機關事業單位數字化檔案管理工作研究

閆慧

摘 要：當今我國社會經濟發展迅猛，機關事業單位在整個發展當中起到了極為重要的促進作用。機關事業單位屬于我國非營利性組織，在其發展當中相應的檔案資料管理非常重要，對事業單位員工及單位正常運營發展起到了極為重要的影響。當前信息技術發展迅猛，促使機關事業單位檔案管理向著數字化方向轉變，數字化檔案管理也隨之成為往后機關事業單位檔案工作的主要方向。為此，本文針對機關事業單位數字化檔案管理工作展開研究，進行簡要論述以供參考。

關鍵詞：機關事業單位；數字化；檔案管理

檔案材料管理工作的開展，在機關事業單位當中非常重要，是保障其正常運營發展的重要工作類型。因此必須高度重視機關事業單位檔案管理工作，這是為機關事業單位提供切實有效信息服務的重要保障。在當今時代發展背景下，數字化進程不斷加速，給多個行業領域造成巨大的影響和沖擊。在機關事業單位檔案管理工作方面也是如此，數字化的推進，促使檔案管理工作直接突破了以往人工檔案管理模式，促使機關事業單位檔案工作的數字化實現。因此，檔案管理數字化成為往后主要面臨的課題。

1 檔案及其數字化概述

檔案管理工作數字化的實現專門用于通過各種不同類型的信息收集設備實現檔案資源的轉換。 在執行檔案文件數字化的過程中，通常需要借助于相應的掃描裝置進行信息收集操作，從而分解文件信息的內容元素并直接將相應的光信號轉換成電信號內容，可借助收錄至計算機中來最終形成相應的圖像信息內容。檔案數字化處理的生成格式一般有兩種方法：一是掃描檔案原件以圖片形式存儲，或者以OCR字符識別的形式來實現文本文件轉換。二是通過微縮膠片影像的形式實現數字化轉變，或者直接進行拍攝的形式來達成等等。整個過程需要重視檔案掃描方式的經濟、便捷特性。檔案材料內容的數字化轉變，可真正實現有效的管理和存儲，并借助信息數據庫來達成最終檔案內容，這樣能夠更加快速的引用和索引。

2 機關事業單位數字化檔案管理優勢

1）控制管理成本，實現辦公自動化。在我國以往機關事業單位檔案收集、歸整、存儲和管理當中，通常都是采用粗放型管理模式，具體是在此基礎上增添相應的檔案管理人員，并持續更新相應的檔案管理設施，加大財政預算投入等，這樣才能切實解決機關事業單位檔案管理工作當中存在的主要問題，最終促使機關事業單位檔案管理成本的攀升。而數字化檔案管理可借助信息技術轉存電腦，形成機讀的檔案，有效節省保管費用及占地空間。并且在檔案查詢時也方便快捷，有效避免資源浪費與消耗。

2）實現資源共享，提升檔案利用率。數字化檔案管理工作的實現，主要是借助計算機錄入、掃描等多項技術來實現，在此基礎上有效歸整重要檔案信息內容，促使其盡快獲得有效運用。在機關事業單位運行發展當中，檔案材料信息的運用非常普遍，像常規的干部任用、提拔及調用等都需要獲取更為準確與詳細的檔案信息內容。檔案數字化管理工作的開展，能夠據此提供更為詳實即時的數據信息內容，為領導決策提供精準化的服務。并且，數字化檔案管理也最終將形成一個大數據平臺，通過平臺數據共享來提供便捷的信息查詢服務。這種服務形式打破空間與時間限制，使得數字化檔案成為一種無實體檔案類型。

3）提高人員素質，增強管理水平。數字化檔案管理主要依托于網絡技術和專業設備來實現，在對相關設備的維護和管理上，對配備人員的專業素質提出較高要求，這樣才能保障數字化檔案管理的穩步運行。另外，緊隨時代的不斷進步發展，信息技術水平持續攀升，數字化檔案管理所用軟件也將隨之更新與升級。因此，這就要求相關檔案管理人員應當同步更新自身業務知識內容，充分適應全新的工作常態。

3 機關事業單位數字化檔案管理問題

1）現代辦公設備配備不足。目前，大多數機關事業單位內數字檔案文件管理工作提供的硬件設備明顯不足，這使得檔案文件管理的工作不夠規范和標準，甚至一些機關事業單位內檔案管理由此產生了明顯的檔案文件累積。再加上有些機關事業單位內缺乏對應的防潮、防盜舉措，因此脫離了現代的檔案管理。主要是目前絕大多數機關事業單位檔案管理的方法和手段嚴重不足，因此影響到單位內檔案管理的完整性和安全性。最主要的是相應辦公設備的匱乏導致事業單位檔案資源利用率不足，不利于檔案資源有效利用。

2）檔案檢索效率偏低。目前，大多數機關事業單位內數字檔案文件管理的搜索部分仍處于人工搜索狀態，計算機搜索的形式并未完全推廣開來。因此，在一定程度上，它直接影響機關事業單位中檔案信息搜索的速度和準確性，增加文件用戶的工作量，同時增加文件訪問工作量。另外，手動搜索的方式方法存在明顯的局限性。因此極大的影響了機關事業單位檔案管理效率水平。如，某些人事信息通常因為各個機關單位信息保存的差異性，從而很容易給檔案人員帶來諸多麻煩和困擾。

3）檔案人員綜合素質水平偏低。機關事業單位數字化檔案管理實施，直接對檔案管理人員提出了更高的要求，具體要求其應當充分了解和掌握信息技術方面的專業技能知識，由此來有效運用數字化的檔案管理設備。然而，當前機關事業單位內人員工作模式還是適應網絡信息化的轉變，即便是部分機關事業單位本身具備最先進的數字檔案文件管理設備，但由于員工的個人技能，很難執行數字文件管理。為此，就要求機關事業單位內的檔案管理人員必須快速建立自己的數字信息知識內容系統，并積極提高其工作效率，由此才能符合機關事業單位檔案工作發展的要求。

4 機關事業單位數字化檔案管理對策

1）當代數字化檔案管理系統構建。目前網絡信息技術的發展不僅直接影響人們的日常工作和生活，而且直接為數字檔案文件管理提供了極大的便利，這將是未來檔案文件管理的主要趨勢。 因此機關事業單位內的數字檔案文件管理任務是一項綜合性管理任務，其內容更加廣泛。為此，機關事業單位需要建立高效，便利的數字化管理系統。 檔案文件管理人員可以單位本身的現實情況來創建一個現代化的數字檔案文件管理系統。在此基礎上，將加強文件系統存儲和CD備份的過程，嚴格管理文件信息存儲的安全性和質量，這樣才能極大的避免隱患問題的發生，從而給數字化檔案管理創設一個良好的發展環境，最終將由此推動機關事業單位工作的穩步進行。

2）大力提升數字化管理效率。具體需要從以下幾個方面來展開：（1）提升人員檔案管理能力，數字化檔案管理系統的搭建，要求必須充分發揮出其本身應用優勢，這樣才能切實提升機關事業單位數字化檔案管理的質量與效率水平。這就可借助光纖、磁盤的有效鏈接來提升數字化檔案管理系統本身性能，最終增加內部存儲量。（2）增強檔案管理可靠性，具體需要依照相關標準來實現，這就給數字化檔案管理系統的更新發展奠定堅實基礎。（3）提升檔案管理使用性能，數字化檔案管理需采用專業的技術手段強化系統維護，這對于維護系統性能具有顯著優勢。系統網絡本身具備開放性，可保障相關人員對檔案資源的查閱提取。

3）大力提升檔案人員素質水平。檔案管理人員主要工作就是管理和維護數字化檔案，是整個過程的執行與操作者，因此它們對文件管理任務質量的影響非常明顯。因此，為了提高檔案管理人員的素質，機構和組織需要采取各種方法。例如，持續提高他們的工作技能并定期評估他們對最新設備知識的學習和掌握水平，加強檔案管理員的最新設備學習，做好數字檔案管理培訓工作。此外，它還保護了自己工作的發展需求，以及促進檔案管理員不斷提高自身專業水平，最終實現數字檔案管理工作的持續發展。

參考文獻

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