信息化等新技術(shù)對(duì)辦公室檔案管理的影響探討

梁慧敏

摘 要：辦公室檔案管理工作中涉及到很多方面的內(nèi)容，而且各項(xiàng)工作之間存在著密切的關(guān)聯(lián)性，加強(qiáng)檔案管理意義重大。信息化技術(shù)在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中起到了非常重要的作用，本文先對(duì)其影響進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)辦公室檔案管理，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；信息化；影響；對(duì)策

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，辦公室檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)新技術(shù)手段的引入和應(yīng)用，正確審視新技術(shù)手段對(duì)辦公室檔案管理工作產(chǎn)生的影響，并在此基礎(chǔ)上采取有效的應(yīng)對(duì)措施和方法，以此來(lái)提高辦公室檔案管理工作效率。

1 信息化技術(shù)對(duì)辦公室檔案管理產(chǎn)生的影響分析

在當(dāng)前形勢(shì)下，信息化技術(shù)水平不斷提升，對(duì)辦公室檔案管理工作也提出了更高的要求，一方面促進(jìn)了檔案管理效率提升，另一方面也對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響。比如，電子文件很容易被篡改，而且難以對(duì)其修改痕跡進(jìn)行追蹤。目前辦公室檔案管理工作基本上都采用了電子文件模式，電子文件在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中很容易被篡改或者偽造，導(dǎo)致檔案文件的風(fēng)險(xiǎn)隱患較大。[1]較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件很可能會(huì)被認(rèn)為的修改，即便在當(dāng)前現(xiàn)有的技術(shù)條件下可以防止篡改文件，但是文件也可能會(huì)被修改，該種風(fēng)險(xiǎn)隱患時(shí)刻存在。值得一提的是，電子文件被人為修改以后，很難被發(fā)現(xiàn)。雖然現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程中采用了一些先進(jìn)的文字修改識(shí)別手段，但是依然無(wú)法做到精準(zhǔn)追蹤，以致于電子文件被修改后難以追蹤其痕跡，檔案文件的安全管理工作難見(jiàn)成效。從目前國(guó)內(nèi)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，辦公技術(shù)手段更新速度非常的快，難免會(huì)受到信息化等新技術(shù)的影響。在當(dāng)前辦公技術(shù)應(yīng)用條件下，主要依托于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，而計(jì)算機(jī)軟件更新?lián)Q代非常的快，這要求必須引入先進(jìn)的信息化手段，不能一味地堵漏，而是應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代手段不斷改變思路，采用新技術(shù)手段適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求。

從實(shí)踐來(lái)看，信息化技術(shù)應(yīng)用條件下的辦公室檔案管理工作受到的影響較大，尤其是硬件設(shè)施更新?lián)Q代比較快。在電子文件存儲(chǔ)過(guò)程中，電子文件以及檔案資料等均存儲(chǔ)于優(yōu)盤(pán)或者電腦磁盤(pán)之中。[2]然而，其壽命是非常有限的，磁盤(pán)壽命一般在四年左右，計(jì)算機(jī)定期檢修必不可少，需要時(shí)常更換磁盤(pán)，如果備份不全面，則可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件而言，其更新速度更快，在利用電子軟件進(jìn)行辦公室檔案管理工作中，軟件不可能一成不變，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)隨著需要不斷變化，根據(jù)檔案管理工作需要進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。軟硬件更新條件下，檔案損壞以及數(shù)據(jù)丟失等成為現(xiàn)階段辦公室檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題和棘手難題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想重視，及時(shí)引入先進(jìn)的管理技術(shù)手段。同時(shí)，電子文件的原件界定難度較大，電子文件制作及其傳播過(guò)程中以無(wú)實(shí)物化為主，電子文件以及紙質(zhì)文件之間相比，難以有效對(duì)文件原件進(jìn)行界定。對(duì)于紙質(zhì)文件而言，其可以通過(guò)復(fù)印文件的程度進(jìn)行辨別原件與否，而電子文件則因其可在計(jì)算機(jī)上直接進(jìn)行顯示，并利用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行拷貝，不考慮主體情況；不分場(chǎng)地和時(shí)間，均可進(jìn)行拷貝，同時(shí)獲得文件與原件沒(méi)有差異。事實(shí)上，檔案材料的原件難以準(zhǔn)確界定的客觀情況，迫切要求檔案管理人員引入先進(jìn)的新技術(shù)手段予以防范其風(fēng)險(xiǎn)。

2 加強(qiáng)辦公室檔案管理的有效措施

基于以上對(duì)現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題以及新技術(shù)產(chǎn)生的影響分析，筆者認(rèn)為要想提高辦公室檔案管理工作水平，有效防范現(xiàn)階段常見(jiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手。

2.1 思想層面上應(yīng)當(dāng)重視起來(lái)

信息化技術(shù)手段在現(xiàn)代辦公室檔案管理工作中產(chǎn)生的影響是非常顯著的，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)從思想層面上意識(shí)到加強(qiáng)信息安全管理的重要性。對(duì)于辦公室檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案資料安全管理意識(shí)，提高思想重視度。特別是在當(dāng)前信息數(shù)字化背景下，辦公室檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)針對(duì)實(shí)踐中存在的信息泄漏等不良問(wèn)題，指定完備的信息安全措施，并以此來(lái)保證檔案信息和文件的安全可靠性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)正確評(píng)估以及綜合分析數(shù)字化檔案管理工作的安全可靠性，全面了解檔案信息資料的需求，強(qiáng)化組織管理，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，不斷提高檔案資料安全管理水平。實(shí)踐中還應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)代信息化管理理念有效融入到實(shí)踐之中，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)樹(shù)立信息安全管理意識(shí)，提高科學(xué)預(yù)測(cè)以及安全管理實(shí)效性，針對(duì)現(xiàn)存的問(wèn)題進(jìn)行快速反映，從而確保檔案資料安全管理。

2.2 加強(qiáng)電子檔案材料的歸檔與保存

針對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)電子文件特性，在信息化技術(shù)應(yīng)用條件下加強(qiáng)檔案管理，對(duì)辦公室檔案材料進(jìn)行分類(lèi)歸檔以及安全保存。在此過(guò)程中，檔案管理者應(yīng)當(dāng)做好檔案資料的記錄以及查證工作，堅(jiān)決避免檔案材料管理中出現(xiàn)被惡意篡改或者丟失等現(xiàn)象，確保檔案資料的完整性。檔案管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)原件進(jìn)行合理區(qū)別，對(duì)原始文檔信息資料進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件材料通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行處理，以此來(lái)確保文件的安全可靠性。比如，將歸檔文件資料的屬性設(shè)置為“只讀”模式，文件材料只可被讀取無(wú)法輕易改寫(xiě)；同時(shí)，檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)確保檔案資料的安全可靠性，做好材料的保存管理工作。[3]在此過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意計(jì)算機(jī)機(jī)房的溫濕度控制，保證計(jì)算機(jī)軟件硬件設(shè)施不受損壞，確保硬件設(shè)施能夠正常運(yùn)行。值得一提的是，實(shí)踐中檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案材料的讀取和傳播授權(quán)管控，確保文件傳播以及接觸過(guò)程中有跡可循，文件資料不被隨意篡改。信息化時(shí)代背景下，新技術(shù)對(duì)辦公室檔案管理工作產(chǎn)生的影響是深遠(yuǎn)的，在應(yīng)當(dāng)和適應(yīng)新形勢(shì)時(shí)應(yīng)當(dāng)采用多種手段，既要采用電子文件模式，又要引入紙質(zhì)文件模式，采用雙套管理機(jī)制，防范于未然。在現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位等辦公室檔案管理實(shí)踐中，雖然紙質(zhì)文件可以轉(zhuǎn)化成電子文件保存，而且可以有效減輕工作量，但是一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障問(wèn)題或者被黑客攻擊，則檔案資料就會(huì)成為刀板上的魚(yú)肉，很可能被纂改了管理人員仍不知不覺(jué)。從本質(zhì)上來(lái)講，雖然電子文件有其自身的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，但是依然無(wú)法有效替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。為此，我們應(yīng)當(dāng)從大難材料的歸檔與保存等方面著手，建立健全管理機(jī)制，采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段來(lái)全面提升電子化檔案管理水平。針對(duì)該種現(xiàn)狀和問(wèn)題，筆者認(rèn)為在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)同時(shí)采用先進(jìn)的電子文件以及紙質(zhì)文件，即雙套齊下，確保電子文件資料與紙質(zhì)文件材料中的信息一一對(duì)應(yīng)。同時(shí)，采用該種方式，可以對(duì)電子檔案是否被篡改等問(wèn)題進(jìn)行比對(duì)核查，對(duì)于被修改的部分可以對(duì)照紙質(zhì)檔案材料恢復(fù)其原狀。

2.3 建立監(jiān)管機(jī)制，加大投入力度

完善和健全的制度化管理制度是現(xiàn)階段企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的保障，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)建立切實(shí)可行的監(jiān)管制度，通過(guò)制度的落實(shí)和執(zhí)行，來(lái)確保辦公室檔案管理工作實(shí)效性。在辦公室檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理制度以及機(jī)制體系的建設(shè)，全面促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作成果的實(shí)現(xiàn)。既要正確認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)對(duì)辦公室檔案管理工作產(chǎn)生的影響，又要積極利用其有效部分，促進(jìn)我們辦公室檔案管理工作。為此，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)不斷加大投入力度，不斷健全和完善信息化管理機(jī)制。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室檔案管理工作受信息化技術(shù)的影響較大，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想重視和技術(shù)創(chuàng)新，不斷健全和完善各種基礎(chǔ)設(shè)施，從而為我國(guó)辦公室檔案管理工作的全面開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊建春.如何提高電力職業(yè)學(xué)校辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（9）：81-83.

[2]喻之瓊.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：5.

[3]陳騫.新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2016：1.