OA系統與醫院檔案管理的鏈接研究

湯家惠

摘 要：本文對醫院檔案管理運用OA系統的現狀進行分析，總結當下醫院檔案管理工作問題，研究基于OA系統進行醫院檔案管理的方式方法，探討推動醫院檔案管理科學化的方法，達到提高醫院檔案管理質量目標。

關鍵詞：醫院；檔案管理；OA系統；科學化

檔案是開展各項活動的重要信息載體，提高醫院檔案資源的利用效率，有助于幫助醫院各項工作的順利開展，應當構建有效的檔案管理體系。當前應當構建一個專業化的醫院檔案傳輸系統，切實基于現有的OA系統提升檔案管理工作水平，從而實現檔案管理的一體化與科學化目標。

1 OA系統與檔案管理系統鏈接方式

1）標準接口鏈接方式。目前很多醫院的OA系統與檔案管理系統鏈接都采用的是標準接口的鏈接方式，強調檔案系統的數據庫接口采用JDBC完成系統的互聯工作。具體使用接口程序提取OA系統的數據，然后建立模塊化的檔案系統，實現數據庫中的字段與OA系統數據的對應，更好達到數據信息的接取與鏈接目標。文件數據的具體鏈接過程中使用FTP服務器進行各種數據的鏈接，在數據庫目錄中實現數據關聯，并且在預設的存儲路徑中實現電子文件的一一對應，解決電子文件傳輸過程中的問題。

2）通過Excel數據交換。不同的OA系統軟件有一定的差異性，實現OA系統軟件與檔案數據庫的有效銜接，還要找出OA系統與數據庫管理系統差異。在消除差異因素影響時可以采用Excel數據交換的方法。這一過程可以利用OA系統中數據庫的數據導出到Excel，再利用檔案管理系統實現關鍵字段的配置，當兩者成功匹配后，達到數據信息的有效規集整理目標。這種方式操作較為簡單，但是轉換工作量較大，相應增加操作的成本，還需要在完善OA系統與檔案管理系統鏈接機制下提高文件轉換效率。

2 OA系統用于醫院檔案管理的問題

1）技術人員素養不足。OA系統環境開展檔案管理工作，需要醫務人員有較強的檔案管理素養，能夠運用OA系統進行檔案資源的精準處置。雖然當前醫院在不斷的強化檔案管理的硬件技術措施，但是有效醫務人員還缺乏專業化的檔案管理知識，檔案管理過程中存在一定的局限性，醫務人員與檔案管理人員的銜接不足，沒能基于OA系統有效的上傳和個性化的使用檔案資源。醫院對醫務人員使用OA系統的培訓不足，沒能在OA系統的培訓時滲透檔案管理方面的內容，因此影響了醫務檔案管理使用效率，不利于提高檔案管理的整體質量，使用公辦系統的檔案管理價值未能有效發揮，還需要加強專業技術人員培訓，促進檔案管理人員掌握新工作方法。

2）對OA系統的認知不足。OA系統是醫院日常管理的重要組成部分，將檔案管理功能融入OA系統管理平臺，可以方便用戶對過往檔案資源的使用，促進檔案管理工作效率的顯著提高。當前多數醫院的檔案管理系統與OA系統未能有效銜接，部分醫院僅用OA系統發送通知，沒能充分的發揮該系統的文件傳輸價值，不能運用OA系統進行各種數據與電子文件的收集工作。數據信息在OA系統傳輸的質量較低，一些個性化的功能未能有效使用，因此影響了各類檔案收集與歸納有效笥，導致OA系統的應用受阻。應當基于檔案管理工作需要進一步豐富OA系統的個性化功能。

3）缺乏健全的管理平臺。制約檔案管理系統與OA系統銜接的主要原因是當前還缺乏一個科學化的管理平臺，OA系統的中的文件沒能通過互聯網進行有效傳遞，一些有關檔案文件的審批、發布、閱辦機制還不健全，檔案管理功能未能及時實現，檔案管理平臺建設投入力度較小，網絡系統平臺的穩定性不足，導致檔案管理系統的健全性不足。很多重要的文件未能在OA系統進行有效傳輸，一些大型文件在傳輸過程中面臨的數據丟失的隱患，有效簽批數據無法及時傳遞，因此影響了檔案管理的科學性，容易造成檔案丟失、受損或者其它問題，嚴重的影響檔案管理的安全性。

3 OA系統與醫院檔案管理鏈接方法

1）加強OA系統的建設。實現OA系統與檔案管理系統的有效鏈接，應當基于電子檔案的運行需要出臺科學的電子檔案管理措施，強化推動醫院OA系統檔案收集信息化。主動開展OA系統的培訓工作，促進醫務人員重視OA系統的應用，基于OA系統開展電子文檔的歸檔業務，發揮OA系統在檔案管理中的優勢作用。首先，利用開發成本較低的計算機語言對網絡檔案進行歸集處理，可以基于PHP網絡語言開發嵌入式的HTML語言，滿足醫務人員在簡單易學的計算機操作平臺下進行文檔的有效歸檔存儲。其次，進一步保證OA系統中文檔數據傳輸的安全性，通過各種安全權限、口令系統與身份驗證進行檔案數據傳輸，把用戶有效的連接到檔案服務器當中，轉變以往的傳輸加密模式，有效的保證傳輸文檔數據的安全屬性。第三，保證OA系統環境下檔案管理鏈接的實用性，收集反饋醫療、行政、后勤部門檔案管理需要，例如，針對醫療檔案涉及到的醫務、護理、保險等部門需要，在公辦系統環境下建立檔案傳輸機制，以便于各種數據的有效查詢傳輸，形成一個完善的檔案系統。

2）提高使用水平人員水平。檔案管理部門應當設置專人開展OA系統的開發與維護工作，由專業技術人才進行系統管理，保證OA系統維護的有效性，解決OA系統維護中的現實問題。首先，應當根據醫院OA系統與檔案管理部門鏈接的需要進行相關理論知識的培訓工作，實現醫院檔案管理與辦公自動化運行相吻合，進而提高檔案信息化運轉的能力，保證醫院文檔數據信息的有效存儲，進一步幫助醫務工作人員熟悉相關軟件的使用方法。其次，減少醫務人員在使用公辦系統時受到的各種限制，保證用戶操作界面良好，能夠滿足醫務人員以直觀化的方式進行檔案傳輸的需要。例如，普及C/S技術結構方式，方便用戶進行個性化檔案打印、查詢、共享需要。第三，優化系統功能，在了解用戶需要的基礎上建立數據庫，實現醫療數據的有效關聯，滿足用戶通過瀏覽器進行遠程訪問需要，符合醫務人員遠程查詢檔案的現實需要，在WEB服務器模式下允許用戶提交訪問信息，并且以Excel或其它格式進行信息共享。

3）加強網絡平臺建設工作。促進OA系統與醫院檔案管理的有效鏈接，還要發揮智能化平臺的基礎作用，注重打造優質的網絡化智能信息交互平臺，真正實現醫院檔案的無縫鏈接。首先，保證基于OA系統進行電子檔案傳輸的高效性、安全性和穩定性，提供OA系統信息提交、存儲、檢索工作方面的重要價值，著務建立有效的溝通協作機制，進一步完善OA系統的應用機制。其次，還要加強系統模塊設計工作，有效避免數據信息的泄露問題，在分模塊管理的基礎上提高OA系統與檔案鏈接的有效性。例如，可以開發醫療檔案、文書檔案、基建檔案、設備檔案與財會檔案等專門板塊。第三，構建整體系統下的查詢、錄入與借閱管理體系，進一上提升模糊查詢與精確查詢的質量，還要為用戶提升自主檔案錄入界面，確保醫務工作者的信息被儲存起來。管理員應當針對用戶提交的數據進行核對，把臨時數據轉化為永久數據，同時對系統數據進行審核，科學化的剔除垃圾數據，在系統的試運行過程中提高該系統的實用性和實效性，從而展示系統的良好工作性能，滿足系統管理的需要。

4 結論

將OA系統與檔案管理系統結合，需要從醫院檔案管理的現實需要出發，進下體現醫院檔案管理的服務價值，注重醫院內部檔案信息的有效共享，著力為用戶提供便捷、高效和高質量的檔案服務體系。醫院應當創新檔案管理方式，在兩者銜接的過程中體現出實效性、互動性、精準性的特征，進下實現檔案管理的標準化改進與有效創新。

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