淺議如何做好審計檔案管理工作

李偉

在檔案管理工作中，審計檔案管理工作是其中重要的一環，關系到檔案管理工作的準確性和效率性。審計檔案實質上就是按照相關部門的規定能夠將檔案進行分類保管的審計活動中所需要的各類工具，包括文件和材料兩大類，具體包括有各方面的文件和音視頻，照片和信件或者是其他的一些報表等，還包括一些復印件以及各類稿件。審計檔案是對檔案管理的審計工作中一個信息而又真實的記錄，也是對審計工作的考核或者是研究相關方面的歷史研究，是國家在檔案管理中重要的組成部分。因此做好審計檔案管理的工作，不僅僅是對檔案管理中設計工作的提升，也是各個審計機關重要的工作環節之一。基于這種情況，本文就淺談一下審計檔案管理的有效措施。

1 校領導重視是做好審計檔案工作強有力的保證

審計檔案管理領導是審計各項工作中最高的決策者、指揮者和組織者，爭取審計領導對檔案工作的重視和關心，以確保審計檔案工作作為審計建設的基本工程抓緊抓好，保證檔案工作的各項制度可以有效地落到實處，并在審計財力允許的范圍內，增加對檔案室基礎建設的資金投入，積極采用先進的設施、設備，提高自動化和科技化水平。在檔案室硬件建設上，要盡量加大審計綜合檔案室的面積，同時要配置專用微機、數碼相機、刻錄機、掃描儀，溫濕度測試儀、除濕機、空調、消毒滅菌機、滅火器等防護設備，達到防火、防盜、防光等九防要求，改善檔案管理保護條件，這就需要抓住契機，適時向審計領導匯報，使領導心中有數，爭取領導在資金方面的支持，及時解決檔案工作中所需要的人力、物力、財力，嚴格做到“人員、措施、設備、設施”四到位。

審計檔案管理的工作是需要遵守我國在檔案工作管理中的規定和相關的管理原則，這些管理的原則包括集中統一管理和完整與安全以及方便利用等方面的原則。我國在目前所采取的檔案管理制度是誰提出誰落實的原則，具體來說就是誰進行的審核工作誰就要進行落實，并且在審計后完成封卷，在有效的期限內進行歸檔的工作。現階段的立卷方法主要是按照職能進行分類的，可以通過工作的職能進行分類，也可以通過項目的進行區分，還可以通過單位的不同進行審計和分類。一般來說，審計案卷的質量是由審計單位進行管理的，但是在接收上確是由機關上的檔案管理部門進行管理的。

2 建立健全審計檔案管理體系

為切實加強對審計檔案工作的組織和管理，更好地搞好檔案工作，應當成立專門的“檔案工作領導小組”，由局長任組長，分管檔案工作的副局長任副組長，成員由各級部主管檔案工作的負責人組成，配備相應專職檔案員，負責全校各類檔案材料的收集、整理、歸檔、移交等工作，從而形成從上到下的綜合檔案管理網絡。

3 加強審計檔案管理制度建設，確保檔案資料完整歸檔

在日常的審計檔案管理中，堅持把審計檔案工作列入審計的年度計劃和長遠規劃。將檔案管理的法律法規和相關的管理制度作為審計工作的原則，保證審計工作的完整性。我國相關的檔案工作法律法規都比較完善，有著范圍全面的《檔案法》和《機關檔案工作條例》，同時在檔案管理的過程中，檔案局又陸續制定了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《歸檔文件整理規則》為檔案工作文件的存儲和分類整理提供了依據。除此之外，還有《中戶人們共和國檔案法》統管全局，為檔案的管理工作保駕護航，因此，在實際的審計工作中，要根據這些法律法規，將這些責任落實到個人，完善相關的審計工作，健全審計的制度，使得審計工作能夠完美進行。

4 開發檔案信息資源，提高檔案利用效率和范圍

審計檔案編研工作是審計檔案信息開發利用的一種高級形式，以往審計檔案管理人員只重視檔案的收集、整理、鑒定、編目等前期工作，而忽視了十分重要的編研工作，直接影響了審計檔案信息的開發利用及其社會價值。為搞好審計檔案工作，更好地為教育教學和其它工作服務，審計檔案室編制各類檢索工具，例如：全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等。利用這些目錄可以查找到領導制訂計劃、填寫報表所需要的材料，可以為審計檔案工作者職稱評定和工資調整提供大量的可信度高的檔案依據。在知識全球化和科學技術高速發展的今天，計算機網絡化、辦公自動化、遠程教育等技術的應用已成為審計管理發展的方向，審計應該抓住這一機遇，加快管理現代化的步伐，充分深入開發檔案資源，緊緊抓住審計工作的主體，編撰《審計志》、《審計歷史發展進程》、《歷任審計領導任職情況介紹》、《審計工作簡訊匯編》、《審計優秀檔案管理工作者經驗匯編》等資料，利用先進的技術手段，拓寬檔案利用范圍，為審計領導、各業務部門提供基礎性、綜合性、系統性的信息服務。

5 切實加強審計檔案管理隊伍建設

加強審計檔案隊伍建設，提高審計檔案隊伍素質，是搞好審計檔案工作的保證。為此要注重加強對檔案管理人員的選拔和培訓。一是嚴把人員質量關。對檔案人員的業務知識、文化水平、管理能力等提出具體明確的要求，采取競爭上崗的辦法，真正把素質高、能力強的同志安排到檔案管理崗位上來。二是加強思想建設。組織檔案人員認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山東省檔案條例》以及黨和國家有關檔案工作的方針政策，努力增強它們的事業心和責任感，把它們由“等米下鍋”的思想轉變為“找米下鍋”，使其積極主動地搞好審計檔案工作。三是狠抓專業培訓。大力加強檔案人員的政治意識、大局意識、責任意識、服務意識和廉潔意識。通過參加檔案培訓班、網上視頻學習檔案專業課、制定多層次的培訓規劃等多種形式培養檔案管理人員，使它們不僅熟悉檔案業務，還掌握復印、縮微、掃描等各種技能，從根本上解決檔案管理人員能力素質參差不齊的問題，使其成為“通用型”、“復合型”人才，多手段全方位增強檔案管理人員的綜合素質。

綜上所述，隨著審計檔案管理的日益加強和完善，我們有理由相信審計檔案管理工作會更加科學化、制度化和規范化。

參考文獻

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