如何加強學校檔案工作規范化管理探究

【摘要】檔案工作規范化管理是提高學校管理水平、充分發揮檔案作用的重要工作，也是衡量高職院校教學質量和管理水平的重要標志。我國教育事業處于蓬勃發展時代，隨著教育事業的興起，學校的檔案管理工作也應緊跟時代的腳步，提升信息化的管理，從而提升管理檔案效率，統一檔案管理方式，提升各類檔案的調閱效率。學校應注重檔案工作規范化管理，發現并解決問題，提升學校的檔案管理，使其更加接近規范化。本文是對檔案管理的問題加以分析，并提出如何規范學校管理的方針，以供參考。

【關鍵詞】檔案工作；規范化管理；檔案意識

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A

引言

高職院校的檔案管理能力及其規范性，充分體現了高校對于資料信息管理、收集、整理的能力。隨著我國教育事業的深入發展，檔案工作也迎來了一個大轉變階段，面臨著許多發展機遇和挑戰。在發展過程中，教學規模的迅速擴大，不斷進行改革，越來越多的資料需要收集、整理，規范化的檔案管理工作在高校愈來愈重要，作用也日漸深遠。所以，在時代創新的腳步下，學校的檔案管理工作規范化更應該跟上時代的步伐，及時發現并解決問題，積極并保持開放的態度學習有利于檔案規范化管理工作的方法，提升學校的整體檔案管理水平，與教育事業和諧發展，便指日可待。

一、學校檔案工作規范化管理存在的主要問題

（一）檔案意識淺薄，不能適應時代發展的要求

在歷史背景下，重建設而輕視檔案管理工作的思維模式逐漸在社會上形成。檔案工作被認為是普通工作，充其量只是一個收集、保管、整理、保存一下過去的東西或者當代的信息，與現在飛速發展的東西毫無影響，不與當代發展結合，只是一種簡單的勞動。檔案的工作管理并非次要部門工作，檔案管理工作結合時代的發展，加大經濟部門的開發，不重視檔案管理造成各種不同程度的影響，難以適應時代發展的要求。隨著社會的發展，工作人員素質的提高也成了重多高職院校面臨的問題。工作人員對檔案管理意識比較淡薄，就會間接影響檔案管理的效率；檔案管理意識比較淡薄，在檔案上呈現出來的有效信息也會大大減少，不利于高職院校的發展。所以，高職院校不重視檔案工作的發展，就難以跟上時代發展的腳步，就會被時代淘汰。高職院校應提高檔案意識，跟上時代發展的步伐，使檔案管理充分發揮檔案管理本身具有的價值。

（二）檔案管理工作不規范，檔案的利用率不高

在日常檔案管理中，工作不規范，會極大地影響檔案管理的效率。在高職院校對于檔案管理的工作中，檔案人員在全校的檔案管理中承擔著很大的責任，他們的處事態度、方式以及他們自己的能力和對于檔案管理的經驗都會對學校的檔案管理造成很大的影響。在日常的工作中檔案管理人員采取的方法也各不相同。在管理前，管理人員沒有商量好如何協調分工合作，在工作中可能出現重復，陷入混亂狀態。當代的檔案管理大多數已經擺脫了過去的管理模式，采取計算機軟件進行管理。管理者必須熟悉管理軟件，否則在機械化程序下，數據很容易混亂，因操作不當導致數據丟失。這樣一來，數據的整理和恢復會占用很多時間，影響工作效率。在管理工作中，一定要做到細心、及時管理，在管理中，要區分好電子檔案和紙質檔案，禁止出現單一檔案。在檔案的查閱過程中，應擺脫手工查閱，利用好先進的互聯網工具，會使管理的效率大大增加。

（三）專業人才缺乏，檔案管理隊伍不穩定

檔案管理這項工作，檔案的管理人員是關鍵所在。檔案管理人員，由于受管理經驗和學歷等因素的影響，每個人的管理水準和管理模式都不一樣，能力參差不齊，導致檔案管理的協調性需要大大加強。管理人員的平均水平，直接影響了學校檔案管理效率。檔案管理是一項專業性很強的工作，普通的兼職人員是難以勝任的。在高職院校，檔案工作人員真正是學習這門專業畢業的很少，大多數沒有受到專業知識、專業技能訓練。對于檔案的分工，電子檔案和紙質版檔案的結合，對當代電子檔案管理軟件的熟悉程度，都大大影響了管理工作的效率。管理的復雜性，也導致高職院校對檔案人員更換更加頻繁。管理人員素質參差不齊，大大影響了人員管理的難度。管理人員意見不統一，管理團隊的存在便如虛無，在面對大量數據的管理中，缺少了配合，大大降低了管理的有效性。這種情況下，要實行檔案工作規范化管理無疑變成了一句空話。高職院校需注重這個問題，才能在時代發展的背景下，使高職院校發展管理越來越規范。

二、實施學校檔案工作規范化管理的有效措施

（一）加強檔案普法宣傳教育，增強檔案意識和法治觀念

加強檔案的普法宣傳教育，使管理模式深入人心。增強檔案意識觀念，有利于檔案管理的日后發展。對學校來說，檔案普法宣傳不只是面向大眾的宣傳，而是對不同部門不同部員所采取不一樣的宣傳模式，實行不同的宣傳內容，制定不同的宣傳方案。學校的領導需加強領導對檔案工作法定責任的意識，使學校領導能正確意識到自身對于管理部門的重要性，加強領導執行責任的主動性，為檔案的工作創造更多有利條件，使管理更規范化地進行。對檔案工作人員普法宣傳教育則是明確宣傳訓練教育培訓體系，主要通過各種會議講座和周期性的培訓，使專兼職檔案工作人員觀念深入人心。工作人員需加強訓練，舉辦培訓班，對增強檔案工作人員的能力有很大的幫助。除以之外，學校還要加大力度宣傳檔案法規與制度的學習，內容包括對國家檔案法律法規、學校檔法律法規案的理解。學校還應及時組織全校檔案管理人員進行學習，增強管理人員的檔案意識和法制觀念。

（二）強化信息管理，提高檔案管理效率

檔案的管理在一定程度上具有復雜性，其中一個原因是檔案具有幾大類型，每種類型一般采取不同的管理模式。檔案的管理主要分成三大類：學生、人事、和行政檔案。三類不同的檔案，采取的管理模式也不同。為了發展信息管理的便捷性，許多高職院校利用當下的互聯網管理模式，管理模式大多數是普通的檔案編碼，過于簡單。雖然互聯網管理簡單快捷，但也容易出現混亂及亂碼，或者不小心的人為操作，也會導致相似的檔案管理代碼混于一起。因此，在分類中，采取簡單而容易分辨的管理模式會有利于檔案管理。因此，各大高職院校需制定了相應的管理方案，按照學校的實際情況，根據不同的學院分成了不同的管理領域，在其中根據檔案的類型劃分明細。此管理法則細分了檔案的管理模式，檔案上下一眼就能看清，檔案的管理效率大大提升，以此提升檔案管理的規范性，強化信息管理，提升檔案管理效率，對高職院校提高檔案管理規范化水平有很大的幫助。

（三）建立健全制度，依法治檔

在這個法制時代，需做到有法可依，依法治檔。對檔案的管理，國家制定了《檔案法》及《高職院校檔案管理辦法》。根據這兩個法則，要求建立并且健全學校檔案管理制度。建設規范化的管理制度遇到的問題，對其進行全面的修訂和整理，完善健全學校的檔案制度。尤其要注意健全崗位的責任制，讓管理者和執法者的責任感深入人心，使管理者和執行者能自覺履行職責。把檔案工作管理結合到人員的崗位責任制中，與獎懲結合，這樣才能更有效地使管理制度執行更加高效。與此同時，還應當建立和健全對于檔案工作的檢查、考核與評估制度，并定期檢查，保證檔案日常工作運行，這可以推進檔案管理工作的規范。重視了法規建設，完善了法律獎懲制度，提高了檔案管理的執行力度，學校檔案工作才能有章可循，有法可依，未來可期。

三、結語

綜上所述，隨著社會的發展，學校的傳統管理理念難以跟上時代的步伐。加強學校檔案工作規范化管理是學校目前的重要工作之一，需要各個學校改變陳舊的管理理念，根據學校的實際情況來制定合適的檔案工作規范化管理方案，使學校檔案工作管理規范化、有法可依、依法治檔。學校需加強對各部門及各部門指導員的聯系、指導，為檔案工作規范化管理打好基礎，使檔案管理隊伍強大起來；提升學校檔案工作規范化管理的效率，學校需認識到工作管理規范化是實現檔案管理現代化的基礎和前提，是檔案工作科學管理提高工作效率的有效方式，強化信息化管理可以提升檔案管理的效率，從而提升各類檔案的閱讀效率。因此，學校應及時發現存在的問題并解決問題，認真貫徹落實適合學校的檔案工作規范化管理的每一項具體要求，把學校檔案管理工作提升到一個新的水平。

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作者簡介：蔡鈺（1964-），女，漢族，山東文登人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。