信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析

盛向群

摘 要：信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理實現(xiàn)信息化不僅有利于降低管理成本、提高管理品質(zhì)，也有助于促進(jìn)文書檔案的資源開發(fā)成效。要實現(xiàn)信息化管理，事業(yè)單位的文書檔案管理就需要首先構(gòu)建規(guī)?；?、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺，并完善管理機(jī)制、提高安全水平，以及加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；文書；檔案管理

信息時代大背景下，信息化操作早已超越了制造業(yè)提高勞動生產(chǎn)率的狹窄范疇，全面普及到包括企事業(yè)單位實現(xiàn)管理現(xiàn)代化與科學(xué)化的更廣范圍。尤其是眾多事業(yè)單位提升管理工作整體水平進(jìn)程中，信息化正在成為至關(guān)重要的決定性因素。

1 信息化對事業(yè)單位文書檔案管理的積極意義

1.1 降低管理成本、提高管理品質(zhì)

信息化管理最顯著的意義當(dāng)屬降低管理成本、提高管理品質(zhì)。就事業(yè)單位的文書檔案管理來說，傳統(tǒng)人工操作模式下，有限的管理人員面對來自不同部、科、室源源不絕的文書檔案難免疲于應(yīng)付。人少而事多的客觀現(xiàn)實極易造成原始文件在傳遞、整理、分類、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)程度不同的損傷、錯漏甚至遺失問題。加之日漸增多的檔案需要具備適當(dāng)條件的存放區(qū)域，因而包括檔案室、檔案柜、檔案箱（盒）及控溫控濕、防蟲防霉等軟硬件設(shè)施設(shè)備必須一應(yīng)俱全。這對條件優(yōu)越的事業(yè)單位而言或許只是少量支出，但條件相對較差者卻可能是難以承受的負(fù)擔(dān)。

但在信息化管理模式下，原始檔案可一并交由地方檔案中心保管，各單位只需管理和使用數(shù)據(jù)檔案。這不僅可以最大程度降低原始檔案出現(xiàn)破損、錯漏或遺失的風(fēng)險，更能通過機(jī)器自動檢索、查找或分類等功能大幅縮短處理時間。而檔案管理人員則可將更多的時間和精力用于分類整理和歸納分析。顯然，隨著機(jī)械重復(fù)性勞動強(qiáng)度的弱化，檔案管理人員會逐漸擺脫低端熟練工的不利局面，轉(zhuǎn)而回歸真正的管理崗位，落實檔案管理工作應(yīng)有的理念與策略。

1.2 促進(jìn)文書檔案的資源開發(fā)成效

有了信息技術(shù)的輔助，文書檔案將不再只是陳舊歷史資料的簡單堆砌，而是可以更為簡便快捷地顯示內(nèi)在聯(lián)系、演化規(guī)律，或籍此進(jìn)行預(yù)測和推算。這些經(jīng)過分析評判的結(jié)果既可以用于事業(yè)單位自己總結(jié)經(jīng)驗、修正失誤和不斷提升，也可以有選擇地對外公開，成為服務(wù)于社會、大眾的有益信息、珍貴資源。

尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面普及和深入應(yīng)用的當(dāng)下，只要做好安全防護(hù)，文書檔案電子版本就可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上暢通無阻地進(jìn)行傳播。這會在最大程度上提升事業(yè)單位文書檔案資源的開發(fā)成效。

2 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 構(gòu)建規(guī)模化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺

雖然信息化建設(shè)已推進(jìn)多年，但許多事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)依然存在分散化甚至碎片化的問題。比如信息化管理平臺只局限在檔案室或少數(shù)幾個部室間，未能實現(xiàn)整體布局、全面滲透。又如檔案管理平臺無法與其他管理子系統(tǒng)間無縫對接，或是由于接入標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，或是存在信息壁壘等。

因此，信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化首先需要構(gòu)建規(guī)?；?、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺。比如要打通檔案管理平臺和其他子系統(tǒng)的接口，建立統(tǒng)一接入標(biāo)準(zhǔn)；消除信息壁壘實現(xiàn)充分的信息共享；將檔案管理平臺納入單位信息化管理整體構(gòu)建等?？傊?，要全力避免文書檔案管理平臺成為信息孤島，更不能滿足于局部化、碎片化的平臺建設(shè)現(xiàn)狀。

2.2 完善管理機(jī)制

要構(gòu)建更加優(yōu)良、完備的管理平臺，文書檔案需在形成之初就具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能使原始檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案后可類比、可對照。這就需要在頂層設(shè)計環(huán)節(jié)完善管理機(jī)制。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)就文書檔案信息化管理出臺《信息化細(xì)則》、《操作標(biāo)準(zhǔn)》或《管理規(guī)章》等正式文件，要求每個部、科、室等子系統(tǒng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。

而為了確保管理機(jī)制盡快成型、成熟，文書檔案管理就應(yīng)當(dāng)與全員績效考核與評價形成關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如將文書檔案原始材料呈遞列入考核名錄，就形制、內(nèi)容、時間等制定考核要求；各子系統(tǒng)的集體考核評價中也要納入檔案管理項目，采取直接得分或加權(quán)平均等方式以量化手段進(jìn)行考核。

2.3 提高安全水平

與書面文字不同，數(shù)字化檔案因傳播介質(zhì)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等眾多原因而在安全性方面相對特殊。尤其是各類創(chuàng)新信息技術(shù)不斷推陳出新的狀態(tài)下，安全漏洞始終是制約信息化發(fā)展的最主要因素之一。因此，提高信息管理的安全水平至關(guān)重要。

從源頭加強(qiáng)防治是提高文書檔案信息化管理安全水平的要務(wù)。比如分級或分組管理、差異化權(quán)限設(shè)置、多重安防手段綜合應(yīng)用等。一般情況下針對文書檔案管理可以采取三級分類法。即保密級、重要級和普通級。保密級檔案通常為不公開檔案，權(quán)限也僅限于高層管理者、系統(tǒng)管理員和特定檔案管理員。重要級的檔案視情況部分公開，權(quán)限發(fā)放人數(shù)適當(dāng)增加、條件適當(dāng)放寬，但會定期更新密鑰或設(shè)置至少兩重安檢關(guān)口。只有普通級檔案完全對外開放，一般不需要特殊登陸口令即可瀏覽查詢。

隨著技術(shù)的升級換代，信息安全早已超越了傳統(tǒng)的防火墻與網(wǎng)絡(luò)補(bǔ)丁等模式，生物安全技術(shù)正在全面普及。比如指紋安全鎖、面部識別、聲紋安檢甚至虹膜檢測等。各單位可以結(jié)合文書檔案管理的實際安全需要選擇最為適宜的類型形成組合型安防機(jī)制。

2.4 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)

信息化是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代科技，需要具備一定理論知識與實踐技能。作為專業(yè)的檔案管理人員，熟練的掌握計算機(jī)操作技術(shù)只能是入門基礎(chǔ)，信息化背景下，事業(yè)單位還需要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)。

在不少大型企業(yè)單位中，首席安全官已經(jīng)成為常設(shè)職位，其不僅對內(nèi)部信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)安全負(fù)總責(zé)，也承擔(dān)著教育和培訓(xùn)各子、分機(jī)構(gòu)人員網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的任務(wù)。事業(yè)單位可以借鑒企業(yè)的做法，在內(nèi)部設(shè)置類似于安全員的管理崗位。此崗位由兼具網(wǎng)絡(luò)信息專業(yè)知識和技術(shù)及一定管理水平的專業(yè)人士擔(dān)任。一方面，安全員在構(gòu)建內(nèi)部信息化管理平臺過程中起著總指導(dǎo)和總策劃的作用；另一方面，安全員也可充當(dāng)培訓(xùn)師，就文書檔案信息化管理在內(nèi)的平臺管理理論與技術(shù)進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)。

如果條件具備或確有需要，事業(yè)單位也可以采取面向社會直接招聘信息化安全管理員的方式，或者對外委托專業(yè)教育機(jī)構(gòu)針對內(nèi)部人員展開培訓(xùn)。無論是走出去還是引進(jìn)來，事業(yè)單位都需要加快信息專業(yè)人才隊伍的建設(shè)。這既是實現(xiàn)文書檔案信息化管理的現(xiàn)實要求，也是實現(xiàn)事業(yè)單位管理整體現(xiàn)代化、信息化的重要舉措。

3 結(jié)束語

信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理實現(xiàn)優(yōu)化創(chuàng)新不應(yīng)只滿足于具體管理形式和手段的信息化，而是應(yīng)當(dāng)著眼于提升文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化。即，應(yīng)當(dāng)不斷實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案作為珍稀信息資源的二度開發(fā)。要實現(xiàn)這種戰(zhàn)略目標(biāo)，前提是構(gòu)建規(guī)?；?、系統(tǒng)化的信息化平臺。這既需要使原始檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也要求打通過去分散存在的子系統(tǒng)間的信息壁壘。在此基礎(chǔ)上，管理方還需充分應(yīng)用包括大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能在內(nèi)的前沿技術(shù)，借助機(jī)器智能深入挖掘文書檔案潛藏的信息資源。這既可以用于事業(yè)單位自身優(yōu)化管理格局，也可更多地服務(wù)于社會實現(xiàn)價值再創(chuàng)造。惟有如此，信息化背景下事業(yè)單位的文書檔案管理才能實現(xiàn)利己又利他，并通過檔案管理思想和手段的轉(zhuǎn)型升級促進(jìn)事業(yè)單位整體管理水平的全面提升。

參考文獻(xiàn)

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