科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究

摘要：在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，各領(lǐng)域廣泛融合的當(dāng)下，如何進(jìn)行科學(xué)高效的信息管理成為各單位需要攻克的難題。在不斷實(shí)踐中得知建立數(shù)字檔案館能夠?qū)⑿畔⑥D(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)并進(jìn)行高效整合，進(jìn)而便于使用。科研院所由于其研究?jī)?nèi)容的特殊性，借助數(shù)字檔案館來(lái)完善數(shù)據(jù)管理便成了理智的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：科研院所;數(shù)字檔案館建設(shè);策略

隨著信息化技術(shù)的不斷革新，大數(shù)據(jù)、多媒體、信息數(shù)據(jù)記錄等被廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活中，其中數(shù)字檔案館作為能夠高效整合數(shù)據(jù)并形成嚴(yán)密體系的新型儲(chǔ)備信息模式更是被眾多機(jī)構(gòu)等建設(shè)。科研院所作為擁有龐大科研數(shù)據(jù)與結(jié)果的機(jī)構(gòu)更需要借助現(xiàn)代化理念來(lái)完善與發(fā)展。本文通過(guò)對(duì)科研院所建立數(shù)字檔案館的意義、建立中可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析與研究，進(jìn)而提出較為科學(xué)的建設(shè)數(shù)字檔案館的策略。

一、科研院所與數(shù)字檔案館概述

科研院所即指能夠?yàn)榻鉀Q社會(huì)發(fā)展中需要的，涉及某領(lǐng)域科學(xué)及實(shí)踐問(wèn)題而展開(kāi)學(xué)術(shù)與實(shí)踐研究的科學(xué)院、研究院、研究所等科研單位，如國(guó)家級(jí)和地方級(jí)科研單位、自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)科研單位、應(yīng)用基礎(chǔ)研究單位等。科研院所由于其工作的特殊性，院所內(nèi)需要保存的資料眾多并且需要對(duì)科研資料進(jìn)行良好的保密。而數(shù)字檔案館則為在信息化發(fā)展階段引申出的儲(chǔ)存信息資料并利用檔案信息資源的信息空間，是由眾多檔案資料庫(kù)、檔案信息處理中心、檔案用戶群體等構(gòu)成的。數(shù)字檔案館能夠極好的將信息進(jìn)行整合按一定規(guī)定形成系統(tǒng)并長(zhǎng)期妥善管理。

二、科研院所建設(shè)數(shù)字檔案館的意義

社會(huì)對(duì)檔案館數(shù)字檔案信息的需要正在日益增長(zhǎng)檔案館已經(jīng)變成區(qū)域信息集中交流的中轉(zhuǎn)站、社會(huì)信息的集中儲(chǔ)存基地;科研院所建立數(shù)字檔案館不但是緊跟科技發(fā)展的步伐，而且能夠使科研院所在發(fā)展中滿足社會(huì)與工作對(duì)數(shù)字化的需求。數(shù)字檔案館的建立能夠有效地將科研信息進(jìn)行數(shù)字化、系統(tǒng)化整理，使其利于記錄管理與保留，為科研工作人員在工作時(shí)尋找信息能夠更加完整、方便、高效。良好的工作設(shè)備能夠提高科研院所的研發(fā)進(jìn)程，當(dāng)科研人員的工作效率被帶動(dòng)時(shí)能夠?yàn)榭蒲袉?wèn)題帶來(lái)極大的可解決性，進(jìn)而帶動(dòng)科研院所的發(fā)展。最后科研院所建立數(shù)字檔案館能夠?qū)⒏鞣N科研結(jié)果進(jìn)行更好的保留，防止出現(xiàn)信息泄露、信息缺失、沒(méi)有位置存放信息等問(wèn)題。

三、當(dāng)下科研院所建設(shè)數(shù)字檔案館存在的問(wèn)題

科研院所為了未來(lái)的正確發(fā)展需要依據(jù)自身的特點(diǎn)與研究方向來(lái)建設(shè)數(shù)字檔案館，但如想建設(shè)科學(xué)的數(shù)字檔案館，需要解決建設(shè)前、建設(shè)中、建設(shè)后投入使用時(shí)期中的各種問(wèn)題。首先，科研院所建設(shè)數(shù)字檔案館缺乏專業(yè)的科研團(tuán)隊(duì)進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)，沒(méi)有專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行科研信息數(shù)據(jù)庫(kù)群的建設(shè)同時(shí)缺乏專業(yè)的檔案管理與應(yīng)用團(tuán)隊(duì)。其次，科研院所在建設(shè)數(shù)據(jù)檔案館時(shí)缺乏充足的資金，無(wú)法聘請(qǐng)優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)師，無(wú)法投入資金購(gòu)買(mǎi)建設(shè)數(shù)據(jù)檔案館必需的設(shè)備。此外，科研院所的工作人員的檔案使用能力不足，工作人員已經(jīng)適應(yīng)原有的工作狀態(tài)，習(xí)慣于傳統(tǒng)尋找相關(guān)科研資料的方式，當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館后工作人員難以突然適應(yīng)科學(xué)的檔案使用方式。科研院所數(shù)據(jù)龐大，建設(shè)數(shù)字檔案館的時(shí)間消耗的時(shí)間較長(zhǎng)，科研院所中包含重要的學(xué)術(shù)研究結(jié)論與實(shí)踐結(jié)果，在建立數(shù)字檔案館可能存在安全問(wèn)題，數(shù)字檔案館如若無(wú)法建立嚴(yán)密的信息保障機(jī)制，科研院所的信息安全問(wèn)題難以得到保障。

四、科研院所科學(xué)建設(shè)數(shù)字檔案館的措施

（一）制定科學(xué)建設(shè)規(guī)劃方案、募集建設(shè)資金

科研院所在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中首先需要制定科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃方案。科學(xué)的規(guī)劃方案能夠減少對(duì)科研任務(wù)的影響時(shí)間、能夠加快建設(shè)步伐等。在數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則，積極推進(jìn)，務(wù)求實(shí)效。

例如，科研院所在建設(shè)數(shù)字檔案館之前，尋找專業(yè)的科研建設(shè)規(guī)劃團(tuán)隊(duì)，請(qǐng)團(tuán)隊(duì)規(guī)劃師根據(jù)科研院所的研究方向、周圍的建設(shè)環(huán)境、建設(shè)需要的建筑材料、建設(shè)資金預(yù)算、建設(shè)時(shí)長(zhǎng)等進(jìn)行合理規(guī)劃數(shù)據(jù)檔案館。此外，科研院所在建設(shè)前可以向國(guó)家申請(qǐng)建設(shè)資金，向社會(huì)中具有一定經(jīng)濟(jì)實(shí)力并且與科研題目相關(guān)的企業(yè)進(jìn)行捐款，為數(shù)據(jù)檔案館的建設(shè)提供資金基礎(chǔ)。

（二）聘請(qǐng)專業(yè)科研人員、建設(shè)科學(xué)檔案館

數(shù)字檔案館的建設(shè)必不可少的是專業(yè)技術(shù)人員，只有掌握建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)群、合理整合科研數(shù)據(jù)、電子文檔科學(xué)歸納、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等人員才能夠?qū)Ω鞣N信息數(shù)據(jù)進(jìn)行高效處理。

以農(nóng)業(yè)科研院所為例，農(nóng)業(yè)科研院所在建立檔案館時(shí)可以聘請(qǐng)專業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)技術(shù)人員，技術(shù)人員不光要掌握信息庫(kù)建立技術(shù)、文檔結(jié)合技術(shù)等還需要掌握一定農(nóng)業(yè)知識(shí)。在具體整合之前的科研信息結(jié)果時(shí)需要根據(jù)農(nóng)業(yè)科研問(wèn)題的各種類型進(jìn)行分類.如土地流轉(zhuǎn)類型問(wèn)題研究資料、農(nóng)業(yè)種植品種問(wèn)題研究資料、農(nóng)民參與生產(chǎn)問(wèn)題研究問(wèn)題等。此外，在建庫(kù)時(shí)也可以在大類型中再確切劃分為各種信息，如對(duì)農(nóng)業(yè)種植品種問(wèn)題進(jìn)行整合時(shí)，可以將調(diào)查問(wèn)卷資料、深度訪談資料、文獻(xiàn)參考資料分別劃分整合，以便于今后科研中尋找相關(guān)資料。

（三）建立優(yōu)秀檔案管理院隊(duì)、培養(yǎng)工作人員應(yīng)用能力

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。要求檔案管理人員既具有一定的理論基礎(chǔ)，又要具備一定的業(yè)務(wù)知識(shí)。因此，科研院所為進(jìn)行科學(xué)的數(shù)管檔案館的使用與管理，需要建立優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)同時(shí)培養(yǎng)本研究所中科研人員對(duì)于數(shù)字檔案館的使用能力。

以人文科學(xué)研究院所為例，科研院所可以在數(shù)字檔案館建設(shè)完成后進(jìn)行工作人員招聘，尋找具有檔案管理能力并且對(duì)人文科學(xué)知識(shí)掌握良好的工作人員，建立完整的管理體系，構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)。此外，科研院所為充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的作用，可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)到科研院所對(duì)工作人員進(jìn)行數(shù)字檔案使用培訓(xùn)，增強(qiáng)科研人員結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的研究能力。

（四）嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行建設(shè)

建立數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)需要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定記性建立，只有按照嚴(yán)格的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，才能夠確保信息化建設(shè)中各個(gè)環(huán)節(jié)的連貫性，使每一步的建設(shè)能夠有章可循、有法可依，能夠降低盲目性建設(shè)，防止出現(xiàn)建設(shè)遺漏問(wèn)題。

例如，科研院所在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)建設(shè)的相關(guān)安全法律法規(guī)與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，選擇與信息相適應(yīng)的檔案建立術(shù)語(yǔ)、檔案整理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)建立規(guī)模、信心儲(chǔ)存方式等。在成立信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，更需要考慮國(guó)家對(duì)于信息整合網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，如涉及國(guó)家領(lǐng)土的圖片、涉及政治性的科研結(jié)果等要謹(jǐn)慎建設(shè)，防止觸碰國(guó)家與之先關(guān)的法律。

（五）建立嚴(yán)密的保密監(jiān)管機(jī)制

科研院所的日常工作即為對(duì)各種信息進(jìn)行歸納、對(duì)研究課題進(jìn)行研究、為尋找課題答案進(jìn)行探索并尋找解決對(duì)應(yīng)問(wèn)題的措施。因此，科研院所中的各項(xiàng)信息均具有機(jī)密性，除主動(dòng)公布或國(guó)家需要等情況外不能泄露，更不能被懷有犯罪意圖的人員獲取。因此，建立嚴(yán)密的信息保密機(jī)制極為重要。

以國(guó)土資源科研院所為例，國(guó)土資源作為國(guó)家發(fā)展的基礎(chǔ)性研究課題，需要在建立數(shù)字檔案館的同時(shí)確立國(guó)土資源資料保密監(jiān)管機(jī)制。首先，需要請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)信息安全人員建立嚴(yán)密安全保護(hù)系統(tǒng)，防止惡意人員對(duì)檔案館進(jìn)行惡意攻擊。其次，要對(duì)檔案館工作人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，制定信息保衛(wèi)獎(jiǎng)懲制度。

五、總結(jié)

為提高科研院所的科研資料、尋找效率加快科研研究結(jié)果、確保科研信息數(shù)據(jù)的完整性，科研院所需要建立數(shù)字檔案館，在建立時(shí)可通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)檔案館建設(shè)規(guī)劃師與檔案館建設(shè)技術(shù)人員、對(duì)本研究所中的科研人員進(jìn)行數(shù)字檔案館使用方法培訓(xùn)、建立優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)、在建設(shè)時(shí)嚴(yán)格依靠國(guó)家規(guī)定進(jìn)行等使數(shù)據(jù)檔案館完美建成。

作者簡(jiǎn)介：

丁文宏，福建省建筑材料科研院有限公司，福建福州。