事業單位檔案管理工作優化途徑及措施

朱斗芳

【摘要】隨著我國經濟社會的迅速發展，我國的企業制度也逐漸完善，事業單位也得到了相應的發展。特別是檔案管理工作，檔案管理是一項非常基礎的工作，但卻有著重要的影響。本文筆者重點分析了當下事業單位檔案管理工作中存在的問題，并且有針對性地提出幾點解決措施，從而實現檔案管理的優化。

【關鍵詞】事業單位 檔案管理 工作 優化 措施

前言：檔案管理，指工作人員將事業單位的活動記錄在案，能夠對資料進行快速的查閱和獲得，信息真實詳實。檔案管理工作對事業單位的運作具有很多影響，能提升其活動組織能力和影響力，并且實現科學有效的人員選拔和評價。而且從檔案的整理和總結來說，又能對社會發展進行評價和統計。檔案管理工作是事業單位活動的基礎，如果不能實現優質的檔案管理，就很難保證工作質量和效率。而且隨著社會發展，信息積累，這一影響會越來越大，因此實現高效的檔案管理顯得尤為重要。從目前的管理現狀來看，事業單位檔案管理存在諸多問題，只有真正實現工作和管理方法的優化，才能更高效地使用檔案，服務于事業單位的各項工作。

一、提高工作人員的專業素質

檔案管理人員的素質水平和管理能力，對其工作效果有重要影響。在工作中，要堅持“以人為本”的管理理念，提高工作人員的專業素質，才能真正實現工作質量的有效提升。實現管理隊伍的專業化，檔案管理是一門深刻而實用的學問，它在多種檔案管理的場合都有很重要的基礎價值。事業單位檔案管理工作，應當提高專業要求，在人員招聘時提高門檻。同時，在上崗之前，對人員進行科學的培訓，能更好掌握企業內部檔案管理方法，并且保證其在工作過程中，能嚴格按照此規定執行。任職期間也應增加培訓機會，讓每位工作人員都能不斷提升自我，改善自身能力。除了專業能力之外，專業素質還包括職業道德水平。在管理工作中，應以高度負責的態度來對待每一次梳理和執行。在管理評價中，管理者要強化并完善晉升通道，引入競爭機制，從而有效地激發每一位成員的上進心，對其努力給予積極的肯定。這樣，不僅能起到良好的激勵作用，而且給予他們更強的工作動力和明確的工作目標，進而促進事業單位檔案管理工作的優化和發展。

二、提升對檔案管理工作的重視

在日常工作體系中，領導的方向把握非常重要。想要真正提升檔案管理的質量，就必須從領導層予以重視，實現上行下效，才可能有好的管理結果。目前，事業單位對檔案管理工作的重視程度嚴重不足，不能實現相關資源和人才匹配，被視為是不重要的工作，在價值方面體現不明顯。因此相關領導要加強檔案管理制度，形成嚴格而有效的規范，保證工作人員在實際工作時，能嚴格按照要求執行，從而保證檔案管理的高質量和效率。再者，在集體會議中要凸現檔案管理工作的重要性，強化責任意識。可以采用小組管理的方式，通過集體評價來實現綜合管理。獎罰要分明，對于馬馬虎虎，工作不認真的員工要給予懲處，以體現公平公正。在業績評價時，要與其他部門做好分配，體現檔案管理工作的價值，也給這些員工應有的福利保證，從而促進他們對工作的熱愛，強化責任感，保證工作的順利開展。提升對檔案管理工作的重視，也包括提升管理要求，嚴格要求管理人員，制定人性化、有效的人員管理措施。

三、完善信息管理系統

當今社會是信息爆炸的時代，過多的信息冗雜，提升了檔案整理和匯總的難度。借助科學手段，提升管理效率，能給管理工作帶來質的提升。事業單位的檔案管理工作，相對人員比較固定，多是一些有經驗、年長的工作人員，能給出專業意見的同時，也可能限制了創新的思路。因此，要結合現代信息手段，將復雜的信息通過某種方式梳理得出規律，體現出發展性的特征，既滿足現階段的要求，又能獲得未來的發展方向。將現代化信息技術引入檔案管理工作之中，提升其管理的質量和效果，構建更加完善的管理體系。信息管理系統，將許多重復性的工作交由計算機完成，工作人員的主要職責是操作和總結，從而可以有更多的精力來匯總和分析。完善信息管理系統，有利于構建數據庫，保證相關數據的安全和調閱方便。在檔案管理部門，增加計算機技術的培訓，提升整體信息技術能力。當然，雖然有信息管理系統的輔助，但是定期的整理和清理仍是管理工作的關鍵，做好相關數據檔案的存儲，對于過期信息或是虛假信息要做好標記，定期清理。開通一定的權限，讓管理人員能夠隨時進行整理和補充，也防止他人擾亂。

結束語 ：總之，事業單位檔案管理工作關乎事業單位日常工作的開展，更是社會工作的基礎，優化其工作方式，有助于提升檔案管理工作質量，獲得更高效的工作結果，提升社會價值和評價，對管理人員也提出了更高的專業要求，使其不斷完善，提高工作質量。

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