技工院校財務報賬管理系統(tǒng)設計研究

近年來，隨著國家對技工培養(yǎng)的愈加重視，技工學校的發(fā)展規(guī)模越來越大，資金投入越來越多。在保證資金支出合規(guī)、程序合法的前提下，如何提高資金使用效率、提升財務管理水平、保證預算執(zhí)行率顯得非常重要。鑒于學校自主開發(fā)并已投入使用的專項資金管理系統(tǒng)，在資金管理、規(guī)范報賬中取得了良好效果，學院計劃構(gòu)建一個統(tǒng)一的報賬管理系統(tǒng)，涵蓋所有經(jīng)費報賬。本文以江西技師學院為例，就技工院校財務報賬管理系統(tǒng)設計研究予以闡述。

一、功能需求分析

技工院校經(jīng)費支出主要包括基本支出、專項支出和代收經(jīng)費支出三大類，各類資金支出有其特有的要求。經(jīng)費報賬人員可能涵蓋學院所有教職工，對信息化技術(shù)熟悉程度不一;系統(tǒng)用戶涵蓋學院各個層級，大家對經(jīng)費使用關(guān)注不同。如何解決以上問題，作好系統(tǒng)需求分析，滿足各方要求，是本系統(tǒng)設計首要解決的問題。經(jīng)過調(diào)研分析，本系統(tǒng)功能需求主要有如下：

圖1 報賬管理系統(tǒng)流程圖

圖2 報賬管理系統(tǒng)操作流程圖

（一）預算執(zhí)行控制

隨著新預算法實施，提升單位年度預算執(zhí)行率成為財務人員必須把握的一個原則。報賬系統(tǒng)除滿足填寫報賬單外，還要從技術(shù)上落實預算執(zhí)行控制，倒逼預算意識養(yǎng)成，讓預算意識從財務人員走向全體教職工。落實“先有預算、后有支出”是報賬系統(tǒng)在管理基本支出時所要實現(xiàn)的功能;做到“單獨核算、專款專用”是報賬系統(tǒng)在管理專項資金時所要實現(xiàn)的功能;“收多少、支多少、多退少補，便于清算”是報賬系統(tǒng)在管理代收經(jīng)費時所要實現(xiàn)的功能。

（二）報賬狀態(tài)跟蹤

通過系統(tǒng)，可以隨時了解到每一筆報賬什么時間處于哪個環(huán)節(jié)，審核是否通過，支付是否成功，記在財務哪號憑證等信息，讓報賬人員在電腦前即可追蹤查詢，而無需到財務前臺咨詢，有效提高報賬效率、提升財務服務水平。

（三）經(jīng)費使用公開

全年預算一旦確定并錄入系統(tǒng)后即可查詢，在預算執(zhí)行過程中，預算執(zhí)行情況、經(jīng)費結(jié)余情況也可即時統(tǒng)計匯總，資金使用明細也可按規(guī)定權(quán)限予以查詢，讓財務數(shù)據(jù)即時公開，以便大家監(jiān)督。

（四）經(jīng)費核算比較

學校財務核算主要是按經(jīng)濟分類科目統(tǒng)計匯總，核算到部門或事務的不多。為便于成本核算、預算編制等，系統(tǒng)需提供按部門、按事務統(tǒng)計匯總，按年份分析比較功能。

（五）政策文件發(fā)布

財務報賬政策法規(guī)性比較強，財務部門需將與報賬相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)章制度第一時間在平臺發(fā)布，減少因不知規(guī)定而造成報賬多次跑、甚至支出不合規(guī)的情況發(fā)生。

二、系統(tǒng)流程設計

根據(jù)各類經(jīng)費管理要求及各系統(tǒng)用戶權(quán)限的不同，財務報賬管理系統(tǒng)具體流程設計如圖1所示。

用戶登陸報賬系統(tǒng)，根據(jù)自身權(quán)限的不同，系統(tǒng)自動進入到相應的功能模塊。每個模塊中，日常經(jīng)費、專項經(jīng)費和代收經(jīng)費單獨管理，三項經(jīng)費在四個功能模塊中操作流程相同，具體設計如圖2所示。

學院全年預算審核通過后，系統(tǒng)管理員首先在系統(tǒng)管理模塊錄入預算內(nèi)容、預算金額、支出科目等基礎信息，后期根據(jù)資金到位情況，逐步下達預算，即可使用金額。報賬人員在預算下達后，可填制并打印出報賬單，系統(tǒng)自動扣減可使用金額。報賬人員按規(guī)定流程將報賬單及相應票據(jù)送各崗位審核簽字。會計根據(jù)審簽完畢的報賬單，制定報賬復核單送主管單位復核，復核通過后流轉(zhuǎn)至出納崗位。出納支付成功后再流轉(zhuǎn)至會計崗位，進行登賬處理。

三、系統(tǒng)功能設計

根據(jù)系統(tǒng)功能需求和流程設計，報賬管理系統(tǒng)劃分為四個功能模塊，各功能模塊設計如下：

（一）系統(tǒng)管理功能模塊

系統(tǒng)管理模塊面向系統(tǒng)管理員開放，主要完成系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)管理和預算下達等，具體包括：

（1）賬戶管理。報賬管理系統(tǒng)四大功能模塊、三類經(jīng)費管理實行一個賬戶統(tǒng)一認證。用戶類別及操作權(quán)限為：系統(tǒng)管理員擁有系統(tǒng)管理模塊操作權(quán)限，會計擁有會計審核模塊操作權(quán)限，出納擁有出納支付模塊操作權(quán)限，普通教職工、部門負責人和院領導擁有報賬管理模塊操作權(quán)限，但他們訪問數(shù)據(jù)的權(quán)限有所不同：普通教職工只能查看本部門預算情況及本人報賬明細，部門負責人可查看本部門預算情況及本部門所有的報賬明細，院領導可以查看全院預算情況及全院報賬明細。

（2）基本選項管理。該模塊主要完成對資金來源、文件類別、支出科目及預算內(nèi)容等四個基本數(shù)據(jù)的管理和維護。能夠完成數(shù)據(jù)的增加、修改和刪除操作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容無限級添加。

（3）預算管理。該模塊主要是負責預算下達和調(diào)整功能。

（4）數(shù)據(jù)管理。考慮到財務數(shù)據(jù)的安全性和嚴肅性，報賬數(shù)據(jù)刪除權(quán)限由管理員操作。

（5）文件管理。該模塊主要是對需要在系統(tǒng)中公布的文件進行管理。

（二）報賬管理模塊

報賬管理模塊面向全體教職工開放，需憑賬號登錄。該模塊完成報賬單的填寫、查詢、統(tǒng)計、跟蹤等功能，具體設計如下。

（1）填寫報賬單。該功能含預算內(nèi)容導航、當前已選內(nèi)容的預算安排、資金使用情況查看及報賬單填寫功能。只有選擇了預算內(nèi)容后，報賬單填寫才會被繳活。在提交報賬單時，“無預算或預算不足”，報賬單將提交不成功。

（2）查詢報賬單。該模塊負責報賬單查詢、瀏覽、修改和打印。非本人報賬單不能進行修改，已復核報賬單不能進行修改。

（3）統(tǒng)計報賬單。該模塊是對全院或某部門在某一時間段內(nèi)報賬情況的統(tǒng)計匯總。

（4）跟蹤報賬單。該模塊是為方便報賬者了解報賬進展情況而設計，報賬者通過查詢可以知曉報賬單送審時間及結(jié)果、送銀行轉(zhuǎn)賬時間及結(jié)果、財務記賬憑證號等。

（5）文檔制度。該模塊是有關(guān)專項資金使用相關(guān)文件展示板塊，所有資料在本欄目分門別類地呈現(xiàn)給所有用戶。

（6）預算安排情況。該模塊主要為財務人員設置，可通過本功能了解部門預算情況、財務實際安排資金情況以及資金缺口情況。

（三）會計管理模塊設計

該模塊是系統(tǒng)面向財務會計開發(fā)設計的功能板塊，該模塊包含復核管理和記賬管理兩部分。復核管理含復核前復核單據(jù)的生成、查詢和打印及復核后復核結(jié)果反饋。復核通過的報賬單進入出納管理模塊進行支付操作，復核不通過的由報賬者修改單據(jù)，會計重新送去復核。記賬管理是出納支付成功后重返會計管理模塊，供會計錄入記賬憑證號，方便報賬者日后查詢賬目。

（四）出納管理模塊設計

該模塊是系統(tǒng)面向財務出納開發(fā)設計的功能板塊。出納管理含支付前送轉(zhuǎn)單據(jù)生成、查詢和打印，及支付后支付結(jié)果的反饋。支付成功的報賬單進入會計管理模塊進行記賬操作，轉(zhuǎn)賬失敗的單據(jù)由報賬者補充相關(guān)材料后再次送銀行轉(zhuǎn)賬。

四、結(jié)束語

財務報賬管理系統(tǒng)的使用，給報賬人員及財務工作人員帶來了工作便利，為單位預算管理和控制提供了技術(shù)手段，在系統(tǒng)運行過程中，亦將不斷完善系統(tǒng)功能，提高財務管理水平和服務水平。

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