大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理問題與對策

摘 要：由于受到傳統(tǒng)理念的束縛，高職院校在傳統(tǒng)檔案管理過程中并未正確認識到檔案管理工作的重要意義，難以及時結合時代的發(fā)展需求更新管理理念。在管理工作中，主要是遵循檔案數(shù)據(jù)收集與整理、分類保存、管理與維護等相關要求，根據(jù)檔案的重要程度以及國家的相關要求進行保存。所以本文在此背景下分析探索大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理存在的問題，并提出具體的檔案管理對策，旨在進一步促進高職院校檔案管理工作的多元化發(fā)展，切實提高高職院校檔案管理水平。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；檔案管理

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理，實現(xiàn)電子化方式能夠進行永久保存，并且克服了紙質檔案管理中存在的弊端，應用云備份等各類信息技術可以將檔案上傳至云服務平臺上，通過遠程操作能夠有效避免檔案的丟失與損壞。可以設置檔案管理系統(tǒng)權限，根據(jù)用戶的不同級別設置不同的管理權限，從而確保檔案材料的安全性與保密性，也能夠有效提高保存質量。所以本文基于此背景下分析探索大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式變化以及高職院校檔案管理存在的問題，并提出具體的完善對策。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式變化

1）歸檔效率較高。分析高職院校傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅繁瑣且管理效率較低，大部分是選用實施方式進行管理。在此過程中需要浪費大量的紙張，也勢必增加了檔案管理的人工成本，工作效率較低，容易存在較大的失誤率。在此過程中，檔案管理人員只需要在管理系統(tǒng)中輸入相關信息，便能夠進行檔案的長時間保存與管理應用信息化技術進行管理，能夠實現(xiàn)信息的高度分類和匯總，大大減少了工作量，提高了管理工作效率。

2）保存質量更好。由于傳統(tǒng)的紙質檔案管理方法主要是應用紙張進行檔案記錄紙質的檔案抗風險能力較為薄弱，如果保存地點出現(xiàn)水災或者是火災情況，會產生難以挽回的損失，嚴重影響著檔案的完整性。即便趨于正常時間下，由于紙張檔案可能會存在氧化或者是自己模糊等各項問題，也無法保障檔案的質量。

3）服務功能更強。分析傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是以規(guī)范化與標準化方向建設，可以將檔案建設工作根據(jù)相關要求進行合理存檔，有助于檔案日后的查詢與使用，但是卻難以進行深層次的記錄和分析，也無法為后期相關工作的開展提供極有價值的借鑒。基于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式發(fā)生了一定的變化，應用大數(shù)據(jù)技術可以深層次挖掘檔案管理價值，有助于加強檔案材料之間的關聯(lián)性分析，提煉出對日后相關工作開展的可供參考的意見，也能夠為檔案管理人員提供檢測依據(jù)，大大增強了服務功能。

2 大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理問題

1）管理觀念更新不及時。基于大數(shù)據(jù)背景下傳統(tǒng)的教學檔案管理理念受到了嚴重的影響，原有的管理方法無法滿足當前的檔案管理需求，現(xiàn)在的檔案管理更加重視各系部的應用情況，旨在為師生提供多元化的檔案管理服務。但是大部分高職院校檔案管理人員以及管理領導并未正確認識到大數(shù)據(jù)背景下檔案電子化與信息化管理的必要性與重要性，仍然停留在傳統(tǒng)的重保存、輕利用的發(fā)展層面上。

2）管理人員綜合能力待提高。高職院校的教學檔案管理工作具有重要性與復雜性、保密性等眾多要求，管理人員必須要具備計算機技術以及檔案管理能力，所以檔案管理人員的專業(yè)水平?jīng)Q定著檔案管理工作效率。根據(jù)當前高職院校檔案管理工作情況，能夠看出檔案管理人員大部分是由行政人員進行兼職負責，并沒有聘請專業(yè)人員進行管理，這部分工作人員缺乏檔案管理專業(yè)基礎知識也難以有效應用計算機進行操作。雖然部分檔案管理人員是專業(yè)出身，具有一定的綜合能力，但是對于檔案管理工作崗位的正確認識存在不足之處，盲目的認為教學檔案管理并不是重要崗位，不適合個人的長期發(fā)展，通常會從事短暫時間后便會轉崗，嚴重影響著檔案管理工作的有效發(fā)展。

3）檔案管理安全意識薄弱。分析傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是以紙質檔案管理為主，必須要確保防水、防火、防盜，保障各方面內容便能夠大致保障檔案安全，紙質檔案管理沒有安全網(wǎng)絡隱患。但是在互聯(lián)網(wǎng)時代下，教學檔案網(wǎng)絡安全成為了關注的重點話題。由于信息化時代下高職院校的檔案材料由紙質轉變?yōu)殡娮有问健；ヂ?lián)網(wǎng)信息良莠不齊，存在黑客攻擊，病毒感染等眾多問題具有一定的網(wǎng)絡安全隱患，所以極容易導致電子檔案數(shù)據(jù)存在丟失或者是損壞情況。由于當前部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡安全維護意識難以及時做好預防與保護措施，無法設置檔案員程云備份或者是防火墻設置等等，如果該措施難以貫徹落實可能會泄露檔案內容。

3 大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理應對策略

1）及時轉變管理理念。基于大數(shù)據(jù)時代下信息化管理是檔案管理工作的必然趨勢，所以必須要加強檔案信息化硬件設備以及系統(tǒng)軟件資金投入，有助于確保技術與設備及時更新。同時應當做好專業(yè)以及教研室的信息化，整理與歸檔工作教師應當從個人層面有效掌握檔案信息化處理技術與方式，應用大數(shù)據(jù)等各項分析軟件，獲取檔案材料的重要價值，能夠促進課程教學的多元化發(fā)展，有助于推動高職院校檔案管理標準化建設。

2）提升管理人員綜合能力。高職院校檔案管理人員應當采用內培外引的方式，通過引入專業(yè)化檔案管理人才以及先進的網(wǎng)絡信息技術，有效提高檔案管理水平。在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作必須要求管理人員具有專業(yè)的計算機網(wǎng)絡知識以及數(shù)據(jù)分析和挖掘技術，能夠不斷的更新管理理念。高職院校應當定期培養(yǎng)教學檔案，管理人員參與檔案管理工作培訓，更新他們的專業(yè)水平以及綜合素養(yǎng)，同時應當加強與兄弟院校以及國內外先進檔案管理部門之間的交流與合作，能夠積極吸取檔案管理工作中的優(yōu)秀經(jīng)驗以及良好做法，提高檔案管理能力。

3）強化檔案管理網(wǎng)絡安全意識。基于大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理，顯示區(qū)域電子化發(fā)展趨勢網(wǎng)絡安全問題受到了社會各界的廣泛重視，為了進一步確保高職院校檔案管理工作的完整性與保密性，必須要加強網(wǎng)絡安全的有效保護。所以高職院校必須要充分重視網(wǎng)絡安全管理工作的重要意義，能夠樹立安全危機意識，能夠保持警惕，有效避免安全問題的產生。并且要確保管理人員政治可靠，工作責任心較強，具有較高的工作熱情，能夠積極踴躍的學習，并掌握安全知識，順應時代發(fā)展需求，以及對高職院校的方案管理系統(tǒng)設置，防火墻與局域網(wǎng)控制權限，安裝殺毒軟件，加強系統(tǒng)的升級。

4 結束語

結合上述內容，我們能夠看出，基于大數(shù)據(jù)云計算背景下新型檔案管理模式應運而生，檔案管理要求應用計算機技術將紙質檔案轉變成電子文件形式，逐步減少了傳統(tǒng)的紙質材料記錄，檔案存儲形式逐步趨向于電子化與數(shù)字化、信息化。基于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理理念應當有傳統(tǒng)的重保存、輕利用，轉變?yōu)榉辗较颉８呗氃盒敇嫿ìF(xiàn)代化檔案管理理念，充分宣傳互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的必要意義，能夠根據(jù)原有的檔案信息進行數(shù)據(jù)的二次分析與挖掘，切實提高人才培養(yǎng)質量。

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作者簡介

喬梁（1977-），男，湖北宜都人，本科，館員，研究方向：檔案管理。