文書檔案信息電子化探討

張文佳

摘要：自古以來，文書檔案一直是檔案工作的核心，也是檔案工作的重要組成部分。在目前的文書檔案管理過程中，隨著科學技術的持續發展和信息技術的進步，實行了電子檔案管理在變革歷程中的過程和模式。計算機管理技術和數字化管理模式用于實現檔案管理的精準性和一致性。是實現檔案系統管理的重要方法與策略。本篇文章通過文書檔案管理過程中的電子技術，怎樣提高管理過程的精準性與完善性，成為其重要的管理方向，討論和解析文書檔案在電子化管理中的優缺點，并概括它的解決方案。

關鍵詞：文書檔案 電子化

一、文書檔案管理信息的電子化的優點

1.電子文件易于查找和應用，從而提升了辦公效能，電子檔案是保存在光盤或磁盤上的文件并由計算機查詢，計算機具有巨大的信息處理功能，使文書檔案管理更加便捷，愈加方便。同時，電子檔案更改了傳統紙質檔案的操作方發，消除了手寫不整齊，抄寫不完整等，還節省了人力又提高了效率的問題，并且檔案管理過程變得特別好操縱，只需在電腦上鍵入并單擊鼠標，減少了大量時間。因此，與傳統的管理方法相比，電子信息管理文書檔案最方便，檢索效率最高。

2.信息容易保存。電子檔案是保存在盤和磁盤上的信息。它比傳統的紙質載體更加容易存儲，它不但可以預防蟲蛀和潮濕，還能夠多次運用，它節能環保，使用時間久，這與建設我國倡導的節儉型社會的思想相符。避免了在高溫高濕環境下紙載體氧化或腐蝕的危險，另外光盤和磁盤的存儲容量大，空間小，穩固性高，操作簡便，成本低，備份方便，管理容易。因此，有關資源信息電子化能極大地提升檔案管理的服務質量。

3.電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的人為操作中，單位和部門之間的信息不能及時傳輸和分發，大批文書檔案像古董似的放置與存儲，這樣會在某些程度上形成了資源耗費，信息化技術和網絡發展出現使大家更容易通過計算機實行信息溝通和通信，并使用電子網絡傳遞資源。

4.提升文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是由人工執行的，這需要很長時間并且在傳輸過程中產生風險。例如，在傳輸過程中發生數據遺失，并且由于郵件傳遞所需的時間和精力，這也降低了安全性。電子傳輸的呈現解決了這個問題，互聯網可用時，它就可以輕松傳輸，確保及時傳輸檔案并確保其安全性，而不會造成檔案的延遲或丟失，大大節約人力，物力和財力。

二、文書檔案管理信息的電子化缺點

1.檔案安全性很難保證。由于電子媒介是可讀寫的，人們能夠屢次輸入和改動電子檔案，而且缺少改動過的異常記號，文書電子檔案的管理在一定程度上失去了其固有的模式，人們無法通過區分字體大小來確定文書檔案的原創性，電子檔案無印章和署名，在這種情況下，難以保證電子文檔的真實性。

2.隨著互聯網的普及，電子檔案的安全性變得越來越嚴重，如今，通過網絡系統阻擋電子信息的情況不時發生，或計算機病毒的出現可能導致檔案管理員電腦出現問題并丟失信息，并偽造未經授權的用戶侵犯了他人的合法權益，這些問題會對電子檔案的安全造成挾制，人們裝置防病毒軟件以降低病毒的滲透，建立專門的職員來維護計算機和本地網絡，這給管理帶來了額外的成本，購買了防病毒軟件和增加了人員開支。

3.文書檔案管理信息的電子化使用極大地增加了對管理者的要求。文書檔案的管理不但要求需要職員了解紙質文書檔案管理的操作理論和方法，還要求人員具備使用電子計算機和了解數據傳輸技術的技能。這些管理職員必須具有超前的知識，可是我國的電子文檔檔案管理職員技能水平有限，無法適應電子化流程的需要，在電子化管理中，復合型人才稀缺是一種尷尬的局面。

三、加快推進檔案信息化技術的基本原則

1.科學的標準化和細化原則。標準化和完善是加強電子檔案管理的重要原則。由于文檔管理自身就是一項謹慎周密的工作，因此有必要進一步完善檔案工作的準則和規范，以提升檔案管理的質量與效率要求。

2.快速和安全一致的原則。信息化在提升工作效率，質量和工作速度的同期，也在安全和保密工作帶中產生了許多問題。因此必須保持快速和安全一致的原則，在保證安全的前提下提升工作效率，在信息化條件下持續提升檔案管理的安全性，強調應用和管理的安全性。

3.效益與質量兼顧的原則。由于數字化檔案信息的繁瑣性和繁重性，有必要投入大量的人力，財力和物力資源，因此，我們必須堅持效率和質量相結合的原則，研究自己的力量，分析客戶的需求，提高文檔質量，考慮如何快速安全地創建文檔。

四、改革措施和解決方法探討

鑒于文書檔案管理信息的電子化應用中遇到的實質問題，歸納了幾點方案及相關信息：首先，對于安全問題，使用本地網絡，使文書檔案只可在局域網內傳輸，把文書檔案傳輸限制在IP地址領域內，以防止文件流入外網，更常見的方法是安裝隔離的路由器。路由器的用途是阻止不在領域內的lP位置，以便可以選擇性地傳輸文件。二是加強人員管理，對低素質員工進行定期教育培訓。通過正規教育和培訓，檔案管理人員可以控制所有的電子檔案管理方式，建立強烈的責任感。同時要提高英語水平和計算機操作水平等綜合文化水平，加強思想教育，從基本上防止管理職員私下透漏檔案，實現文件管理的守密要求。

結束語：目前，科學技術日新月異，信息科學影響了人們的生活方式，電子檔案已形成當代社會進步的重要檔案管理工具，信息化文書檔案的管理逐漸代替了舊式的檔案管理，是檔案管理過程明確劃分與系統組織有力基礎和前提。文書檔案的存檔，存儲和使用是一項非常重要且復雜的任務。因此，電子化在其工作中的實施已變成其發展過程的必然成效，為電子化檔案提供了理論依據，加強科學管理，保證電子檔案安全牢靠地置于精確可用狀態，使其在公共生活中發揮更重要作用。