計劃生育檔案管理創新研究及檔案管理數字化問題分析

黃麗麗

摘 要：計劃生育檔案管理在信息化技術不斷發展過程中，需要創新檔案管理原有的模式。積極實現計劃生育檔案管理的信息化和數字化程度是時代發展的必然趨勢。目前我國計劃生育檔案管理在信息化和數字化建設方面存在不少的問題，以下是筆者針對計劃生育檔案管理創新性和數字化建設的有關研究，內容如下。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；創新；數字化分析

國家和民族的進步發展離不開創新，具備創新精神的國家才能領先世界先進水平。信息化建設不斷發展的背景下，我國計劃生育檔案管理需要創新原有的管理模式，努力提高檔案管理數字化程度，更好適應社會主義市場經濟發展的需求。加強計劃生育檔案管理數字化的研究可為我國計劃生育工作提供強有力的支持。

1 計劃生育檔案管理中存在的問題

1.1 數字化管理方面存在的問題

目前我國計劃生育檔案管理普遍采取人工的方式。計算機技術和網絡技術的應用水平不高。紙質性的檔案資料影響了計劃生育檔案管理的數字化程度。計劃生育檔案管理模式始終以人工管理為中心，信息載體沒有發生根本性的改變。

1.2 網絡化建設方面存在的問題

我國計劃生育檔案管理在網絡化建設中存在不少的問題。主要表現在以下幾點。第一，計劃生育檔案管理機構的統一性缺失。在職工作人員沒有經過專業性的培訓，檔案管理有關知識缺失，并且檔案工作人員收集檔案資料的意識普遍不高。不部分的工作人員缺少對檔案管理工作的有效認識，常規性的業務處理不熟練。如檔案整理、歸檔、裝訂等。第二，計劃生育檔案管理的標準化程度不高。計劃生育檔案管理標準化程度不高的表現為，檔案管理工作部門之間的聯系性不強，各自為政不利于檔案信息之間的共享，阻礙了檔案管理的工作效率[1]。還有就是我國計劃生育檔案管理中專職性的人員不足，管理工作之間的聯系性不強，工作前后脫節和失誤的現象經常發生。此外在檔案管理職責上也存在模糊不清的問題，如檔案數量、類型等。第三，檔案管理數據庫有待更新。計劃生育檔案管理數字化和網絡化建設離不開數據庫。目前我國計劃生育檔案管理的數據庫存在嚴重的落后性。在檔案檢索、歸檔等問題上，不能有效利用數據庫。盡管計生檔案部門建立起了有關的檔案數據庫，但是不具備獨立開發檔案管理軟件的能力，在人事檔案管理上存在嚴重的落后性。

2 創新計劃生育檔案管理的有效措施

2.1 加強對創新計劃生育檔案管理的認識

創新計劃生育檔案管理模式需要工作人員加強對檔案管理的進一步理解。要全面認識計劃生育檔案管理的有效性，加大檔案管理的力度。并強化對計劃生育檔案共享性管理的認識。在全面認識計劃生育檔案管理創新重要性的基礎上，落實有關措施。

2.2 提高檔案管理規范化水平

提高檔案管理規范化水平是創新計劃生育檔案管理的有效措施。檔案管理規范化水平的提升離不開完善的信息管理系統，信息管理系統的構建可提升計劃生育檔案管理的權威性。此外，新技術和新設備的使用對提升計劃生育檔案管理規范性有重要的影響。檔案管理人員需要定期檢修和保養檔案管理設備，優化資源配置，提高計劃生育檔案管理的工作效率。先進的技術設備可以為計劃生育檔案管理的規范性提供保障[2]。

2.3 提高檔案管理人員素養

計劃生育檔案管理模式的創新離不開高素質的人才支撐。加強對計劃生育檔案管理人員的技能培訓，積極創新檔案管理人員的工作方法，將檔案管理人員工作水平和處理問題的應對能力提升。計劃生育檔案管理部門可以每個月定期舉辦一次培訓會，針對檔案管理人員工作中存在的問題進行分析，制定解決方案。此外，除了提升檔案管理工作人員的自身素養外，還需要優化計劃生育檔案管理的設備，提升檔案管理的硬件水平。計劃生育檔案管理要盡可能的應用計算機技術網絡技術，先進技術的應用對檔案管理工作效率的提升有直接性的影響。最后還要更新計劃生育檔案管理的軟件設備，應用最新版本的資料檢索系統和信息存儲工具。

3 計劃生育檔案管理數字化分析

3.1 虛擬化的檔案管理資源

虛擬化是計劃生育檔案管理數字化中的一部分。提高計劃生育檔案管理的虛擬化程度便于集中管理服務器資源，這對服務器管理效率的提升，以及長期性保存計劃生育檔案資料有重要的意義。虛擬化的計劃生育檔案管理可減少相應的存儲和管理成本[3]。在虛擬化資源模式下，計劃生育檔案資源可以建立起與公共信息平臺之間的聯系，有助于提高檔案資料的共享性，更好的促進檔案管理工作的展開。計劃生育檔案資源共享性的實現是檔案管理工作中重大的革新。計劃生育檔案管理中應用計算機技術可提升檔案管理工作的價值，有效利用檔案軟件和數據庫管理程序，可促使傳統文本形式的檔案管理模式向著數字化檔案管理模式轉變，這對豐富計劃生育檔案管理功能有重要意義。此外，計劃生育檔案管理中應用智能檢索技術，可提高資料信息檢索的效率。加密技術的應用可保障檔案資料的安全性，滿足計劃生育檔案管理保密性要求。還有就是數據歸檔技術的應用可減輕檔案管理人員的工作量，有效節約檔案管理人力資源成本。

3.2 檔案中的情報管理

計劃生育檔案情報管理可提高數字化程度。計劃生育檔案管理涉及的信息資料較多，加強情報管理可構建針對性的數據樹，數據樹中可容納多種信息數據資料，對提高檔案管理信息化和數字化水平有重要的作用。為了統一處理計算機內部的各種信息數據資料，可應用二進制代碼。此外，計劃生育檔案情報管理的安全性、通用性、標準性以及可視性可以在數碼技術的有效應用下提高。利用計算機網絡咨詢以及上面的實時性瀏覽等功能結合計劃生育檔案情報管理的模式便于及時更新計劃生育檔案的有關信息。在信息技術和互聯網技術的應用下，可提高計劃生育檔案信息的共享性。并且以上兩種技術在聯合應用的過程中，還可以實現計劃生育檔案管理的技術集成性，提高檔案資料管理的有效性，擴大檔案資料信息存儲空間。參與計劃生育檔案管理的有關人員要具備良好的職業道德，并保持清醒的頭腦。秉持客觀性和嚴謹性的工作態度參與情報管理。在此基礎上可提高計劃生育檔案管理的有效性，避免失誤問題的出現。如出現檔案分類錯誤。檔案資料信息錯誤等[4]。

4 結語

綜上所述，創新計劃生育檔案管理的有效措施是提高檔案管理的網絡化和數字化程度。網絡化和數字化的計劃生育檔案管理對檔案管理工作的順利展開有重要的作用。我國計劃生育檔案管理中存在不少的問題，如管理機構的統一性缺失、標準化程度不高、數據庫滯后等問題。要想解決以上問題就需要加快檔案管理的信息化程度，制定規范化的檔案管理流程，加強對檔案管理工作人員的技能培訓，積極完善和更新計劃生育檔案管理的硬軟件，為數字化計劃生育檔案管理模式的實現奠定基礎。

參考文獻

[1]姜克峰.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].卷宗，2018，（24）：92.

[2]許雪梅.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].辦公室業務，2018，（12）：138.

[3]李治江.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].數字化用戶，2018，24（1）：157.

[4]鄔宇.計劃生育檔案管理數字化問題及對策[J].科教導刊-電子版（上旬），2018，（6）：218.