根據(jù)各單位制定的《機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定，認(rèn)真做好平時(shí)歸檔和年終集中歸檔工作，通過收發(fā)文登記簿、向領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室及人員收集文件材料，確保應(yīng)歸檔的檔案齊全完整。二是整理歸檔關(guān)。將收集齊全的歸檔材料按照各類檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)分類，合理排列，系統(tǒng)編目，美觀裝訂，及時(shí)完成歸檔任務(wù)。三是案卷質(zhì)量關(guān)。不同門類的檔案有不同的整理標(biāo)準(zhǔn)，檔案人員要根據(jù)文書檔案、照片檔案、專門檔案等不同的標(biāo)準(zhǔn)來整理歸檔，使立成的案卷符合規(guī)范要求。

2.4 創(chuàng)新思路，提高基層檔案工作管理水平

為不斷提高檔案管理水平，基層部門在抓好基礎(chǔ)工作的同時(shí)，要積極參加上級(jí)檔案行政主管部門組織開展的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)，如檔案工作等級(jí)認(rèn)定、檔案工作科學(xué)化測評(píng)、檔案信息開發(fā)利用成果評(píng)審等活動(dòng)，積極參加這些業(yè)務(wù)活動(dòng)，不僅可以大大提高基層檔案工作的質(zhì)量和管理水平，而且還可以推動(dòng)檔案工作更好地為基層單位各項(xiàng)工作的健康開展發(fā)揮重要作用。

2.5 加大監(jiān)督力度，堅(jiān)持依法治檔

各地檔案行政主管部門要積極爭取各地的人大教科文衛(wèi)工作室、市政府法制辦支持，爭取每年進(jìn)行一次檔案聯(lián)合執(zhí)法檢查，定期抽查基層單位《檔案法》的貫徹實(shí)施情況，重點(diǎn)從組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、人員配備、經(jīng)費(fèi)保障及檔案管理安全保管等方面深入檢查，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，督促問題整改，保證基層檔案工作的持續(xù)健康開展。另外，市縣檔案行政主管部門要認(rèn)真 按照檔案法律法規(guī)的要求，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的監(jiān)管工作，監(jiān)督與指導(dǎo)緊密結(jié)合。從而，推動(dòng)基層檔案管理工作平衡協(xié)調(diào)發(fā)展。

“為黨管檔，為國守史”，這是新時(shí)期賦予廣大檔案工作者的神圣使命，任務(wù)艱巨而光榮。切實(shí)抓好檔案工作積極服從服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展，才能為黨的各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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