城市商業(yè)銀行檔案管理之收集淺析

薛燕

城市商業(yè)銀行是20世紀90年代中期形成，以整合地方城市信用社資源組建而成。它和地方政府、企業(yè)、個人在日常管理和各種業(yè)務活動并產(chǎn)生大量與其業(yè)務相關(guān)的各種文件檔案。因此城市商業(yè)銀行檔案的重要性不言而喻，加強對城商行檔案收集工作勢在必行。收集工作是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的第一個重要環(huán)節(jié)。做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。本文針對某城商行檔案管理中收集現(xiàn)狀和問題，就如何加強檔案收集工作進行探討。

一、某城商行檔案管理現(xiàn)狀

某城商行是當?shù)厥准页闪⒌莫毩⒎ㄈ速Y格的地方性股份制商業(yè)銀行。某城商行實現(xiàn)了對全省11個城市的全覆蓋。某城商行檔案工作實行總行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，同時接受同級地方檔案管理機關(guān)的指導，監(jiān)督和檢查。總行、各分支機構(gòu)確定一名行領導分管檔案工作，將其納入本行的工作計劃之中，并要求在檔案機構(gòu)設置、人員配備、費用開支和庫房建設等方面給予保證。總行辦公室檔案中心是全行的檔案管理牽頭部門，同時要求各分支機構(gòu)在辦公室配備專職檔案員，總行、各分支機構(gòu)所有職能部門設立專（兼）崗位，以保證檔案工作的有序幵展。

二、某城商行在檔案管理收集中存在的問題

（一）檔案收集沒有統(tǒng)一的檔案規(guī)范標準。某城商行采用“條線管理”，由檔案的主要形成部門負責本條線檔案管理收集工作，制定各條線的制度、標準，檔案管理辦法實施細則， 辦公室只負責將本級機構(gòu)產(chǎn)生的文書檔案進行收集，相關(guān)會計檔案、信貸檔案、人事檔案由各業(yè)務部門各自管理。辦公室主管的文書檔案管理標準和規(guī)范不足以涵蓋其全部范圍內(nèi)容。銀行業(yè)務譬如：公司信貸業(yè)務、個貸業(yè)務、資產(chǎn)管理、基金理財業(yè)務、保險業(yè)務、金融市場、信用卡業(yè)務、網(wǎng)絡金融等，大量銀行業(yè)務文件材料產(chǎn)生。銀行檔案內(nèi)容的不斷豐富，為商業(yè)銀行檔案收集工作的提出了專業(yè)要求，如何界定在業(yè)務部門產(chǎn)生的文件資料中，哪些是文書檔案收集范圍，哪些是業(yè)務歸檔范圍，又該歸入哪部門業(yè)務檔案的范疇，如何對業(yè)務檔案進行區(qū)分和收集，對后期整理利用提出了的嚴峻考驗。

（二）專（兼）職檔案人員在專業(yè)能力和工作時間無法保證。不管是文書檔案還是信貸檔案、會計檔案、人事檔案在形成到收集階段，某城商行的專（兼）職檔案人員在辦理業(yè)務的過程中，對應當歸檔保存，但是根據(jù)實地調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些業(yè)務部門的檔案移交時間是沒有具體明確要求的，檔案移交范圍不是很明確，導致業(yè)務檔案積壓在部門或個人手中。使得檔案移交無規(guī)范、不及時的狀況頻頻發(fā)生，給檔案的實體內(nèi)容安全管理帶來一定的威脅。檔案的收集沒有納入規(guī)范管理，檔案的整理、鑒定、保管等實體管理環(huán)節(jié)就無法保證按時到位，檔案信息管理環(huán)節(jié)的統(tǒng)計、檢索、編研、利用等管理工作缺乏最基本的實體依據(jù)，成為無米的巧婦，一系列檔案管理的工作不能順暢銜接，信息的調(diào)整反饋工作無法到位。大部分部門的檔案人員是兼職，一人多崗，檔案的收集整理工作不是主要工作，無法把全部精力投入到檔案管理工作中去，檔案專業(yè)方面的學習也得不到有效補充，直接導致檔案的收集不完整、丟失、缺損等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）檔案保管方式和檔案考核機制直接影響了檔案的收集工作。某城商行檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務管理部門采取了自行保管和外包兩種方式。各部門只負責各自領域業(yè)務管理活動的推進，對涉及到檔案資料形成移交不重視，使得檔案收集過程中的各個部門聯(lián)動機制沒有發(fā)揮作用，檔案員孤軍奮戰(zhàn)局面。在績效考核上對檔案移交收集工作沒有明確的考核指標，導致部門從思想上不重視檔案工作。

三、某城商行檔案管理收集改進建議

（一）完善機構(gòu)檔案管理制度，搭建大檔案體系。根據(jù)新頒布的國家檔案管理辦法結(jié)合金融業(yè)務的特殊性，及時修訂本機構(gòu)的總體的檔案管理辦法，結(jié)合本行業(yè)務特點，針對文書、信貸、會計、人事、科技、基建、聲像、實物等檔案類別，制定檔案歸檔整理規(guī)則方案，對各類型檔案的收集工作環(huán)節(jié)則要制定具體的易懂易操作的歸檔范圍。

（二）培養(yǎng)檔案專業(yè)隊伍，增強全員檔案意識。要培養(yǎng)一支屬于本行的可以長久從事檔案工作的專業(yè)檔案人員，通過行內(nèi)培訓，到同業(yè)學習，每年將參加國家檔案機構(gòu)組織的檔案人員培訓班列入必修課，做到檔案人員持證上崗;通過內(nèi)外網(wǎng)、行報、微信公眾號等可利用的宣傳工具，普及檔案常識，增強全行員工的檔案意識。讓全行從上到下認識到檔案工作是一項與自身工作密不可分。形成人人重視檔案，收集檔案良好氛圍。

（三）加強檔案的考核檢查力度，與績效考評掛鉤。總行每年要定期，對各業(yè)務條線檔案管理工作，對各級分支行、各部門檔案工作進行全面檢查，本著找問題，及時修正;通過檢查對各機構(gòu)的檔案管理工作進行考核，通過激勵約束機制進行監(jiān)督和促進。

總之，銀行檔案管理中的收集工作是一個任重道遠的系統(tǒng)工程，只有將第一步收集工作做好，做到位，才能為后期檔案整理、利用等提供基礎，才能最大限度的發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。

（作者單位：晉商銀行股份有限公司）