淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化（2）

畢洪軍

摘 要：近年來，隨著我國社會經(jīng)濟體系不斷健全，社會主義建設逐漸加快，部分企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，其內(nèi)部的管理也有了更高的要求。在新形勢下對于企業(yè)的檔案管理來講，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)顯得有些落后，不能跟上時代的步伐，所以，必須加強對檔案管理工作的革新，以實現(xiàn)規(guī)范化管理。因此，本文對新形勢下我國檔案管理工作存在的問題進行分析，并提出相應的規(guī)范措施。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

企業(yè)的檔案管理工作比較復雜，除了各種的檔案資料進行管理，還有檔案管理制度的建立等，對于發(fā)展悠久的企業(yè)來講，歷經(jīng)數(shù)年的檔案資料有著大量儲存，如何對大量的檔案進行科學合理的管理是企業(yè)需要解決的重要問題。尤其是在新形勢下，良好的檔案管理工作能夠為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎，因此，本文對新形勢下我國檔案管理工作為出發(fā)點，對其存在的問題以及改善措施進行分析。

1 新形勢下我國檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理重視程度不足

檔案的管理工作由于涉及的內(nèi)容較多，做起來比較復雜，需要管理人員具備良好的耐心和嚴謹?shù)膽B(tài)度。實際的檔案管理當中，檔案缺失是常見的問題，在大多數(shù)企業(yè)都發(fā)生過這種情況。導致這種情況發(fā)生的根本原因就是檔案的管理人員對檔案管理工作沒有足夠重視，缺乏一定的積極性，致使檔案整理不及時，出現(xiàn)混亂。而檔案本身復雜瑣碎，同時由于相隔時間較長，最終導致檔案不能夠形成統(tǒng)一，造成缺失的情況出現(xiàn)。

1.2 檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，我國大部分企業(yè)都開始逐漸完善企業(yè)內(nèi)部的管理制度，但絕大部分卻忽略了對檔案管理這一管理體系的建立，使企業(yè)檔案管理人員對工作各方面操作不夠規(guī)范。少部分企業(yè)制定了相關檔案管理方面的規(guī)章制度，但并不全面，只是被記錄于辦公室的管理制度條例當中。只有極少部分企業(yè)有獨立的檔案管理制度，可是由于社會發(fā)展較快，很多內(nèi)容都已滯后，不符合當前的發(fā)展形式。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

很多人的思想還停留在傳統(tǒng)時期，將檔案管理還理解為一件簡單易做的工作，認為只是進行簡單的整理和匯總，不需要專業(yè)的知識和技巧。這種錯誤的思想在很大程度上導致了企業(yè)管理人員選擇了錯誤人員進行檔案管理工作，使檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，缺少專業(yè)知識和技巧，只知道對檔案進行歸類和整理，對信息化技術一概不知，很大程度上影響了檔案管理工作的順利進行。

1.4 檔案管理模式落后

隨著信息化進程的不斷加快，很多行業(yè)都已將信息化技術融入到了實際的生活和工作當中。 國外一些先進企業(yè)已經(jīng)將信息技術應用到企業(yè)檔案管理工作當中，實現(xiàn)了信息化管理。但目前，我國能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的企業(yè)較少，大部分檔案管理方法都相較落后，且信息化程度較低，從實際上看根本無法滿足時代的要求，主要的滯后體現(xiàn)在兩點上：1）檔案管理方法。部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的手工登記，很大程度上影響了檔案工作的質(zhì)量和效率。2）檔案管理未應用信息化技術。沒有根據(jù)社會發(fā)展充分利用信息化技術，使檔案管理工作存在很多隱患，如檔案缺失或損壞等情況。

2 新形勢下我國檔案管理工作的規(guī)范措施

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案的管理情況與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著直接的聯(lián)系，只有提高檔案管理人員的綜合能力，才能確保檔案管理的規(guī)范化，避免出現(xiàn)檔案缺失的情況出現(xiàn)。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)顯得尤為重要，主要可通過兩點對其素質(zhì)進行提高：1）企業(yè)對檔案管理人員制定嚴格的管理機制，同時對其管理工作進行監(jiān)督，使檔案管理人員能夠感到一定程度的約束性，避免出現(xiàn)消極怠工而導致的檔案錯誤。2）企業(yè)應該加強對檔案管理人員的培訓，提升其專業(yè)素養(yǎng)和知識技巧，改變檔案管理人員對這份工作的認知，使其認識到檔案管理的重要性。同時，還能使檔案管理人員學會創(chuàng)新，找出適合自身的管理方法，提升工作效率。

2.2 完善檔案管理制度

隨著社會不斷進步，很多企業(yè)已經(jīng)逐漸意識到檔案管理的重要作用，只有保證檔案管理制度的健全和完善，才能促進檔案管理工作的規(guī)范性。因此，建立健全的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利進行的重要因素之一。在制定檔案管理制度需要注意兩點：1）從企業(yè)實際出發(fā)，結(jié)合檔案管理的情況，保證檔案管理制度制定后的可操作性。2）在檔案管理制定的過程中，要確保制度全面，不僅包括對工作人員的要求和分配，還要對管理人員進行要求，做好監(jiān)督工作，并制定相應的獎罰措施。

2.3 推動檔案管理模式信息化發(fā)展

為了順應時代的發(fā)展需要，保證檔案管理工作更加順利有效的進行，信息化技術在檔案管理方面的應用必須得到重視，提高檔案管理人員的信息化水平，提高檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案工作當中，都是以人工記錄為主，不僅很大程度上的降低了工作效率，還降低了因為自身紙質(zhì)檔案的原因?qū)е氯菀壮霈F(xiàn)丟失或損壞等情況發(fā)生。信息技術在檔案管理工作中的應用可以很好的避免這種情況的出現(xiàn)，并且能夠提升工作效率。但這就要求檔案管理人員要具備一定的信息技術水平，懂得操作信息化管理的軟件，在保證檔案管理全面性的同時，又提高了檔案管理的效率。

2.4 加強專業(yè)人才的培養(yǎng)

隨著企業(yè)的不斷擴大發(fā)展，檔案管理工作難度逐漸加大，對檔案管理人員的要求也越來越高。加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)是現(xiàn)階段企業(yè)規(guī)范檔案管理工作的手段之一。對于檔案管理人員來講，檔案管理不再是單純的整理和匯總，除了需要擁有豐富的專業(yè)知識以外，還要具備一定的實踐能力。為此，企業(yè)應該大力組織檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，使其充分的學習和了解檔案管理相關的專業(yè)知識，提高自身的綜合素養(yǎng)。另外企業(yè)還應該適當?shù)呐e行檔案工作人員的競賽，設置一定的獎勵，在檢測工作人員實際操作能力的同時，還能使其之間互相促進，提高檔案管理的工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文對新形勢下我國檔案管理工作存在的問題以及規(guī)范措施進行詳細分析，通過對提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、完善檔案管理制度以及推動檔案管理模式信息化發(fā)展的論述和研究，對我國企業(yè)檔案管理工作的進行有著重要幫助。

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