大數據下的高校檔案管理

摘 要：隨著計算機技術、數據通信技術的發展，大數據時代的來臨，客觀上推進了我國高校教學檔案的信息化進程。“大數據”改革已從“地方探索”躍升為“頂層設計”，從“區域創新”擴散為“全國實踐”。2018年“大數據”改革的新進展，可以用“深化“”撬動”和“擴散”三個關鍵詞述之。改革撬動效應的發揮是2018年的顯著進展。在“大數據”改革下高校機關單位的檔案管理也應往此方向進行發展。

關鍵詞：“大數據”；高校機關；檔案管理

1 序言

國家檔案局印發的 《全國檔案事業發展“十三五”規 劃綱要》 中明確提出，到2020年初步實現以信息化為核心 的檔案管理現代化。檔案信息化是將現代的信息技術、計算機通信技術應用到檔案管理和開發利用中來。2018年1月23日，習近平總書記主持中共中央深化改革小組審議了《浙江省最新改革研究報告》，并提出將浙江“最多跑一次”經驗推廣到全國。“最多跑一次”不再依據政府本身的邏輯。相反，它是依據公民和企業的需求，它迫使政府及其組成部分進行依賴大數據改革?！按髷祿备母锞哂兄匾摹靶枨髮颉?，“問題導向”和“效果導向”。這些特征并非樸實的“任務導向”。這就要求高校單位檔案的高校處理需求拋棄傳統辦法，轉變為信息化處理和“互聯網+”的檔案處理方式，有必要深化施行科學有用的管理戰略，使之與普通群眾、企業、高校事業單位內的需求緊密結合，使檔案處理作業高效有序地工作。

2 高校機構之中檔案處理工作的基本問題

2.1 處理信息不健全

許多組織都不太關注文件處理的原因。雖然它已經出現在高校的信息處理系統中，但在實踐中還很短，監管機構的責任還沒有依法制定，使得處理系統成為一種法定監管形式。其次，由于大多數高校教學檔案的管理采用二級管理模式，即二級院（系）負責原教學檔案的收集和整理，上級教學督導負責教學檔案的總結和驗證。有些領導認為，文件處理操作具有秘密操作的“黑箱操作”的本質，因為它沒有觸及評價的內容而且難以閱讀查詢，因此大量的基層管理者忽視了他們在文件管理工作中的職責，并且文件處理操作必須不重要。它只被視為監護和模仿的一般性質。這樣，整個文件處理工作會話就不會關注文檔處理。從長遠來看，這種信息處理和文件處理操作并不科學。

2.2 管理資金投入少

由于高校單位的領導和檔案處理工作的辦理人員不太注重文件辦理和檔案管理工作，他們將在這方面投入資金、成本、人力都較少。通常，當不重視檔案管理工作時，認為文件辦理不重要。項目辦理的設備不需要經常更換。從長遠來看，文件辦理部門的工作環境比較簡單，設備很落后，文件柜相對破碎，將極大地降低檔案管理工作的工作效率。進入檔案室后短時間內無法找到想要找的文件。此外，檔案管理仍然使用紙質檔案。沒有現代化的辦理設備，至少無法談論計算機、互聯網+辦公形式。這也影響了辦理者的工作，是使得他們缺乏熱心，慢慢變成了惡性循環。

2.3 辦理人員素質低下

有些檔案工作混亂，沒有統一性，部分原因是文件管理工作本身有些枯燥乏味，部分原因是文件管理工作者本身沒有很高的工作質量和能力。這些要求，文件管理工作需要更高水平的專業性和處理的連續性。如果您不在該領域投入一定數量的財務和人力資源，則很難提交，生成，存檔和保存文件。目前，我國大多數高校都從事檔案教學檔案工作。他們都是相關的專業助理。他們的專業要求主要來自于專業的相關性，他們能夠理解和熟悉各專業的相關教學活動，使他們能夠順利完成教學檔案的收集和組織?！按髷祿备母镏械拇髮W單位正在從原來的“任務導向”轉向“需求導向”，壓縮人才，并使用最新的互聯網+人才工作系統。這使得部門之間的人員流動性變得更大，導致許多文件不受文件管理和文檔管理和工作經驗的影響，或者只是那些熟悉它們的人。文件處理工作流程已轉移到其他部門，因此人員流動不利于提高文件處理的專業能力，不利于提高人員素質。

3 檔案處理中高校機構改革的參考建議

3.1 完善處理系統，重視文件處理

要改變高校單位的檔案處理模式首先需要加強檔案處理宣傳作業，詳細講解檔案處理的相關知識和法律法規，使單位領導和處理人員處處留心檔案處理、管理等各項作業的內容。弄清、搞懂不同文件的重要性區別。不同的高校單位還應根據自身展開情況擬定相對完好的檔案處理制度。它不只具有強制處理人員處理制度，并且對領導層具有必定的約束力。它將處理職責分為個人，并守時進行評價。對未能實行該系統的人員處以相應的處罰。

3.2 增加投資資金，改善處理環境

在單位領導充分了解檔案處理作業的另一方面，還必須增加檔案處理設備的資金投入，徹底改善檔案的作業環境，讓處理人員在舒適的環境中作業。在檔案館中，有專門用于檔案的櫥柜，以及消防設備，并改善信息的信息處理，裝備計算機和實施網絡文件處理。這能夠增加處理者的積極性，為文件處理的科學處理奠定基礎。

3.3 加快文件處理“互聯網+”信息化進程

完成科學，現代的檔案處理。在“大數據”的改革大潮下，信息時代的到來對檔案處理的現代化提出了更高的要求。這就要求文件處理部分增加資金投入，充分有效地運用計算機等現代技術設備，建立高效精確的文件處理系統，及時精確地導入文件信息，完成文件處理的自動化和電子化處理。進步文件檢索效率。

4 結論

高校教學檔案涉及學校的每一位師生。 每個人都需要共同合理地使用和維護教學檔案的信息化建設。 特別是它的安全鏈接。 因此，高校教學檔案管理部門要加大宣傳力度，提高高校全民的認識，確保學校的每一位師生都知道； 充分調動師生參與高校教學檔案信息化的積極性。

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作者簡介

時翠紅（1980-），女，漢，山西省清徐縣，太原師范學院檔案館，館員，本科，高校檔案管理。