醫院辦公室檔案管理工作的優化對策分析

查鵬

摘 要：現階段，新一輪的醫療體制改革正在不斷推進，醫院日常管理方面的優化改革也已經逐漸得到了人們的關注。檔案管理是醫院辦公室業務中非常有代表性的一部分工作，對其進行優化改革能夠幫助醫院保存下這部分寶貴的歷史信息資料，并有針對性的開展其優化利用。值得注意的是當前個別醫院仍沒有認識到辦公室檔案管理工作的重要性，因此各項管理策略、制度的推進落實情況也一直處于相對松散的狀態，所以需對其進行優化改革。

關鍵詞：醫院；辦公室；檔案管理；問題；優化策略

醫院必須要加強自身管理，才可以促進現代醫療事業的發展，進而幫助更多的患者解除病痛。而優化檔案管理則是醫院強化自身管理的起點，檔案是記錄醫院真實發展歷程中經歷的客觀事實的資料，對其中的內容進行分析、匯總、整理也能夠避免在今后的發展中出現同樣的錯誤，進而為病患制定出更具針對性的治療方案。“醫改”背景下，這方面的改革對于實現醫院的轉型發展、提升其綜合實力能夠產生積極地推動作用，對此需擺正認識。

1 現階段醫院檔案管理工作中存在的問題

首先是工作人員檔案管理意識薄弱，管理水平較低的問題。因為院領導對這部分工作的忽視，所以醫院檔案管理人員同樣沒有對檔案管理工作的重要性建立起清晰、準確的認識。大多數情況下，他們只是在被動的完成上級領導安排的各項工作任務，所以并沒有對檔案管理投入應有的積極性。因此醫院內的檔案資料也沒有得到合理、有序的開發利用，由此而造成的資源浪費需要在今后的工作中制定相應的措施加以解決。結合實際工作現狀分析，眼下很多醫院都沒有在檔案管理工作中做到“專人專用”，說到底還是因為認識不充分。因為認識不充分，所以便在招聘環節放低了檔案管理人員的準入門檻，以至于很多工作人員都沒有經過系統的培訓便被安排到了相關工作崗位之上。[1]

其次是檔案利用率不高的問題。單從檔案管理的角度著手分析，紙質檔案非常容易損毀，而且保存管理中需要占用大量的空間、整理修復困難，以上因素在很大程度上影響到了檔案資料的利用效率。但如果采用數字化管理，必須要購入相應的設備并招聘專門的技術維護人員，對絕大部分醫院來說，相關設備的資金投入都是難以承受的。所以選擇什么樣的檔案管理儲存形式便成為了讓無數院領導頭痛的問題。而大方向把握不準確，檔案資料的利用率必將會受到影響。

最后是辦公室檔案管理制度尚不完善的問題。現如今，部分醫院仍未對檔案資料的立卷歸放、存放以及開發利用等工作建立起系統、完善的管理制度，這便使現有的辦公室檔案管理體系出現了漏洞。雖說個別醫院在這一環節的實踐改革中已走在了其他醫院前面，即管理制度已相對完善。但因為缺乏必要的監督、約束措施，因此各項工作仍未得到切實有效的落實。近些年，國內醫療事業已經進入了穩步發展的新階段，因此醫院檔案的種類與數量均在不斷上升，但由于管理制度不完善造成的科研、原始醫療數據丟失的問題也在頻頻發生，已經在很大程度上制約了國內醫療事業的發展腳步。再者，因為管理機制不完善，所以很多時候即便出現問題基層工作人員也經常會相互推諉責任，今后工作中需對其給予足夠的重視。要營造出健康、積極、正面的檔案管理氛圍，才可以順利促進其優化改革。

2 醫院辦公室檔案管理工作的優化對策

2.1 更新檔案管理意識，提高檔案管理人員的業務水準

實際工作中，首先應轉變醫院辦公室檔案管理人員對這部分工作的認識，之后再更新其檔案管理意識，才可以為后續各項改革措施的推進落實打好基礎。院方可以嘗試從思想道德素質以及業務水平這兩個方面著手展開優化實踐，進而構建起富有時代特色的檔案管理團隊。第一步要提高檔案管理人員對這部分工作的重視程度，之后才可以進一步培養其工作積極性。其次要著重強化檔案管理人員的安全意識。例如在天氣干燥的前提下要做好防火措施，而在梅雨季節到來時則應當做好防潮措施，在醫院非工作時間還需要加強巡邏，以做好檔案資料的防盜工作。當然上述措施主要是圍繞著紙質檔案展開的。如果醫院采用的是數字化檔案管理系統，就需要從設備運行以及網絡安全防護這兩個方面著手進行安全防護改革，尤其要重視黑客以及木馬病毒的防范管理，從而提升醫院辦公室檔案管理的安全性。[2]此外，檔案管理人員還應當按流程完成檔案的取用、歸檔工作，避免資料的人為流失。

面對全新的工作形勢，醫院要做好檔案管理人員的人才培養工作，應當定期組織相關主題的培訓活動，提高檔案管理人員的業務水準。醫院辦公室檔案管理工作中涉及到的檔案種類非常繁雜，因此相關的人才培訓培養活動也應當從不同的崗位性質、職責入手。要通過培訓活動教給其專業的管理技巧，幫助其提高工作效率。為保證培訓效果，這方面的培訓應當在目標清晰、內容明確的條件下展開。

2.2 全方位開發利用辦公室檔案資料

全方位開發利用辦公室檔案資料可以解決檔案資料利用效率低的問題，進而使其在醫院日常管理中發揮出應有的作用并推動科研及醫療事業的發展。具體來說，檔案管理人員在完成檔案整理、歸檔的基礎上還需要進一步挖掘其中的信息價值，并根據檔案內容編制快速檢索系統。此外，還需要針對開發利用過后的檔案資料做好信息反饋工作，以判斷哪些檔案是有效的并可以為醫院醫療及科研工作提供相應的支持作用。[3]之后便可以以此為參考進行檔案資料的匯總整理，從而全面提升檔案的利用效率。以上述工作為基礎，在條件允許的情況下需要加強與同類型醫院的溝通交流，并開展相應的資源共享實踐，這將為醫院辦公室檔案管理工作的優化改革帶來一系列新思路。

2.3 構建完善的檔案管理制度

科學嚴謹的檔案管理制度是對其進行優化改革的關鍵。實際工作中，我們需要根據醫院檔案管理工作的實際需求構建起完善的檔案管理制度。其中主要包括檔案搜集整理、歸檔以及借閱制度，如此才能夠實現醫院檔案資料的集中管理。為保證制度可以得到切實有效的落實，應將其與院內醫護人員的績效考核聯系在一起，以達到“明確責任，加強管理”的效果。再者，在完善的管理制度的約束下，我們也可以及時發現各項工作推進落實中暴露出的問題，之后以解決問題為起點推進其優化改革可以為檔案管理工作創造出新局面。

3 總結

檔案管理是醫院日常運營管理中非常具有代表性的一部分工作，尤其在新醫改逐步深入的背景下，我們更需要正確認識這部分工作的重要性并解決好其中存在的問題的基礎上推進其優化改革。以上筆者以實際工作經驗為切入點對此類問題進行了分析探究，希望對進一步推進相關工作的優化落實有所啟示。

參考文獻

[1]劉棟艷.試論基層醫院辦公室檔案管理[J].辦公室業務，2019（08）：141.

[2]林薇.提升醫院辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2019（03）：128.

[3]黨志蔚.醫院辦公室檔案管理工作的優化方法分析與討論[J].辦公室業務，2017（19）：120.