探討新形勢下醫院人事檔案管理和信息化建設

金國花

摘 要：醫院人事檔案是醫院人才信息的重要載體，是人力資源管理與開發的重要依據[1]。新時期醫院人事檔案管理日益規范化，但管理過程中，面臨許多新的問題和要求。醫院需建立起與現代化醫療技術相適應、科學合理的醫院檔案管理體系。本文分析了新形勢下醫院檔案管理中存在的問題，對其中存在的問題以及發展進行了探討。

關鍵詞：醫院；人事檔案；管理；信息化

在我國，人事檔案在人事管理制度中是一項特色，是個人身份、學歷等方面的證據，同時也與個人工資待遇、組織等有著密切的關系，人事檔案具有法律效用，記載著人生軌跡[2]。隨著醫療衛生改革的加快推進，醫院必須重視人事檔案管理的重要性，及時解決當前存在的各種問題，有效的利用醫院的人事檔案，并強化醫院人事檔案的信息化建設，使醫院長期朝良好的狀態發展。

1 醫院人事檔案的重要性

1.1 人事檔案有利于工資制度改革提供保障

醫院人事檔案的管理是醫院人事工作的重要組成部分，每一次工資改革，人事檔案也會隨之有所改變，并以紙質的形式保存下來，作為了工資制度改革的保障，在人事檔案中詳細的記錄了員工的學歷、工齡等，是員工薪酬福利的證據。

1.2 人事檔案為職稱評定提供了可靠的依據

醫院進行人力資源管理的過程中，通過人事檔案可以詳細的了解醫院員工的技術能力、綜合素質，在個人晉升職稱的時候，根據人事檔案記載的學歷、專業以及現有職稱等內容的記錄來職稱評定，有效避免對員工基本信息了解不足情況，有效提高醫院人力資源管理工作效率[3]。

1.3 人事檔案有利于單位選拔人才提供有效信息

個人提拔任免的時候，醫院人事檔案管理部分，對個人檔案進行查詢與借閱。對提拔人員人事檔案進行全面分析，作為鑒別與培養人才的重要信息。通過人事檔案管理者可以側面的了解員工的素質，為管理者的決策提供了依據。

2 醫院人事檔案存在問題

在有關部門的支持下，醫院雖然展開了信息化的建設，在人事檔案信息化管理方面也取得了一定的效果，但是在實際中卻因為各種原因導致管理仍存在各種問題，不僅制約了人事檔案信息化管理的提升，甚至影響醫院的長遠發展。

2.1 負責檔案管理人員缺乏專業度

在我國只有各別的醫院有專業的人事檔案管理人員，大部分醫院均沒有專業的人事檔案管理人員，及時有，那么其專業度也比較差，缺乏科學系統的學習和專業的培訓，因此這些人缺乏檔案管理專業知識，能力也不足。

2.2 醫院人事檔案重視度不夠

伴隨著醫院業務以及人事制度的深化改革，許多醫院將醫療工作發展作為主要目標，從而對人事檔案管理工作越來越不夠重視。對人事檔案缺乏重視，那么就不會投入大量的資金，然而信息化建設需要網絡構建等，這些都需要由一定的資金投入，與醫院的業務比較，人事檔案管理并不是很重要，因此當醫院有信息化建設資金的預算時，往往首先考慮的是醫院的業務，從而忽略了人事檔案這方面，即使獲取資金，也只是杯水車薪，因此不能保障信息化建設的需求。

2.3 檔案管理信息化水平較低

目前三甲醫院檔案管理人員和設備配備不足，許多醫院操作形式還是用傳統的手工收集、整理、查閱。目前許多醫院沒有電子信息化檔案管理系統，使用紙質文書檔案，從而整體管理水平較低。

2.4 檔案材料不夠完善

按最新標準審核檔案時，發現許多檔案材料不足的，例如，出生日期涂改的，工齡計算有誤的，職稱考試資格報名表缺的等現象。

2.5 缺乏長遠的規劃

對于人事檔案信息化建設來說發展規劃是最為基礎的，一旦脫離了科學長遠的發展規劃，人事檔案信息化的管理就很難在醫院的實際情況中出發，在人力、調動資金等多方面不能與時俱進，達不到醫院的需求。

3 醫院人事檔案管理對策

3.1 提高人事檔案管理的思想意識

為了推進醫院管理的科學化進程，國家相關部分頒布了《檔案法》[4]，相關部門應加強《檔案法》，利用宣傳欄、網絡、會議等渠道，加強人事檔案宣傳力度。讓領導高度重視檔案管理的重要性，讓職工本人也重視檔案材料的填寫，提高歸檔意識。

3.2 提高人事檔案管理人員專業素質

提高檔案管理人員的綜合素質可以更好的管理人事檔案，所以一定要加強檔案管理人員的定期培養。不僅要定期對人事檔案管理人員進行有效的培訓，還要注重管理人員的實際操作能力，不僅要使其掌握扎實的理論知識，也要具備較強的動手能力。

3.3 推進人事檔案管理信息化

我國科技有了很大的提升與發展，在管理方面也要與時俱進，緊跟時代的潮流。目前網絡已經應用在各行各業，醫院應建立人事檔案管理數據庫，并對檔案信息化的管理進行不斷的完善，同時由專業的管理人員進行管理，保證人事檔案的有效性與完整性。

3.4 健全人事檔案管理制度

醫院可以根據檔案管理工作的實際需求，完善并補充現有的管理制度，同時強化管理人員的綜合素質，保證人事檔案的管理水平。

3.5 增加資金的投入

想要提高醫院人事檔案的信息化管理建設水平，可以從軟件、硬件這兩個方面入手。根據《全國檔案系統信息化建設實施綱要》中的相關要求，建立相應的專業機房，保證數字信息化檔案管理工作的有效性，引起先進的檔案管理系統、電腦等設備，為人事檔案管理提供最基礎的保障。保證人事檔案內容的全面性與動態性，隨時將工作人員的業務能力、素質等記錄下來，將各種信息整合在一起，保證人事檔案的有效性。

4 結束語

在醫院人事的改革中干部人事檔案發揮著重要的意義，且是不可被替代的，在醫院的發展過程中也發揮著重要的價值。基于此，人事檔案的管理有著重要的意義，充分發揮其資源優勢，更好地為黨的組織、醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得尤其重要。

參考文獻

[1]潘麗，馬趙青，胡艷.淺談醫院人事檔案管理存在的主要問題及對策[J].辦公室業務，2015.

[2]周宇飛.醫院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2019.

[3]張英.醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的作用與開發[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（3）：192.

[4]冉彥.醫院干部人事檔案管理問題與對策研究[J].醫學信息，2016，29（12）：23-24.