信息化時代下檔案管理的創新及發展

魏國

摘 要：近幾年來，社會飛速發展、時代不斷進步，我國已經步入到信息化時代。在這一背景之下，檔案管理工作也發生了巨大的變化，機遇和挑戰同時存在。本文深入的剖析了信息化時代，檔案管理工作的具體情況，并指出新時代背景下，檔案管理工作存在的問題，并根據這些問題，提出了針對性的解決方案，希望能夠更好的推動檔案管理工作的有序開展。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；創新

1 引言

隨著計算機技術的發展，我國社會各方面都取得了巨大的飛躍，人們的生活也發生了明顯的改變，信息化技術的發展對檔案管理工作也帶來了較大的影響，具體包括工作形式、方法和內容等方面，新時代和新技術都為檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。信息化時代給檔案管理工作帶來的較為直接的影響是讓檔案管理工作更加的便捷，但是同時信息化也會給檔案管理工作帶來諸多問題和挑戰。

2 信息化時代檔案管理的相關概述

2.1 信息化時代檔案管理的定義分析

所謂的信息化時代下的檔案管理主要是指采用先進的信息技術對檔案中的信息進行收集和保存，并提供檔案資源利用服務的過程。信息化時代下檔案管理的主要特點包括：一是，信息時代下的檔案管理工作要嚴格的遵循國家檔案管理部門的有關規定，嚴格的按照已有的法律法規進行操作；二是，信息化時代下檔案管理工作要打破傳統的實物檔案管理的限制，要朝著電子檔案的方向發展；三是，信息時代下的檔案管理要朝著數字化和網絡化的方向發展。

2.2 信息化時代加強信息化管理的重要性分析

在信息時代下，檔案管理工作可以直接上傳和收集，電子檔案的應用管理已經不再受傳統管理模式的限制，開始朝著現代化方向發展。在信息化的推動下，檔案管理利用現代化的服務手段和計算機程序能夠實現電子文件工作程序，能夠對電子文檔進行自動歸檔處理。此外，信息時代之下檔案管理創新工作滿足了時代發展的需要，比如說，在線服務方便了人們的生活、工作和學習，信息獲取的時效性得到了保障，也讓檔案管理工作不再受手工和被動管理的限制，形成了數字化的檔案庫，能夠更加科學的管理各類數據和文獻。

2.3 信息化時代下檔案管理的任務以及內容

1）任務。信息時代下檔案管理工作的主要任務是在檔案行政管理機構的指導下，密切各個單位之間的聯系，并且在各個單位中推進現代信息技術建設，建立在現代技術的基礎之上，充分的開發已有的檔案管理資源，從根本上提升檔案信息化管理水平。

2）內容。信息化時代下的檔案管理主要包括以下幾部分：一是基礎設施建設，信息時代的檔案管理工作要想有序的開展，就需要有良好的軟件和硬件作為支持，為了能夠構建一個完善的平臺，就要在之前檔案管理的基礎上，推動檔案管理信息化基礎設施的建設，要聯系有關部門通力合作，共同推進檔案管理的信息化進程；二是加強規范化和標準化建設，不同部門在對市場情況進行充分的調研之后，聯系目前已有的規范來建設符合我國基本國情的檔案信息化管理體系；三是要加強檔案信息資源建設，檔案信息資源建設要聯合數字和公共檔案資源庫形成一個有機的統一體。

3 信息化時代下檔案管理工作存在的問題

3.1 管理方法陳舊

分析目前的檔案管理工作，可以看到其依然沿用了半傳統的方式進行管理，檔案信息更多的是用紙質文件進行記錄，但是近幾年來，數據快速的增長，需要處理的數據也明顯增加，如果完全依靠紙質文件進行檔案的存儲，很容易出現缺頁碼和丟失部分文件的情況，檔案數據的完整性得不到保障，如果這樣的情況長時間得不到解決就會影響到單位的未來的發展。而且信息化技術如果長時間的停留在錄入信息階段，只是簡單的分類整理，后期查閱和調用極為不便，信息化的檔案管理 形式，存在有單一化和形式化的錄入信息的情況。

3.2 檔案管理工作得不到應有的重視

絕大多數人認為檔案管理只需要簡單的進行信息錄入即可，不需要后期的整理，甚至有些公司的檔案管理人員還有其他的工作，很難專心致志的開展檔案工作，不能給公司增加收益，沒有發展的可能性。但是通常情況下，檔案管理工作應該是公司工作中的重要組成部分，一旦缺少檔案管理，后續工作很難順利開展，比如說如果數據管理人員長時間不重視自己的工作，不僅企業員工的資料會丟失，而且長時間合作的伙伴的信息也有可能會泄漏，給企業的發展帶來了巨大的損失，很難順利開展工作。長時間得不到解決，可能會影響到企業的發展，甚至可能造成企業經營的衰敗。

3.3 未能及時更新檔案信息

信息化時代，企業檔案管理工作的重要性不言而喻，數據增長速度快，檔案管理部門需要及時的更新工作設備，掌握先進的技術，一旦檔案管理部門的工作效率得不到提升，就極有可能會影響到公司整體的工作效率。雖然很多公司配置了先進的檔案管理設備，但是管理人員缺少專業知識，在認知上還有明顯的缺陷，不能很好的使用先進的設備，資源嚴重浪費，這主要是因為信息沒有及時更新，設施設備的利用率低造成的。

4 信息化時代完善檔案管理的手段

4.1 健全法律法規

完善的法律法規體系是工作有序開展的前提保證，政策制度是工作開展的基礎。在未來的發展中，我國政府需要在本身已有的制度的基礎上，聯系目前我國的現狀和國情，針對目前檔案管理工作中存在的諸多問題，進行法律法規的完善，保證法律法規能夠為檔案管理工作奠定堅實基礎，能夠更好的指導信息化時代下檔案管理工作的順利開展。

4.2 完善檔案管理工作的人才建設

在未來的發展中，檔案部門需要重視人才的培養。一方面，我國各大高校會輸出大量的檔案管理專業的人才，這也是未來我國檔案管理工作人才的重要來源；另一方面，在檔案工作的開展過程中，檔案館可以定期的組織培訓，對檔案管理人員進行專門的培訓，提高他們專業的管理知識之余，還要盡可能多傳授他們在開展檔案管理工作中可能會用到的專業知識以及技能，提高他們的綜合素養。同時，檔案館還要重視人才儲備，加強和各大高校之間的合作，建立起實習模式，定向就業等，為檔案管理工作儲備充足的人才。

4.3 提升檔案管理人員的創新和服務意識

信息化時代，在實際的工作中，檔案工作人員不僅要培養創新意識，和時代共進退，聯系當下的服務方式，為公眾提供高效的服務。主要表現在，在開展檔案管理的工作中，檔案管理人員不能拘泥于傳統的管理方式和方法，要充分的利用現代化的計算機技術和手段，高效的完成各類檔案管理工作。

而且檔案人員在工作中還要注意培養創新意識，不能一味的模仿，在實踐過程還要學會應用新手段，提高檔案管理的效率和效果，進而提供更好的服務。

最近幾年，計算機技術開始廣泛的應用到人們的工作和生活中，我國的社會經濟發展較快，信息化時代的帶來給檔案管理工作帶來了較大的影響，機遇和挑戰是同時存在的。所以一定要重視檔案人員創新和服務意識的提升。

4.4 合理更新各類信息設備

目前很多企業信息化設備較為齊全，但是現代管理數據較多，數據信息每天都在不斷的增長，企業要想提升檔案管理的水平，就要合理利用和更新設備，要分析企業的具體情況，選擇最為合適的設備，更新系統，讓資料的存儲和管理工作都能得到保障，不會因為設備的問題，影響工作的開展。比如說，信息的錄入、整理和更新，企業都要配備相應的設備。

5 結束語

綜上所述，檔案管理工作是管理中的重要組成部分，創新也是當下檔案管理發展的必然趨勢，時代的發展對檔案管理工作也提出了更高的要求。所以，檔案信息化管理需要滿足時代發展的需要，與時俱進，不斷創新，提前規劃，在信息化時代的背景下做好檔案管理工作，才能更好的推動檔案管理工作健康有序的發展。

參考文獻

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