OA協(xié)助辦公系統(tǒng)在電視臺(tái)檔案管理中的應(yīng)用

鞏耀曉 張彥凈 焦鴻曄

摘要：雙軌運(yùn)行的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）與檔案系統(tǒng)，分別負(fù)責(zé)自動(dòng)化辦公和檔案管理。實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理的無縫對(duì)接后，OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)生成的電子公文自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng)，很大程度地了提高檔案的歸檔效率，使檔案管理工作更加F4學(xué)、規(guī)范、便捷，降低了人工、資源、時(shí)間成本。

關(guān)鍵詞：oA系統(tǒng) 協(xié)同辦公 檔案管理 無紙化辦公

河北廣播電視臺(tái)于2016年4月正式揭牌成立，由河北人民廣播電臺(tái)、河北電視臺(tái)、各發(fā)射臺(tái)站、子公司等機(jī)構(gòu)合并而成。面對(duì)機(jī)構(gòu)大、人員多、辦公地點(diǎn)分散、業(yè)務(wù)種類和數(shù)量繁多等情況，電視臺(tái)檔案管理遇到前所未有的挑戰(zhàn)，如何使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范、便捷是機(jī)構(gòu)改革后的重要課題。

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)

隨著電視臺(tái)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）應(yīng)用的不斷深入，無紙化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能有效結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)在線公文流轉(zhuǎn)、流程審批、信息共享、即時(shí)通訊，解決了電視臺(tái)東西兩院、各發(fā)射臺(tái)站、子公司來回跑辦審批的問題，各職能部窒隨時(shí)隨地并行處理審批工作，降低了人工成本、交通成本，節(jié)能增效，大大提高了電視臺(tái)辦公效率，提升了行政工作信息化水平。

二、電視臺(tái)檔案管理現(xiàn)狀

電視臺(tái)檔案承擔(dān)著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)公文運(yùn)轉(zhuǎn)、情況報(bào)告以及臺(tái)重大活動(dòng)、重要事件、原始資料記載、收集和存檔等工作，保存的是電視臺(tái)發(fā)展歷程的憑證和歷史資料。電視臺(tái)檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化管理，建立了檔案系統(tǒng)。

過去OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)是分別獨(dú)立運(yùn)行的，各自負(fù)責(zé)自動(dòng)化辦公和檔案管理。OA系統(tǒng)中的公文存檔信息必須經(jīng)過下載、打印、掃描處理后再重新錄入到電視臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)中。這種工作方式，造成了時(shí)間、人力、資源的巨大浪費(fèi)，效率低下、出錯(cuò)率高、工作量大。

三、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理的無縫對(duì)接

為了進(jìn)一步推進(jìn)電視臺(tái)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，提升檔案管理效率，電視臺(tái)對(duì)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，并與現(xiàn)有OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)自動(dòng)交換，辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)生成的電子公文能夠直接轉(zhuǎn)入檔案應(yīng)用系統(tǒng)，形成分類、組建檔號(hào)、電子檔案自動(dòng)加蓋電子檔號(hào)章，形成電子檔案，電子檔案可直接輸出成為紙質(zhì)檔案。

（一）手動(dòng)歸檔

OA系統(tǒng)中公文管理功能分為發(fā)文管理和收文管理。發(fā)文管理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，通常包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序;收文管理是指對(duì)送達(dá)到本單位公文的收進(jìn)和辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

電視臺(tái)文書管理員通過OA系統(tǒng)的發(fā)文管理和收文管理模塊，將已處理完成的歷史公文數(shù)據(jù)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行手動(dòng)檔案系統(tǒng)歸檔。

（二）自動(dòng)歸檔

實(shí)現(xiàn)將OA系統(tǒng)的公文管理模塊內(nèi)容，在辦公系統(tǒng)審批完成后自動(dòng)將公文數(shù)據(jù)歸檔到檔案系統(tǒng)。歸檔的數(shù)據(jù)內(nèi)容，包括公文的基本信息和公文的電子文件兩部分。公文基本信息：主要包括文件號(hào)、文件名、機(jī)構(gòu)、責(zé)任者、文件形成時(shí)間（年、月、日）、歸檔年度（文件形成年度）、全宗號(hào)、頁數(shù)（每個(gè)文件實(shí)際頁數(shù)）、份數(shù)等核心字段。公文電子文件：主要包括電子文件名稱、后綴、大小、類型、二進(jìn)制數(shù)據(jù)等信息。

（三）檔案系統(tǒng)管理

電視臺(tái)OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)生成的電子公文通過檔案數(shù)據(jù)接口，推送到檔案管理系統(tǒng)的文件管理模塊，檔案管理員通過檔案系統(tǒng)的文件歸檔功能實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

OA系統(tǒng)發(fā)文流程和收文流程流轉(zhuǎn)結(jié)束之后自動(dòng)觸發(fā)檔案系統(tǒng)歸檔功能，檔案管理員將接收的電子公文逐一確認(rèn)，按照檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案年度、保存期限等規(guī)則再進(jìn)行具體的檔案分類歸檔。

檔案系統(tǒng)對(duì)歸檔的電子公文設(shè)計(jì)加密，保證電子檔案離開檔案管理系統(tǒng)便不能使用。檔案系統(tǒng)具有OCR識(shí)別功能和自動(dòng)填充功能，從OA系統(tǒng)歸檔到檔案系統(tǒng)時(shí)能在頁面上識(shí)別提取題名、文號(hào)、責(zé)任者、主題詞等項(xiàng)并自動(dòng)填入到相應(yīng)的條目字段中。檔案系統(tǒng)支持全文檢索，包括針對(duì)條目信息的條目檢索功能和針對(duì)電子檔案原文的內(nèi)容檢索功能。

四、結(jié)語

OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)完成了對(duì)接，檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)自動(dòng)交換，很大程度地提高了檔案的歸檔效率，使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范、便捷，降低了人工、資源、時(shí)間成本，同時(shí)也為全面推行無紙化辦公，提升辦公效率奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。