農業科研檔案規范管理探討

馬鑫

摘要：介紹農業科研檔案的特點，總結在農業科研檔案管理中存在的主要問題，根據農業科研檔案的主要作用，提出規范農業科研檔案管理的具體措施，為充分利用農業科研檔案的信息資源提供借鑒。

關鍵詞：科研檔案;農業;綜述;管理制度

中圖分類號：C93? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1674-1161（2019）04-0076-02

農業科研檔案是農業科技工作者在農業科研活動過程中所形成的各種文字、聲像、電子材料等的總稱，主要包括農、林、牧、副、漁各業科學研究中從課題立項、申報、進程、總結、結題到成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。它是農業科技檔案的重要組成部分，也是重要的農業科研、生產信息資源。據統計，目前我國約有2萬多項重大農業科研成果，其中不少處于世界領先地位。但這些成果分散于全國各地，隸屬于不同的區域組織，無法發揮集成效應，造成資源的重大浪費。如何開發利用農業科研檔案信息資源，使之為社會服務，是當前農業科研檔案管理人員的工作重點。

1 農業科研檔案的特點

農業科研檔案具有廣域性、專業性、成套性、隨時性、復用性、參考性和依據性等特點。

1.1 廣域性

農業科學研究涉及的范圍很廣，涉及土肥、畜牧、水產、園藝、病蟲害等方面。農業科研領域的廣泛決定了農業科研檔案的廣域性。

1.2 專業性

農業科技人員主要從事農業科研、生產活動，因而形成的科研檔案大多反映農業科學某一領域的內容，如土肥、園藝、作物、畜牧、水產等，具有較強的專業性。

1.3 成套性

農業科研檔案是圍繞著一項獨立的科研項目所形成的一系列相關的科研文件材料，反映項目研究的全過程和成果。

1.4 隨時性

很多農業科研項目從開始到結束需要很長時間，科研檔案不能等項目全部完成后才歸檔，也不能像文書、會計等定期歸檔上年形成的文件材料。只有在科學研究過程中收集各階段形成的文件材料，才能避免科研項目材料因長久不歸檔造成的散失，保證農業科研檔案的完整性和準確性。

1.5 復用性

農業科學技術相互繼承向前發展的特點，使農業科研檔案具有廣泛的復用性。以育種為例，一個新品種研究成功后，作為科研成果已經結束，但下一個品種選育往往是在該品種的基礎上進行改良。

1.6 參考性

農業科研檔案具有一定的參考性。農業科研人員制定科研計劃、編寫課題任務書、申報課題、成果鑒定、填寫科研報表等，都需要參考大量的農業科研檔案，它是農業科研工作的資料庫。

1.7 依據性

農業科研成果形成后，科研檔案中反映的內容可作為同類型項目的依據。因某種原因中途終止的農業科研項目，雖然只能得出階段性結論和成果，但其科研檔案也具有一定的價值。如有條件再次啟動此項目，或在原有基礎上進行改項，便可成為新項目立項的依據。

2 農業科研檔案管理存在的問題

近年來，國家進一步加大對農業科研事業的投入，加強對農業科研工作的系統化、規范化管理，農業科研檔案管理也隨此取得了一定的成績與進步，但仍然存在著一些亟待解決的問題。

2.1 收集周期長

由于農業科研工作的特殊性，農業科研項目一般要經過申報、實施、結題等多個環節，周期為幾年、十幾年、甚至幾十年，參與的科技人員較多，檔案資料分布較廣，而檔案人員大多無法全程參與項目，因此給檔案收集帶來了很大困難。部分科技人員不重視科技檔案的留存，不能及時將具有保存價值的資料交給檔案部門，造成一些重要檔案資料丟失。

2.2 管理制度不健全

農業科研單位對檔案管理的重視度不夠，檔案管理制度缺失，影響農業科研檔案有效管理。有些單位的檔案管理制度流于形式，也沒有相應的檢查監督措施，使檔案不能按時收集或者丟失受損。有些單位沒有規范的操作標準，給查閱帶來困難;或者借出的檔案不登記，有借無還，使檔案管理處于無序混亂狀態。

2.3 服務利用率偏低

管理中“重收集輕利用”的問題普遍存在。檔案工作人員注重檔案保管而不是利用，為保管而保管，重藏輕用，被動地等待使用者，不能主動總結歸類、開發利用，無法有針對性地發揮檔案的服務功能。檔案管理人員的信息意識不強、工作手段落后、開發能力差、檢索落后等，導致檔案歸檔后被束之高閣，淡化了為農業科研工作服務的功能。

3 農業科研檔案規范化管理措施

農業科研檔案真實記錄農業科學研究和農業技術活動，包括數量巨大的農業科學知識、農業實用技術、農業科研成果等，不僅是農業科研單位的巨大財富，更是實現農業發展的潛在技術。因此，非常有必要對農業科研檔案這一重要的信息資源進行規范化管理。

3.1 延長檔案資料的使用壽命

檔案的價值與其使用效果和使用頻次呈正比例關系。對檔案挖掘的越深入、開發利用的次數越多，它的價值便越大。檔案如果不加以有效地保護管理，便有可能被損壞或者破壞。

為延長檔案資料的使用壽命，可通過轉錄其他載體、對現有檔案進行編研等方式形成新的具有使用價值的資料和文件，這對保護檔案具有重大意義。在有效保護的前提下，對檔案資源進行合理有效地開發利用，真正體現檔案的價值。

3.2 推動農業科研活動深入與持續

相互繼承向前發展是農業科研的一個顯著特點，也是一個重要優勢。在編研過去形成的數量眾多、種類繁復的農業科研檔案過程中，所取得的成果能夠為同類研究提供有益借鑒和參考，以及寶貴的經驗和教訓。新型農業技術項目的申報，需要以前的農業研究成果為其提供技術支持，通過編研以往檔案資料所取得的成果能夠為科研單位節省大批的費用和時間。總體來看，農業科研是在不斷的相互借鑒過程中發展的，編研檔案不僅能獲取已有的重要經驗，還能為日后的農業科研提供有益的借鑒。

3.3 推廣農業科研成果

我國農業科研的一個弊端是專注科研成果忽視科研成果轉化。目前，農業的科技意識越來越強，許多農民通過科技創新和科技應用實現發家致富。面對新一代的農民群體，廣大的農業科技人員必須為他們提供更加豐富的農業科技，讓他們真正地掌握農業科技知識。在農業科技已經成為決定農業水平高低的當今，必須要高度重視農業科研檔案潛在的科技價值，完善、健全檔案資源，為利用者提供簡便易行的信息獲取方式。

參考文獻

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Abstract： This paper introduces the characteristics of agricultural scientific research archives， summarizes the main problems existing in the management of agricultural scientific research archives， and puts forward the specific measures to standardize the management of agricultural scientific research archives according to the main functions of agricultural scientific research archives， in order to provide reference for making full use of the information resources of agricultural scientific research archives.

Key words： scientific research archives; agriculture; summarization; management system