檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑淺析

武海燕 武哲

摘要：社會保障體系是社會主義市場經(jīng)濟體制的重要支柱，健全完善的社保體系不僅有利于市場經(jīng)濟的穩(wěn)步健康發(fā)展，同時也能保障社會的和諧穩(wěn)定。因此，要加強對社保檔案的管理，做到規(guī)范化管理、現(xiàn)代化管理，本文針對檔案管理中國的問題并提出了推進其實現(xiàn)現(xiàn)代化的措施。

關鍵詞：社保檔案 檔案管理 實現(xiàn)途徑

一、概述

近年來，人們越來越重視社保的建設，我國在社會保障體系等方面也在不斷完善，社保人數(shù)的增加也給檔案管理帶來了一定困難，因此需要對檔案進行管理，特別是要實現(xiàn)信息化管理，以更好的提升服務質量，提高工作效率，所以下文就社保檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑進行了重點分析。

二、社保檔案管理的特點

檔案管理可以統(tǒng)計其中的數(shù)據(jù)資料，并根據(jù)檔案內容制定更適合我國社會的社保體系。因此，要做好該工作，社保檔案管理具備很強的復雜性、系統(tǒng)性，其中牽扯到多方資料，所以要有專人來管理，對全國范圍內的數(shù)據(jù)來進行統(tǒng)計，這一工作量極大，因此，需要更好的使用先進技術以快速處理各項信息，同時提升工作效率。社保檔案管理具有實時更新的顯著特征，因此，需要相關人員對數(shù)據(jù)資料實現(xiàn)實時更新，所以就需要對檔案內容不斷錄入和改進，所以要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

三、當前社保檔案管理過程中存在的問題

首先，發(fā)展速度慢且發(fā)展不均衡。這與我國國情有關，由于我國東西部經(jīng)濟發(fā)展不平衡，所以在信息管理上也存在差距，有的落后地區(qū)計算機也較為老舊，更別說應用計算機管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理。而有的地區(qū)則已經(jīng)實現(xiàn)了管理軟件的應用，提高了工作效率。而社保信息化目標早已提出，但是全國各地實現(xiàn)檔案信息化管理有很大的差異性。有的已經(jīng)使用，而有的則未實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

其次，缺乏完善的檔案信息管理系統(tǒng)。各地區(qū)在執(zhí)行檔案管理信息化政策時，未能實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化管理，另外其開展進度也不一樣，各地區(qū)在使用檔案管理系統(tǒng)時，未能使用統(tǒng)一系統(tǒng)，所以導致各地信息管理系統(tǒng)不能實現(xiàn)資源共享，不利于實現(xiàn)全國檔案信息共享，也給檔案管理工作帶來了一定的困難，另外各地多開發(fā)的信息管理軟件都不一致，主要是為了方便當?shù)厣绫２块T處理數(shù)據(jù)等做出的信息系統(tǒng)，因此，缺乏統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理，檔案處理系統(tǒng)內部結構、應用范圍等都不同，這給后期全國檔案管理造成了一定的困難。

最后，對社會保險檔案管理和數(shù)據(jù)庫重視不夠。各地對于社保檔案管理缺乏重視，認為它無關緊要，在錄入數(shù)據(jù)信息時，也是使用的人力資源，由工作人員去手動錄入，這不僅浪費工作效率，同時也浪費了人流成本，另外對檔案管理系統(tǒng)也不夠重視，系統(tǒng)在應用一段時間之后就需要對其進行維護升級，從而提高工作效率，但是相關機構未能重視系統(tǒng)升級，也容易導致系統(tǒng)出現(xiàn)各種各樣的問題，因此也不利于工作的開展。

四、實現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化的途徑

（一）加大宣傳力度，轉變管理理念。相關部門只有轉變觀念，認識到檔案管理現(xiàn)代化的意義才能更好的促使其展開行動，實現(xiàn)檔案管理信息化。同時也要對管理層和相關人員展開宣傳，促使其應用數(shù)字化管理系統(tǒng)，以提升工作效率，所以管理層要深刻轉變思想，意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，同時在部門內部推進檔案管理系統(tǒng)的應用，以使全部門重視檔案管理系統(tǒng)的應用。

（二）建設現(xiàn)代化專業(yè)人才隊伍。要對部門人員展開定期培訓，以使其熟練使用各種軟件工具，以更好的提升工作效率，同時要提高工作人員素質，不斷提升其檔案管理能力和水平，也可以建立獎勵機制，以促使員工更加盡職盡責，同時調動工作積極性，改善工作氣氛。同時也要吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊伍，以更好的處理各種問題。

（三）進一步推動檔案管理的制度化、規(guī)范化。要加強管理需要建立規(guī)范化的制度，這有利于更好的開展工作。要結合當?shù)厣绫２块T情況制定合理的制度，如使用檔案管理軟件，定期對電腦殺毒，以確保系統(tǒng)安全，每個工作人員輪流進行檔案整理和錄入，同時對信息不全的檔案進行標記，以進行統(tǒng)一歸類和整理，在查找過程中也更方便查詢，同時還要對工作人員進行考核和業(yè)績評定，建立各項考核制度和激勵制度，以促使其更好的開展工作。檔案管理制度一定要結合當?shù)厍闆r進行具體劃分和規(guī)范，以促使其更規(guī)范化的開展各項工作。

（四）做好編研與開發(fā)工作，實現(xiàn)深層次發(fā)展。要結合我國社會現(xiàn)狀編研出一套高質量的社會保險檔案資料，以更好的對我國全國范圍內的檔案管理工作進行改進，并提供合理指導，以推動我國檔案管理工作統(tǒng)一進行。但是在編制過程中要注意一些問題：使其內容更加規(guī)范化，更符合我國社會形勢，同時要結合我國社保體系進行規(guī)范化編制，以使其管理方式更加靈活。

（五）加強信息化手段的應用與開發(fā)。由于我國近年來參保人數(shù)的增加，所以在檔案管理方面亟待改進，必須采取新的管理手段和方式，以更好的展開檔案管理工作。相關部門要積極引進新技術，使用檔案管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)信息化處理，同時要對信息處理系統(tǒng)定期維護更新升級，實現(xiàn)全國統(tǒng)一化檔案信息管理系統(tǒng)，這更利于實現(xiàn)全國范圍內的信息管理和調用，縮小了查找時間，提升了效率，更利于及時對檔案進行管理和升級，同時也能快速實現(xiàn)檔案信息更新，更方便查詢和檢索。還應該及時進行系統(tǒng)更新和安全檢查，以提升系統(tǒng)安全性。

總結：實現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化是一個長期過程，要從多方面進行提升，包括全國統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)的建設、人才的培養(yǎng)、規(guī)范的制度等方面，從這幾方面進行合理安排和構建，更有助于推動我國社保檔案管理現(xiàn)代化建設，社保部門也要積極改進檔案管理中存在的問題，以更好的實現(xiàn)信息化管理，同時能通過全國檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)擴區(qū)域查詢，更為簡便，提升了辦公效率，因此，要不斷推進其現(xiàn)代化建設。