探析檔案信息的數字化建設

王建波

摘 要：隨著社會不斷地發展進步，傳統的紙質檔案已經失去了未來的發展趨勢，數字化檔案的使用也變得更加常見，數字化檔案的便捷和高效性對于檔案管理有著非常大的幫助，但是也影響到了一些檔案管理工作人員的觀念變化。目前，數字化檔案管理的相關研究還比較少，本文主要針對檔案信息數字化建設的加強進行了分析。

關鍵詞：檔案信息;數字化;建設

一、檔案信息數字化觀念

檔案信息數字化是一個擁有非常多部分整合而成的概念，檔案信息數字化主要是通過使用數據庫專業技術、數據壓縮儲存技術、高效率掃描技術等一系列相關技術，將傳統的紙質文件內容以及聲音圖像內容進行有順序有類別的進行存儲，數字化檔案主要是包含了數據的采集輸入、數據的儲存管理、數據后期的加工處理、數據的輸出等多個方面。檔案信息數字化最明顯的特點就是講需要儲存的文件或資料轉換成信息網絡化進行存儲。也就是說將現在所擁有的紙質檔案轉化成能夠儲存到計算機中能夠快速識別搜索的信息，其主要的目的也是為了加快檔案的搜索速度，提高檔案信息的使用率，并且能夠遠程提供需要的數據。

二、檔案信息數字化建設需要解決的問題

當前，我國的檔案數字化建設還存在著許多的問題，檔案數字化許可權問題表現得十分明顯，在進行檔案數字化建設的時候，不但需要對電子文件進行歸檔處理，還需要很好的實現傳統檔案轉變數字化的工作，在這個過程中就很容易出現檔案數字化“權利許可問題”，變相的說就是在檔案轉化數字化過程中需要得到紙質檔案作者本人的允許，這一點也是為了保證原紙質檔案作者的所有權不受到侵害。

近年來隨著我國數字化檔案建設技術的不斷提高，檔案數字化網絡傳輸權問題也逐漸的浮現在了人們的眼前，檔案數字化信息能夠隨時隨地的在網絡中傳遞給需要的人，數字化檔案信息也能夠被需求者自由的進行下載、復制和傳播，這也是造成現在常見的網絡侵權問題出現的最關鍵原因之一，對此，我們就能夠明確的看出對于檔案數字化信息的保護有多重要和多復雜，這時候也就需要法律的幫助來保護檔案數字化信息作者的所有權進行明確的保護，如果他人沒有得到過數字化檔案信息作者的允許就不能夠將數字化檔案信息在網絡中傳播、傳輸。

數字化檔案建設的隱私權和保密工作也是現在所面臨著的重要問題，因為許多檔案和普通能夠查到的資料不同，有些資料是不能夠公開進行傳播的，這些重要的檔案數據都必須經過不同程度的加密來合理的保管，如果沒有經過檔案所有人的允許，就必須對檔案信息進行加密管理。

三、檔案信息數字化建設的對策

要想有效的解決當前檔案信息數字化建設中存在的種種問題就必須加強對數字化信息檔案的管理，保證數字化信息檔案的完整性和真實性。對檔案信息數字化建設中存在的問題進行管理，保證整個數字化檔案的真實可信度以及完整程度是維持法律保護效益的基礎。對此，數字化檔案可以進行改變，使用通過需要進行電子簽署姓名的方式來發放數字化檔案信息，這樣能夠對每一個獲取數字化檔案人員的真實資料進行記錄，還能夠通過安裝密碼的方式來進行保存，這樣才能夠有效的保證電子檔案的法律效力。

增強法律效力也是保障數字化檔案安全的最好方法之一，根據數字化檔案建設過程中存在的風險設立起相關的法律法規，以此來保障數字化檔案建設的安全性，這也是未來數字化檔案建設發展必須做的，在進行數字化檔案建設過程中不但要加強信息管理技術，還需要在合理的范圍內使用國家的法律來保護數字化檔案，這樣才能夠有效的為數字化檔案未來的發展提供保障。

在進行數字化信息檔案建設的時候，還需要做好對檔案著作權認證工作。在檔案數字化建設的整個過程當中，著作權的確認工作是非常重要的，相關的檔案部門需要通過購買作品檔案成為所有權方，才能夠對這一種類的檔案進行數字化管理，在這個整個過程當中都是需要牽扯到一定的物質獎勵或者其他獎勵，只有經過著作人同意的情況下，檔案數字化才不會被當做侵犯權利。此外，在進行檔案所有權轉讓的時候也能夠以捐贈以及寄存的形式進行，這也是檔案部門需要特別注意的，這種情況下也就很容易出現侵權問題。

在整個檔案信息數據庫建設的過程中，檔案部門需要利用擁有的資源，建立起質量較高的檔案信息數據庫，檔案信息數據庫作為整個檔案數字化建設的關鍵，保障了數據能夠通過網絡平臺進行瀏覽或者傳輸。此外，相關的檔案工作人員需要仔細的完成電子文件的歸檔工作和管理工作，電子文檔的歸檔和管理是整個數據化文檔的基礎工作之一，也是檔案信息數據化建設的關鍵性工作，檔案部門需要按照發布的相關條例要求完成電子文件的保存以及管理工作，這樣才能夠更好的保障數字信息能夠安全穩定的運行。在整個數字化建設的過程中需要大量的人力資源和物力資源，如果在建設過程中因為操作造成了失誤那么就會浪費掉非常多的資源，這也是需要注意的關鍵問題之一。

四、結束語

我們能夠看出數字化檔案建設能夠有效的提高檔案管理的效率等一系列優點，但是還存在著一些需要我們去解決的問題，只有真正的解決了當前數字化檔案建設所存在的問題才能夠更好的開展檔案數字化建設，這對于我們未來的發展是非常關鍵的。

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