新時(shí)期辦公室檔案管理策略研究

鄧藝琳

【摘要】檔案是辦公室工作的重要記錄形式，應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)的保管和存檔，以便日后查閱。因此在實(shí)際情況下，深入分析單位辦公室檔案管理的有效策略，對(duì)于促進(jìn)單位管理水平的提升，具有十分積極的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;策略;管理創(chuàng)新

辦公室檔案管理是單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，良好的檔案管理工作是單位整體管理水平的直接體現(xiàn)。但是一直以來(lái)，單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度明顯不夠，從而導(dǎo)致辦公室檔案管理模式陳舊，管理觀念落后，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的總體要求，有待進(jìn)一步創(chuàng)新提升。在工作實(shí)踐中，要針對(duì)新時(shí)期辦公室管理中存在的主要問(wèn)題，有針對(duì)性進(jìn)行整改，提升辦公室檔案管理綜合水平。

一、辦公室檔案管理過(guò)程中存在的突出問(wèn)題

（一）對(duì)于辦公室檔案管理不夠重視。在工作實(shí)踐中，除了專(zhuān)門(mén)管理檔案的部門(mén)之外，檔案管理在其他單位并不是主要的工作，只是基礎(chǔ)性工作之一，一般單位的領(lǐng)導(dǎo)者將主要的管理精力集中在主要業(yè)務(wù)之上，對(duì)于檔案管理工作的重視程度明顯不夠。很多單位在管理過(guò)程中并未意識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要意義，仍然按照傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式開(kāi)展工作，在辦公室檔案管理過(guò)程中，不投入相應(yīng)的資金，從而導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，這就給辦公室檔案管理帶來(lái)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，不利于辦公室檔案管理工作的有序開(kāi)展。

（二）辦公室檔案智能化管理有待提升。對(duì)于單位管理來(lái)說(shuō)，在辦公室檔案管理過(guò)程中，由于檔案管理具有一定的特殊性，很多時(shí)候需要在管理過(guò)程中將紙質(zhì)版的文字資料目錄錄入電腦，生成電子版的數(shù)據(jù)形式，然后便于存儲(chǔ)和管理，這是辦公室檔案管理信息化中最為基礎(chǔ)性的工作。同時(shí)這種信息化管理形式與傳統(tǒng)的管理方式相比，在查找和共享方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。在大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的操作過(guò)程中，很難避免操作漏洞，一旦辦公室檔案管理計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，就很容易受到外來(lái)的攻擊，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)丟失。因?yàn)闄n案記錄的都是具有重要信息價(jià)值的資料，一旦發(fā)生泄露，將造成巨大的損失，給檔案管理工作造成嚴(yán)重的損害，影響辦公室檔案的信息安全。

二、加強(qiáng)辦公室檔案管理的有效策略

（一）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理能力，提升管理綜合水平。在新時(shí)期開(kāi)展檔案管理工作，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，與檔案管理工作存在著緊密的聯(lián)系，對(duì)于豐富和提升檔案管理綜合水平具有重要意義。在檔案管理實(shí)踐中，通過(guò)融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的搜集、整理，可以進(jìn)一步進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選和分析，形成有價(jià)值的信息，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理工作提檔升級(jí)。在檔案管理實(shí)踐中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用包括三個(gè)層面：第一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)設(shè)備的配備，第二個(gè)層面是注重?cái)?shù)據(jù)信息的收集和整合，第三個(gè)層面是優(yōu)化技術(shù)算法，對(duì)收集到的信息進(jìn)行有效分析，進(jìn)而可以對(duì)下一步工作進(jìn)行有效的指引，提升數(shù)據(jù)信息綜合分析與整合能力，滿足現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需求，提升綜合管理效能。

（二）提高對(duì)辦公室檔案管理的重視程度，優(yōu)化規(guī)范化系統(tǒng)管理。為了有效防范檔案規(guī)范化管理過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該對(duì)辦公室檔案管理工作給予足夠重視。也就是說(shuō)，應(yīng)該在認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新辦公室檔案管理模式，運(yùn)用數(shù)據(jù)技術(shù)，提升辦公室檔案規(guī)范化管理的整體質(zhì)量。同時(shí)，加大檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎(chǔ)工作設(shè)施，配備具備先進(jìn)管理系統(tǒng)的規(guī)范化管理設(shè)備，簡(jiǎn)化辦公室檔案規(guī)范化管理工作流程。根據(jù)辦公室檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，完善相關(guān)的系統(tǒng)建設(shè)，解決檔案規(guī)范化管理過(guò)程中基礎(chǔ)設(shè)施不健全的問(wèn)題，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理質(zhì)量不斷提升，有效提升辦公室檔案管理質(zhì)量。

（三）優(yōu)化管理流程，建立科學(xué)完善的辦公室檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。在辦公室檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該積極制定和完善辦公室檔案管理制度，制定嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。可以根據(jù)本單位工作實(shí)際，結(jié)合辦公室檔案管理的基本特點(diǎn)，制定符合發(fā)展特征的辦公室檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，并在內(nèi)部進(jìn)行宣傳和普及，要求工作人員嚴(yán)格按照指定的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程執(zhí)行。對(duì)于其中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行整改，避免問(wèn)題擴(kuò)大帶來(lái)的不利影響。

（四）提升工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理需求。在管理實(shí)踐中，應(yīng)該在提高辦公室檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面多下功夫，積極采取各種行之有效的措施，提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)。單位應(yīng)該積極更新管理觀念，對(duì)于辦公室檔案管理工作配備專(zhuān)門(mén)的工作人員，選擇具備辦公室檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員，并且積極組織檔案工作人員培訓(xùn)，從外界聘請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者，針對(duì)當(dāng)前時(shí)代背景下的辦公室檔案管理問(wèn)題開(kāi)展培訓(xùn)，提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，有條件的單位還可以在社會(huì)上招聘具備較高檔案管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人才。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理是單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，應(yīng)該給予足夠重視。在工作實(shí)踐中，應(yīng)該積極采取有效措施，優(yōu)化檔案管理流程，建立科學(xué)完善的辦公室檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)辦公室檔案管理水平不斷提升。

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