醫院人事檔案管理在醫改中的作用

摘 要：隨著我國社會經濟的發展及醫改工作的推進，醫院得到了快速的發展，醫院的醫護人員數量也在逐漸增多，因此，醫院在發展過程中逐漸認識到了人事檔案管理重要性，愈加注重對人員基本信息進行管理，以求提高醫院對人員的管理力度，使醫護人員在工作的過程中可以提高自身工作的質量，實現醫院的進一步發展。

關鍵詞：醫院醫改;人事檔案;管理

引言

醫院在運行的過程中，要對醫護人員的基本信息進行統計，并進行建檔。隨著醫院體制的改革，醫院管理者逐漸地認識到了醫護人員檔案管理的重要性。對醫護人員的檔案進行管理可以實現對醫院人力資源的調配，加強對醫院人力資源的利用。但是在醫院體制改革后，我國醫院人事檔案管理工作中仍然存在著較多的問題，醫院管理人員應正確的認識這些問題，并采取針對性的措施將其解決，進而提高醫院人事檔案管理工作的質量。

一、醫院人事檔案管理在醫改中的重要性

醫院人事檔案管理會對醫護人員的工作內容及個人事跡進行記錄，并且會對醫護人員的各個工作轉折點進行收錄，還會對醫護人員的基本個人信息，所持專業資格證、醫護人員的考評及個人工作能力進行記錄，這些信息的記錄與管理能夠為醫院管理人員在進行管理及崗位調配時提供堅實的依據，進而提高醫院管理工作的質量。并且，醫院加強人事檔案的管理，可以在一定程度上對員工收入進行合理的調控，進而使醫護人員在對患者進行診斷及開展護理時可以保持工作的熱情。另外，提高醫院人事檔案管理工作質量可以為醫院進行檔案信息化及電子化打下堅實的基礎。

二、醫院人事檔案管理中存在的問題

1.思想上不重視檔案管理。部分醫院檔案管理人員不能根據時代的發展來轉變自身思想，不能正確的認識人事檔案管理在醫院內部控制及建設中的重要作用，醫院領導人員過分重視患者的治療工作。醫院管理人員的這種思想在一定程度上阻礙著醫院管理質量的提高，并且也會對醫院人力資源的分配造成影響，進而制約著醫院的發展。另外，各個科室不能對科室人員的職位變更、考核情況等信息進行及時更新，錄入職工信息時，存檔的人事資源管理信息不夠全面，使得人事檔案中不能全面記錄和準確反映醫護人員個人信息的發展變化情況，不能為管理人員提供準確的參考依據，進而使管理者在工作時做出錯誤的決策。

2.檔案管理制度不健全。我國醫院體制改革后，醫院管理者才逐漸地認識到醫護人員的人事檔案管理的重要性，政府相關部門也不斷地對醫院人事檔案管理相關法律法規進行完善，制定了相應的針對性政策對人事檔案管理工作的開展進行引導。但是由于我國醫院檔案管理意識較為薄弱，起點較低，相關經驗不足，導致醫院檔案管理人員不能對檔案管理制度進行及時修訂和完善，從而導致人事檔案的信息儲存、查閱、更新等方面的工作不夠規范，使得醫院的人事檔案管理水平較低，進而降低人事管理工作的質量，阻礙著醫院的進一步發展。

3.管理方式不規范。醫院相關管理人員缺乏檔案管理的經驗及檔案管理的相關知識，不具備人事檔案管理的專業技能，人事檔案管理水平較低，而且沒有人事檔案管理的專業人員，因此，醫院的人事檔案管理人員在進行檔案信息錄入、檔案分類、檔案信息分析等工作時，不能對其檔案管理的行為進行規范，不能對醫院人事檔案進行科學的管理，降低了醫院人事檔案管理工作的質量。檔案管理人員需要花費更多的時間和精力對檔案進行管理，使得醫院的人事檔案管理工作出現事倍功半的結果，進而降低了醫院的發展速度。

4.資料不完善、信息不準確。醫院領導、各個科室的工作人員及人事檔案管理人員等醫院的各個部門都不能正確的認識檔案管理在醫院管理工作及人力資源調配工作中的重要性，因此，在工作過程中不能妥善的對醫護人員的個人檔案信息進行保存，使醫護人員的相關檔案出現丟失、損毀、遺漏等現象，進而使得醫護人員的人事檔案出現不完善的情況，使得醫院人事檔案管理不能為相關人員使用提供基礎。檔案管理人員對人事檔案進行儲存和管理等工作時，不能及時的對醫護人員的基本信息、職稱信息及獲獎情況等信息進行更新，也會使得醫院的人事檔案信息出現不完善的情況。另外，檔案管理人員在對醫院職工檔案信息錄入時，也可能會出現人事信息錯錄、漏錄的情況，影響了醫院檔案信息的準確性、完整性，對相關人員使用醫院人事檔案產生不良的影響。

5.管理人員業務技能和自身素質有待提高。檔案管理人員在近年來才接觸到了醫院人事檔案信息管理的概念，因此，檔案管理人員不能對自身的管理理念進行及時地更新，仍舊在使用傳統檔案管理的方式對人事檔案進行管理，不能對檔案進行及時儲存，不能對檔案進行分析、分類和開發利用。另外，醫院檔案管理人員不具備專業的檔案管理知識，不能緊跟時代的發展使用信息化的方式進行人事檔案信息管理，使得人事檔案管理工作的質量較低。

三、醫療體制改革對人事檔案管理工作的要求

1.檔案內容必須完整。醫院人事檔案管理在醫院人力資源管理中具有重要的意義，它為醫院的多種決策提供理論依據，因此，醫院人事檔案管理人員應保證醫護人員檔案的完整性，進而為醫院管理人員提供全面檔案管理中的信息數據。并且管理人員在對醫護人員的檔案信息進行管理時，不能使信息過于分散，要將醫護人員的信息逐一裝訂造冊，并在醫護人員的職業生涯中對其信息進行及時的更新，可以保證醫護人員信息的完整性，進而提高醫院管理人員決策的科學性、合理性。

2.材料內容必須真實。我國各個醫院的領導人員及各層管理人員逐漸地認識到了人事檔案管理的重要性，因此，人事檔案管理人員應提高檔案管理的質量，進而對醫院的發展產生正面的影響。近年來，在我國醫院人事檔案錄入及使用時出現了多起檔案造假事件，檔案信息的造假在一定程度上影響了我國醫院管理人員的決策，并對醫院的人力資源配置帶來了不可估量的影響，還會影響相關人員職稱的評定，進而影響整個醫院的發展。

3.加強人事檔案信息化建設。隨著我國科技及信息化的發展，各個行業在發展中逐漸地加強了信息化的使用，當然醫院人事檔案管理工作也不例外。醫院人事檔案管理人員應加強檔案管理信息化，進而降低人員的手工工作量，并且使用計算機軟件工具可以簡化檔案管理工作人員的工作。使用信息化對醫院人事檔案信息進行管理會在一定程度上提高檔案管理人員的管理質量及工作效率，并且會為醫院進行人事檔案信息儲存提供全新的方式，使其在醫院人事文獻儲存方面提高信息管理的安全性。另外，使用信息化對人事檔案進行管理，可以在一定程度上提高信息分析的速度與質量，進而為管理人員進行決策提供堅實的基礎。

四、優化醫院人事檔案管理工作的策略

1.強化檔案管理意識的培養和樹立。醫院領導不僅要提高自身對檔案管理工作的重視，還要在一定程度上提高檔案管理人員及其他部門員工的檔案管理意識。醫院要加大對檔案管理工作的宣傳，使醫護工作人員盡可能地提高個人基本信息更新的配合度和積極性，進而保證檔案信息的完整性。另外，管理人員應在醫院中通過講座等形式對工作人員進行相關知識普及，進而提高工作人員及檔案管理人員對檔案管理的認識，提高檔案管理工作的質量。

2.建立健全醫院人事檔案管理制度。醫院領導想要加強醫院人事檔案管理工作的質量，使人事檔案管理在醫院內部控制與管理中發揮重要的作用，應根據醫院發展的具體情況制定科學的檔案管理制度，進而使檔案管理人員可以根據管理制度對檔案信息進行管理，從而提高檔案管理工作的科學性，提高醫院人事檔案管理工作的質量。另外，醫院建立起健全的檔案管理制度能夠在一定程度上對管理人員及醫護人員的行為進行約束，提高檔案管理工作的質量，促進醫院的快速發展。

3.引進先進的技術對醫院人事檔案進行管理。醫院在進行人事檔案管理時，應正確認識檔案管理技術對提高檔案管理質量的重要性，應引進先進的管理技術對檔案進行管理。例如，使用計算機技術對醫院人事檔案進行管理，就可以對工作人員的工作流程進行簡化，并且能夠提高檔案管理人員的工作質量與工作效率。檔案管理工作人員對醫院職工的信息進行分析時，可以使用計算機軟件中的函數功能對醫護人員的基本信息進行分析，進而提高工作人員的信息分析的速度與準確性。

五、結論

隨著我國經濟的發展，有關部門為滿足群眾對醫療服務日益增長的需求，進行了醫院體制改革。我國醫院人事檔案管理在醫院人力資源管理工作中也得到了足夠的重視，并且人事檔案管理逐漸地顯現出自身在醫院發展中的重要作用。但是在醫院人事檔案管理工作中存在著缺乏對人事檔案管理工作重要性認識不足、檔案管理制度不健全、管理方式不規范、資料不完善、信息不準確、管理人員業務技能和自身素質有待提高等問題，因此，醫院管理人員應根據醫院檔案管理的要求，采取針對性的措施對管理檔案的方式進行優化，進而實現自身的進一步發展。

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作者簡介：朱俊義，濰坊醫學院附屬醫院，院務部，副研究館員，研究方向：醫院檔案管理。