干部人事檔案信息化管理模式的實現與保障研究

林青

[摘 要]在推進信息化建設的大背景下，傳統干部人事檔案管理制度存在的缺陷逐漸暴露。本文基于對干部人事檔案信息化管理模式改革必要性分析，探索構建干部人事檔案信息化管理的目標、內容、流程，并從人員、資金、信息安全3方面提出保障信息化管理的對策，為干部人事檔案管理的標準化、科學化、現代化提供借鑒。

[關鍵字]干部檔案;檔案管理;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.081

[中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

作為干部工作的重要組成，干部人事檔案管理是組織對干部個人全面跟蹤管理與監督的過程，涉及干部選拔任用、考評、獎懲、待遇以及公務員管理。2014年《黨政干部選拔任用工作條例》出臺預示著干部人事制度改革深化。同時，信息化和網絡化管理技術的發展，進一步推動了干部人事檔案管理模式的革新。探索引入現代化管理理念和信息化管理技術，干部人事檔案信息化管理模式成為組織系統信息化的重要內容。

1? ? ?干部人事檔案信息化管理的必要性

1.1? ?保護原始檔案

傳統干部人事檔案以紙質形式進行保存，容易出現丟失和損毀的情況。信息化管理，一方面能夠有效預防檔案信息丟失。紙質檔案能夠體現出檔案的歷史特征和原始性，雖然信息化數字檔案更易于進行信息管理，但不可完全代替原始紙質檔案。紙質檔案的積累過程更加復雜，往往要經過多年收集、整理，通過積累并保有原始證據、珍貴資料的原貌，逐步形成獨立完整的個人人事檔案，必須認真加以保護，在某種程度上甚至應該限制查閱。將紙質干部檔案進行信息化管理，更加便于檔案管理人員進行分類整理及查閱。紙質檔案每年都需定期整理和增補，如未按標準化流程進行管理，容易發生材料遺失，而信息化檔案管理則將紙質檔案信息以數字形式進行備份，從而有效預防檔案信息丟失。另一方面，避免在檔案查閱過程中人事檔案出現損毀。人事檔案的時間跨度較長，均在50年以上，會出現紙質介質老化、字跡褪色等自然損壞;尤其是在查閱整理過程中容易出現紙質檔案毀壞，而信息化管理能夠降低對紙質檔案的損壞程度。

1.2? ?保障檔案的真實性

震驚一時的“王亞麗檔案造假案”暴露了干部人事檔案造假問題的嚴重程度。檔案的真實性是重要價值的體現，然而個別干部卻利用檔案管理的缺陷，偽造和造假相關信息，調換紙質檔案實體，導致紙質干部檔案可信度下降。2014年至今，中央組織部通過省、市、縣逐級開展干部人事檔案專項審查工作，在審查中發現了諸多涂改并弄虛作假的現象。新形勢下出現的干部人事檔案信息化管理模式則能非常有效地避免干部人事檔案造假問題。在信息化管理過程中，將個人相關檔案信息以數字化形式存儲并備份在不同服務器中再設定信息加密保護，無特殊授權即無法修改信息資料，從而為人事檔案的真實有效性設置保障關卡。

1.3? ?提高檔案管理效率

干部人事檔案信息化的本質是將紙質信息轉化為數字信息資源，進行快捷高效的信息管理。在信息化管理模式下，干部人事檔案信息檢索和查詢工作程序被簡化，方便了信息整理與增補工作流程;同時，個人檔案信息查詢檢索受時空和距離因素的影響程度被大大降低。在信息化管理模式下，干部檔案信息形成數據庫，信息編輯處理由原來的無序改為標準流程化;干部檔案信息管理由分散管理轉為集約化管理，降低了管理成本，又提高了管理效率。信息化管理具有批量處理信息、信息處理準確等優勢。

1.4? ?優化整合利用信息

中國共產黨第十八次代表大會以來，中央提出要從嚴對干部人事檔案進行管理，特別是嚴格審查干部考錄、提拔與調動檔案。但重視干部檔案管理加重了檔案管理工作，因此，采用信息化手段勢在必行。干部人事檔案信息化管理能夠有效共享利用信息資源，實現多區域、多部門聯動的信息化檔案管理。在干部人事檔案更新方面，信息化手段能夠大大縮短檔案信息的更新間隔，并設定標準的定期動態監管流程。

2? ? ?信息化管理模式的實現過程

2.1? ?構建目標

構建干部檔案信息化管理模式的目標包括以下幾部分內容。第一，紙質實體檔案轉為數字信息化檔案。傳統紙質實體檔案管理工作一般涉及保管、整理、利用、轉遞。考慮到信息安全等，各地干部人事檔案管理部門均采用傳統的封閉管理模式，相較于信息化管理模式，具有管理成本高、工作效率低、受人為因素影響大等劣勢。第二，建立干部人事檔案信息數據庫。紙質檔案作為原始資料，集中進行保管和維護，只涉及管理、整理、增補、審閱，不涉及利用和查閱。干部人事檔案中的相關信息都匯總到信息數據庫中，所有信息內容與紙質人事檔案信息內容一致，實時進行動態更新;人事檔案的一切利用與查閱都通過信息數據庫進行。第三，干部人事檔案管理的網絡化和數字化改革。利用互聯網，實現相關機構對干部人事檔案信息資料共享;同時利用信息數字化和網絡化技術，提高對干部人事檔案信息的處理與分析能力。

2.2? ?構建內容

2.2.1? ?信息化基礎

信息化基礎應包括符合信息安全及信息共享標準的局域網，在線運行數字化政務服務網，相關專業機房和控制室、辦公軟硬件環境;干部人事檔案信息化管理的技術規范及數據庫設計統一標準。

2.2.2? ?管理團隊建設

干部人事檔案信息化管理既涉及信息網絡技術，又涉及檔案管理專業人員，因此，相關部門應組建具有專業水平和責任心的管理隊伍。管理上盡管采用信息化技術，但是技術使用者仍然以人為基礎，因此，建設高效的干部人事檔案管理團隊，是實現干部人事檔案管理信息化的關鍵。

2.2.3? ?管理制度設計

紙質實體干部人事檔案中出現的各種問題，究其根源是管理制度存在缺陷。盡管信息化管理存在各種優勢，但仍要以規范信息化管理制度作為保障。干部人事檔案信息化管理制度設計需要進行專家論證。

2.2.4? ?信息安全保障體系

網絡信息安全為干部人事檔案信息化管理提供保障。相關部門通過建立信息安全保障體系對數據庫、網絡信息等相關內容資料進行加密;同時設立專門的信息安全部門。監管與審計機構應加強對干部人事檔案信息化管理系統的保密性和安全性風險評估工作。

2.3? ?構建流程

構建干部人事檔案信息管理系統主要分為需求分析、系統設計、建設實施3個主要流程。需求分析流程主要包括成立專項小組、項目目標、確定管理范圍、需求調研、制訂規劃和完成需求分析報告。系統設計流程主要包括資源配置、可行性分析、初步設計、設計審核、形成系統設計文件。建設實施流程主要包括管理系統軟硬件配置、系統試運行、系統測試、操作培訓、正式運行和系統調整與維護。此外，干部人事檔案信息管理系統建立流程要遵循實用性、安全性、共享性的原則。

3? ? ?信息化管理模式的保障

3.1? ?人員保障措施

實現干部檔案信息化管理模式的關鍵在于人，因此，要加強相關管理人員的聘用流程、培訓過程、工作業績評估、獎懲機制等設計。第一，明確管理人員配備數量。一般情況下，每千卷檔案管理不少于一位專業人員，同時配備輔助人員作為后備力量。第二，認真甄選干部人事檔案信息化管理人員，優先考慮中共黨員，且必須具備良好的政治及職業素養，具備信息化管理的專業能力，同時具有敬業精神。第三，培養鍛煉與能力提升并重。企業進行信息化管理前要進行人員專業化培訓后方可上崗。信息化技術更新速度快，要求相關管理人員定期參加培訓與交流，確保業務水平與時俱進。此外，干部檔案信息化管理相關崗位要求具有穩定性，可以通過設計合理的業績考評與獎懲機制，降低崗位人員的流動性。

3.2? ?資金保障措施

干部人事檔案信息化管理系統除了前期投入，還需不斷進行更新維護，整體預算成本具有階段性，且總值較高。因此，相關部門必須做好資金投入計劃，確保信息化管理系統的價值能夠得到有效發揮。一方面，干部人事檔案信息化管理模式是一項具有長期規劃性的系統工程，資金投入一般由國家財政和地方財政進行支持。資金投入表現為前期投入大，后期投入較小，但持續性長，因此，前期建設投入以財政資金為主，后期維護性投入可以開拓其他融資渠道。另一方面，干部人事檔案信息化管理模式要求企業進行針對性監督與審計，相關資金應考慮在信息化管理系統建設項目的范疇內。

3.3? ?信息安全保障措施

與一般人事檔案信息相比，干部人事檔案信息關系著干部培養、選拔、考察、任用的公平與公正，要堅決避免該過程出現信息偏差。因此，加強信息安全維護尤為重要。一方面，可通過建立信息安全維護系統，加強對相關軟件運行的安全保護，防止信息數據丟失;加強對硬件設備保護，通過主數據庫和備用數據庫方式實現信息備份;通過加密技術、病毒攔截技術、安全網絡防火墻技術提高系統軟件的安全性能，有效預防對相關信息進行篡改的犯罪行為。另一方面，通過標準化的操作與執行制度，避免人為信息安全事故。不同層級的干部人事檔案信息管理人員進行授權，嚴格限制管理人員的操作與執行權限，并建立嚴格的監管制度。

4? ? ?結 語

干部人事檔案是全面考察與評價干部的重要依據，能夠實現信息化管理模式改革，有效提高干部人事管理效率。干部人事檔案信息數字化實現了信息查閱與共享，有效避免了紙質人事檔案丟失與損壞;使干部人事管理更為系統化和科學化，有利于形成規范化的干部人事管理制度。

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