簡析大數據時代背景下的檔案管理工作（2）

湯奇

摘 要：大數據的發展使得信息的收集和傳播更加便利，但是也為各項工作的開展帶來了新的挑戰，其中就包括了檔案管理活動。檔案管理是相關數據和資料存儲極為重要的整理方式，它對人們研究相關信息之間的聯系發揮著不可替代的作用。因此，檔案管理與大數據的關聯越來越密切，大數據的廣泛應用對檔案管理的方式提出了新的要求，同時，檔案管理也為大數據的整理和保存提供了必要的模式。

關鍵詞：大數據；檔案管理；工作

1 大數據時代給檔案管理帶來的優勢

1.1 有利于部門立卷制度的建立

說到檔案管理不得不提的一個問題就是部門立卷，它對部門的發展的意義是不可替代的。在傳統的檔案管理模式下，部門立卷工作的開展往往是體現在工作人員將材料零散的上交。但由于工作人員的素質有待提高，對檔案材料的歸檔重視程度不夠，容易造成錄入的材料不完整、不準確以及漏錄和錯錄，最終造成檔案部門所錄入的信息質量不高。大數據時代，采取檔案數字化管理模式，從一開始的收集到最終的整理均是利用網絡系統，對檔案進行系統的管理，這種模式很大程度上減小了檔案錄入時的誤差，從源頭上提高了檔案的準確性和完整性，促進了部門立卷制度的建立。

1.2 打破了時間和空間的限制

在互聯網技術剛發展大數據時代還未來臨時，對于檔案的管理是有十分明顯的時間和空間的限制的。固定的上下班時間以及特定的工作場所大大降低了檔案管理者的效率和積極性。而在新的檔案管理模式得以應用后，檔案管理工作實現了大跨越，能夠突破時空的限制，只要有網絡和設備，工作人員就能從網絡上獲取資料，隨時隨地可以對檔案資料進行整理和歸檔。可以想象，在這種模式下檔案工作者的效率會得到穩步的提高，而且這樣的模式同樣利于歸檔者之間的溝通，能夠及時對有錯誤的地方進行修改，從而大大提高檔案信息服務的質量。

1.3 有利于對檔案材料的整合和拓展

傳統的檔案管理，通常只是簡單的分類而無法達到更加深入的整合。對一項內容進行查找所得到的結果往往只有關于這部分內容的簡單介紹，無法了解它的來龍去脈，或者只能花費大量的時間和精力去查找一些與之相關的內容。很明顯，在這種傳統的模式下查找文件具有單一性，很多時候無法滿足人們的需求。然而在大數據時代下，這樣的難題是很容易解決的。在立卷的時候就把相關的內容錄入在一個系統，隨時可以把一件事情的前因后果了解的很清楚，很大程度上便利了整理的工作人員和查詢人員，進一步提升了檔案信息資源的服務水平和凸顯了檔案管理的地位和價值。

1.4 有利于檔案信息資源的共享

資源共享是當代社會所推崇的理念，也是大數據時代檔案資源管理的最大特點。在傳統模式里檔案信息是很難做到資源共享的。只有檔案信息資源形成統一的有機體，建立大范圍的檔案信息資源庫，才能實現檔案信息資源的全面共享。這一點，依靠紙張來記錄整理檔案的傳統檔案管理模式是無法與大數據時代下的數字化檔案管理相比較的。數字化管理依靠云計算、語義分析、數據挖掘等新技術拓展信息資源的共享平臺，促進檔案信息資源的共享，最大限度地體現出檔案數據資源的價值。

2 大數據時代背景下的檔案管理工作中的問題

2.1 綜合工作能力的不足

部分工作人員在開展檔案管理工作的過程中，仍然固守傳統的檔案管理理念，在實際工作的過程中運用陳舊的檔案管理模式，當他們在大數據時代下面對檔案管理工作中所能產生的數據信息處理能力要求時，會感到無所適從。換而言之，仍然存在部分檔案管理工作人員不具備與大數據時代相匹配的數據信息處理能力，尚不具備較高的檔案管理綜合素質。大數據時代背景下，檔案管理工作的開展要求具備更高的專業化水平，同時對檔案管理工作人員的知識水平和技能水平也提出了更高的要求，同時對檔案管理工作人員的信息總結能力和信息分熱處理能力等都提出了較高水平的要求。

2.2 檔案信息的安全性降低

大數據時代的來臨，致使檔案中所包含的個人信息朝著更加集中化和多樣化的方向發展，同時這也導致檔案信息重要性的快速提高。雖然檔案信息的集中化和多樣化發展，在一定程度上提高了檔案管理的實際工作效率，但這時也提高了檔案中數據信息的風險性。檔案中數據信息的危險因素除了部分源于網絡黑客外，還包含了當今企業在非常重視檔案管理工作人員的專業素質時，卻忽視了提升檔案管理工作人員的綜合素養，將檔案的管理工作交由此部分人員，這是檔案管理自身也存在一定的風險因素，致使檔案信息的安全性降低。

3 大數據背景下檔案管理措施

3.1 實現檔案資源的統一管理

大數據以其獨特的整合和分析數據能力獲得了廣泛的關注，這就要求檔案管理人員必須對檔案資源進行統一管理。就筆者所在的煉油廠來說，檔案管理工作中存在著龐大的檔案數據，其中記載著企業發展相關的各種數據信息，因此必須重視檔案數據信息的安全性，為了防范檔案丟失或者泄露的風險，應當對機密的檔案進行加密處理，對于一些重要的、有丟失風險的檔案采取異地備份的措施，通過統一管理和統一備份的方式全面掌握企業檔案資源。

3.2 健全檔案管理工作制度

在開展檔案管理工作的過程中，企業應當不斷完善相應的檔案管理制度，保證檔案管理工作在制度的保障下順利開展。因此，我們應當制定嚴格的管理規范，明確檔案管理人員的職責，從制度方面對檔案管理工作進行約束，同時針對相關的管理制度對檔案管理人員進行集中培訓，保證相關工作人員按照制度規定的檔案管理流程開展工作，這樣才能促進檔案管理體系優化升級。

3.3 提高檔案管理工作人員的專業素質作為檔案管理

工作的主力軍，工作人員應當與時俱進，不斷提高專業素質。一方面，檔案管理工作人員應當順應大數據時代發展的潮流，轉變檔案管理思想，提高對檔案管理的認識，實現檔案管理由單純保管向保管和利用相結合轉變，建立信息一體化的檔案管理模式。另一方面，檔案管理工作人員應當提高專業技能，認真學習大數據技術，掌握計算機應用技能，熟練運用大數據技術采集、分析和整理檔案數據信息，擴大檔案信息的利用范圍，真正提高檔案資源的利用率。

3.4 引進新的檔案管理人才

大數據時代對檔案管理人才有著迫切需求。檔案管理工作對大數據的處理不能只滿足于設備和制度的完善，更重要的是人才的需求。新的信息處理方式需要新的思維去應對。以往的檔案管理工作者在大數據和信息化的處理中存在很多不足，沒有具備大數據分析和整理的相關知識，對于龐大的數據和信息，缺乏應對措施，無法滿足大數據背景下的檔案管理要求。因此，要做好相關的人才引進工作，提升檔案管理工作的效率。

4 結語

在大數據時代，信息管理面臨更加復雜而多變的情況。信息檔案的管理在實現了巨大進步的同時，自身也出現了諸多問題。大數據時代下的檔案管理方式，與傳統的管理模式存在極大的差異，同時包含著新的信息處理方式，為檔案的管理增加了難度。因此，工作人員在信息處理過程中需要探索出新的管理方法，以適應大量的數據處理。

參考文獻

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