在新形勢下醫院人事檔案管理措施

薛曉梅

摘 要：在醫院管理工作中人事檔案和其管理工作占據著極為重要的位置，其將人才信息提供給醫院各個崗位，是醫院的人才庫，大家都知道，當前企業的核心競爭即人才的競爭，而一個完善的人事檔案系統將在廣闊的人才市場中把醫院所需的人才篩選出來，確保醫院可以在激烈的競爭環境中占據優勢地位。現階段，全球社會經濟正逐漸將信息化的目標實現，醫院的人事檔案管理工作也應和時代的發展保持同步，構建完善的人事檔案信息化平臺，從人才上為醫院的發展提供支持。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

醫院檔案有利于促進醫院的良好發展，醫院檔案管理是醫院的基礎性管理工作，在醫療體制改革的深入推進下，不斷突顯出了醫院人事檔案的重要性，這也讓醫院對人事檔案管理工作引起了高度重視。為了實現醫院人事檔案管理水平的提高，既要把完善的人事檔案管理制度構建起來，同時還要竭盡全力將人事檔案管理人員的專業技能提高，從而促進醫院人事檔案管理質量和水平的全面提升，將更加優質的信息服務提供給醫院人事管理工作。

1 新形勢下醫院人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

將醫療、防疫和保健的技術水平提高，對醫療設備和診療環境予以改善，竭盡全力為患者提供優質、安全的醫療服務，這是醫院的工作重點[1]。當前大部分醫院管理人員對仍缺乏較強的檔案管理意識，檔案管理人員只注重完成普通工作任務，僅追求人事檔案資料不丟失、保存完整，沒有積極主動將人才管理信息庫的意識和觀念構建起來，科室或員工在歸檔各種工作業績、進修培訓、科研成果等特色材料商，態度并不積極，人事檔案中沒有將個人業務能力、工作表現等方面的動態信息體現出來，對檔案內容的完整性造成了嚴重影響，不能將醫院職工的現狀真實、全面反映出來。

1.2 人事檔案管理隊伍落后

基層醫院人事檔案管理人員的綜合業務水平和醫院人事檔案管理服務的水平息息相關，現階段基層醫院檔案管理人員的知識體層次以及學歷水平普遍較低，同時一些檔案管理人員并未接受過專業的培訓，而是醫院臨時調配或半路轉行的，沒有充分認識到人事檔案管理工作，同時缺少相應的理論認知。除此之外，諸多檔案管理人員滿足于現狀，繼續學習深造的進取心不足，同時其本身就缺乏專業知識，導致其個人業務能力不足，難以使醫院檔案科學管理的要求得到滿足[2]。

1.3 人事檔案管理制度缺乏健全性

我國很早之前便將人事檔案保管制度、管理規范等諸多相關規章制度頒布了出來，并嚴格規定了檔案管理的硬件設施和物理環境。但是大部分單位特別是公立醫院，因為缺少充足的管理人員以及場所擴建等原因，將人事檔案管理配置和標準降低，如人事檔案管理沒有單獨的保密場所，濕度和溫度不符合標準，從業人員并非專職管理或和上崗資質不相符，保護制度缺乏完善性或流于形式，人事檔案目錄、紙張和順序要求不達標或沒有嚴格遵循國家標準第一時間更新。

1.4 醫院人事檔案管理方式較為滯后

當前，雖然大部分醫院都使用了電腦對人事檔案資料進行管理，但只是掃描電腦對常見的信息資料進行保管，信息化管理檔案水平較低。部分人事檔案資料填寫缺乏規范性或太簡單，沒有甄別和鑒定收集起來的人事檔案材料，也沒有取舍資料的價值和真偽，而是把全部的資料都歸檔，進而會歸檔一些不應該歸檔的資料。造成人事檔案資料缺乏秩序性，資源來源不明，一些資料不完整，直接對人事檔案的系統性和權威性造成了影響。

2 新形勢下醫院人事檔案管理策略

2.1 加強檔案管理意識

良好的檔案意識可以保障人事檔案工作的順利開展，要增強醫院檔案工作的效果，職工和領導必須對檔案管理工作引起高度重視，所以應在重要議事日程中納進檔案管理工作，借助院內網、院報、會議等渠道對檔案法的相關法律法規進行宣傳，就檔案重要性展大力開宣傳，增強職工、中層干部、院領導的檔案意識，把人事檔案和自身利益的密切聯系充分認識到，為自己的職位晉升、提拔、調動和調資提供有效參考，將職工的歸檔意識增強，積極主動為檔案管理工作提供支持。把檔案管理者的主動服務意識形成，了解其工作職責使確保人事檔案信息的完整性、全面性和及時性，促進其工作緊迫感和責任感的增強，把其主觀能動性充分發揮出來，主動了解、收集、歸檔和鑒別檔案信息，使檔案管理工作的質量得到保證。

2.2 健全醫院人事檔案管理隊伍

在社會管理機制中檔案工作占據著極為重要的位置，積極開拓創新，將人事檔案管理質量和管理效率提高是醫院人事檔案管理工作發展的大勢所趨，也是醫院檔案管理人員工作業績獲得成效的有效渠道。醫院檔案管理工作者要將清晰的思想認識樹立起來，和時代發展保持同步，將自身的工作水平提高[3]。這就要求醫院人事檔案管理工作要和實際相結合，配備理論素養和工作能力較強的工作人員，要選擇某一固定時間開展培訓活動，將檔案工作人員的業務能力提高，讓其把現代人事檔案管理的技巧和規律掌握到，可以在檔案管理中運用新思路、新方法和新技術，全方位的動態化管理醫院人事檔案，借助計算機網絡歸檔和保存各種類型的檔案，實現檔案管理效率的最佳化。

2.3 構建完善的管理制度

醫院人事管理部門要立足于管理中的實際工作內容展開管理，以國家出臺的《醫院人事檔案管理法》等法規為基礎，將具有系統性、全面性、科學性的管理制度制定出來。統一管理醫院全部醫務人員的檔案，運用統一的標準展開規范的分類，把各種各樣的分類方式構建起來[4]。在管理過程中把多樣化的檢索方法建立起來，為醫院檔案展開規范化、標準化、科學化的管理提供方便，更要有利于利用和開發檔案信息資源。檔案管理者要在進行檔案管理的時候應嚴格遵循管理檔案條例和檔案法等。對法律法規中規定的精神有更加深刻的理解。根據制定的法律法規開展，把檔案管理意識不足的問題解決。同時還應在管理過程中把責任制度嚴格落到實處，就管理中出現的問題第一時間追究管理人員的責任，采用獎懲制度，使管理人員管理檔案的透明性和公平性得到保證。

2.4 推進醫院人事檔案管理的信息化進程

醫院人事檔案信息化管理的重要內容是借助信息網絡技術和計算機存儲、檢索、加工、傳輸醫院人事工作中產生的各種信息，第一時間高效服務人事工作。將醫院人事檔案管理信息系統構建起來，借助計算機檢索、比較、查詢、排序、選優、統計、分析、輸出輸入的人事檔案信息，第一時間準確分析人員的人才結構和素質狀況等，提供各種數據，有效展開人才預測，確保相關政策的制定有據可循。這既可以讓因為檔案材料之后導致時效性失真的問題得到有效克服，同時也將收集、整理和歸檔檔案材料等諸多手工環節顯著減少，避免錯誤的發生，確保檔案信息更加完整和準確。

3 結語

醫院檔案是醫院不可或缺的信息資源，必須引起高度重視，其有利于順利開展醫院檔案管理工作和選拔人才。將醫院人事檔案管理工作質量全面提升，應從制度的規范、促進管理人員素質的提升、充分認識人事檔案管理工作方面入手，不斷努力，同時還應和時代發展保持同步，善于借助現代化技術手段，實現醫院人事檔案管理信息化水平的全面提升。

參考文獻

[1]辛金華.基于新形勢下醫院人事檔案管理工作的應對措施研究[J].辦公室業務，2017（1）：131-131.

[2]陳曉悅.淺析醫院人事檔案管理的優化措施[J].卷宗，2017（12）.

[3]張月秋.信息化時代醫院人事檔案管理探討[J].中國衛生產業，2018，15（13）.

[4]陳文烽.淺析醫院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].人力資源管理，2018（3）：200-201.