探討事業單位檔案管理信息化建設的必要性

摘 要：當前信息技術快速發展，在此背景下，各行各業都開始廣泛應用信息技術，檔案管理作為事業單位日常管理的重要組成部分，其自身的信息化建設能夠有效提高檔案管理的有效性，確保事業單位能夠實現可持續發展。但當前檔案管理的信息化建設過程中，因為存在多方面因素的共同影響，導致事業單位檔案信息管理的信息化發展還存在各種阻礙，嚴重影響最終的管理效果。所以事業單位必須要對檔案管理信息化予以高度重視，深入分析當前信息化建設過程中所存在的各種問題，并合理采取相關措施，以促進事業單位檔案管理信息化發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

當前事業單位正在不斷通過轉型、重構等方式實現自身改革，促進自身的可持續發展。在此背景下，事業單位檔案管理工作已經逐漸成為保障事業單位開展決策的重要數據支持。尤其是在當前時代下，事業單位必須要加強自身的檔案管理信息化建設，才能夠更好的發揮自身作用，以促進事業單位的經濟發展，如此才能過幫助事業單位更為從容面對各方問題與挑戰。

1 事業單位檔案管理工作信息化發展的必要性

事業單位的檔案管理工作本身屬于較為復雜的系統化工程，本身存在機密性強和專業性強的特點。所以只有充分重視事業單位的檔案管理工作，具備檔案管理的專業技巧，對檔案管理模式積極創新，豐富自身的檔案管理措施與經驗，才能夠讓事業單位檔案管理工作的效果得到充分體現。近年來我國的信息技術水平顯著提升，人們在日常生活與工作方面對于信息的需求量在不斷上升，從而導致檔案管理工作的壓力越來越大。檔案管理信息化建設工作亟需得到有效落實，其不僅是因為檔案將事業單位的發展歷程完整的記錄下來，同時其還能夠為事業單位領導制定決策時提供有效的數據資料支持，提高決策的正確率，促進事業單位的穩定、健康、持續發展。此外建設檔案管理信息化還可以有效整合與共享檔案信息，深度優化檔案的管理工作。所以可見在促進事業單位發展方面，建設檔案管理信息化能夠起到極為重要的作用。

2 事業單位目前在建設檔案管理信息化方面存在的問題

2.1 管理標準不統一

現階段下，我國很大一部分行政事業單位依然是按照自己的習慣確定檔案管理標準，互相之間缺乏統一標準，如此導致各個部門及單位之間的數據無法共享；而且各事業單位使用的管理軟件各不相同，導致檔案管理人員檢索文獻時候無法對檔案信息進行深入管理；除此之外，部分事業單位尚沒有按照當前已有的電子檔案管理系統構建標準、科學的管理流程，所以導致電子檔案系統無法起到應有的作用。

2.2 檔案管理信息化的安全程度較低

相對于普通檔案，事業單位檔案資料更具特殊性，部分檔案內容甚至直接關系政府機密信息。所以開展事業單位信息化建設時候，必須要為信息資料的安全提供保障。因為當前部分檔案管理人員并沒有充分認識到保障檔案信息資料安全的重要性，所以很容易導致檔案資料信息的安全受到威脅。例如沒有對公開信息資料進行嚴格審核、涉密電腦上使用外網瀏覽器等行為，都可能會讓黑客從中獲得機密信息。

2.3 檔案管理信息化平臺的建設與更新速度較慢

當前大部分事業單位在檔案管理信息化系統方面已經投入大量的資金，但是其卻未能在檔案管理工作中充分認識到檔案管理的重要性，使得信息化平臺模塊設置體系無法獲得快速、有效的更新，未能及時錄入新的檔案信息，使得事業單位各部門在調用檔案信息的時候受到阻礙。

2.4 檔案管理相關人員的整體素質水平參差不齊

因為多重因素的共同影響，所以當前很多事業單位的檔案管理人員都是從其他部門臨時借調的，這就導致檔案管理人員中有很大一部分并且專業的技術能力。例如有的管理人員自身的計算機操作能力不足，對于計算機不夠了解，自身在專業技能與相關知識方面的儲備不足。由于當前事業單位的快速發展，其對于檔案方面的信息需求量正在不斷上升，層次不齊的檔案管理人員水平勢必會對為檔案文件的處理與應用產生影響。

3 促進事業單位檔案管理信息化工作開展的具體措施

3.1 構建規范、科學的檔案管理制度

要通過相關法律法規對事業單位的檔案管理工作進行有效約束，確保檔案工作的開展是在不違反相關法律法規的基礎上，。如此才能夠以法律法規來支持檔案信息化工作的開展和落實。與此同時，檔案管理部門需要基于自身的角度制定科學、合理且符合自身實際情況的檔案資料管理制度，以實現對檔案管理工作人員的有效約束。

3.2 構建完善的檔案管理保密制度

保密性是事業單位檔案管理特殊性之一，對此必須要做好預防工作，盡可能將風險扼殺在搖籃中，檔案管理人員避免出現僥幸心理。在利用和保管事業單位檔案方面，除了需要保障檔案信息的保密與安全之外，還需要有助于對各種信息資源的整理與利用。在保管事業單位涉密檔案資料時，若事業單位自身的經濟條件允許，可以為其獨立設置存儲區域，并且安裝必要的監控系統，以達到異地異質存儲保管檔案資料的目的。如存在極為其重要的高機密等級檔案材料，應當將其存儲于保險柜中。由于部分檔案資料屬于機密文件，所以要完善資料借閱的審批流程，檔案管理人員必須要嚴格落實相關借閱審批工作，完善的管理制度與良好的保密措施才能夠切實保證事業單位檔案資料的安全可靠。

3.3 做好檔案管理信息化平臺的推廣工作

構建檔案管理的信息化平臺，其主要目的是讓信息需求者可以從所構建的信息化平臺上直接獲得優質的服務，因此事業單位檔案管理工作過程中，務必要采取有效、合理的措施，加強宣傳與推廣信息建設平臺，以促進事業單位的檔案管理平臺影響力與知名度的提升，同時還需要積極引進與學習發達國家在檔案管理方面的經驗及技術，多重措施共同入手，使得事業單位對于檔案管理信息化平臺的利用效率得到有效提升，切實促進檔案管理信息化建設工作的有序開展。

3.4 定期安排檔案管理人員接受相關培訓

為了有效解決檔案管理人員整體素質水平層次不齊的問題，切實提升檔案管理人員的綜合素質水平。事業單位必須要始終堅持人才第一的發展意識，著重加強培養檔案管理人員的專業素養與綜合能力。首先需要培養工作人員的責任意識，強烈的責任意識能夠保障事業單位檔案管理工作在接受、整理、移交、存儲以及利用等環節的通暢；其次，需要針對檔案管理工作落實量化考核，通過將考核結果與職工薪酬相掛鉤，促進檔案管理人員積極提升自身的綜合素養水平；第三，在培訓的過程中，需要側重加強專業知識與技能方面的培訓工作，并且要定期安排檔案管理人員進行數字化與信息化方面的學習，有效促進事業單位檔案管理工作在信息化、數字化方向的發展，提升檔案資料的利用效率。

4 總結

建設事業單位檔案管理信息化，能夠促進事業單位檔案管理工作實現質的提升。事業單位檔案管理對信息技術的有效應用，使得檔案管理的針對性得到顯著提升，促進檔案管理的規范化發展，大大提高了檔案管理的安全程度。此外，構建數字化、信息化的檔案管理模式體系，大大提升了檔案管理的工作效率，而且還能夠有效支持事業單位各部門及其他單位對于檔案信息的利用效率，為事業單位未來的持續、穩定發展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]陳國芹.事業單位會計檔案管理規范化探討[J].陜西檔案，2018（12）.

[2]劉青松.事業單位檔案管理信息化要點研究[J].管理觀察，2018（12）.

作者簡介

呂穎君（1979-），漢，女，山東省聊城市，聊城市東昌府區衛生健康局，本科，助理館員。