芻議信息化發展對行政事業單檔案管理的影響

摘要：在行政事業單位經營發展過程中，檔案管理是一項重要工作，在信息技術迅猛發展的現代化背景下，單位應不斷創新檔案管理理念、方法，以提高檔案管理水平、質量。本文聯系實際，圍繞信息化發展對行政事業單位檔案管理的影響展開探究，以供參考。

關鍵詞：信息化;行政事業單位;檔案管理;影響;策略

在傳統檔案管理模式下，行政事業單位檔案管理以手工、紙質記錄方式為主，該種管理模式工作效率低，且容易出現誤差。隨著信息技術的發展，許多行政事業單位逐漸于檔案管理工作中引進了先進科學技術，使得檔案管理水平、檔案資源利用率有了很大提高，但其中仍存在些許問題有待解決。下面聯系實際，就信息化背景下行政事業單位檔案管理中的問題做簡要分析。

一、行政事業單位檔案管理中的問題

（一）管理模式單一，思維落后

行政事業單位檔案管理的現有工作模式，主要是以集中管理方式為主，并在經濟發展的推動之下，實現了“統一領導、分級管理”的檔案管理并行式管理模式。該種檔案管理模式有一定可取之處，如地方各級檔案管理機構可以受到較好的監督與指導，便于檔案管理工作開展;但該項模式同樣存在不足之處，如對信息技術的利用率低，檔案管理信息化程度不高，難以跟上網絡化、信息化、數字化的時代腳步，檔案管理缺乏足夠的發展動力。

（二）檔案信息存在安全隱患

在信息化背景下，行政事業單位檔案的開發、利用已經逐步實現從人工計算到計算機計算的轉變，這一轉變使得檔案管理效率、檔案資源利用率大大提高，但同時也使檔案信息面臨更多的被泄露、竊取以及盜用的風險，信息化的檔案管理面臨著較大的網絡安全問題，容易受到不法分子的攻擊，造成檔案信息的丟失、泄露。

（三）檔案管理工作混亂

行政事業單位檔案種類多，既有工程檔案、會計檔案，又有行政檔案等，各類檔案信息繁雜，管理難度大，在管理過程中未實現對檔案的細致分類，導致檔案信息利用率低，檔案無法為行政事業單位的發展提供更好的幫助，檔案資源的應用價值得不到有效發揮。

二、信息化背景下如何做好行政事業單位檔案管理

（一）樹立檔案信息化管理理念

隨著信息化發展，大數據、云計算等各類先進技術逐步滲透到社會各行各業，給人們的辦公、生活帶來了深刻影響，同時也為行政事業單位檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰。在信息化背景下，行政事業單位應當創新檔案管理理念，運用正確、先進的互聯網信息化思維與意識，利用先進的信息化技術構建檔案管理新模式與檔案信息利用新平臺，通過對技術的應用更好地推進當檔案管理信息化建設，實現對單位檔案的科學管理與有效運用。

（二）構建檔案信息化管理系統與數字化檔案庫

在新時期背景下，行政事業單位要科學應用信息技術對現有的檔案管理系統進行創新.要能不斷利用先進的信息技術手段建設起檔案信息化、網絡系統化，利用信息技術、網絡技術完成各項檔案信息的收集、分析、歸檔等工作，防止出現信息遺失、泄露等問題，此外，行政事業單位還需在綜合考慮效益與成本的前提下，加快推進數字檔案室建設，使文書檔案管理朝著無紙化、規范化、透明化方向發展。具體而言，在推進檔案信息化管理過程中，企業可推進各部門內部的音像檔案與電子檔案建設，利用信息技術與相關計算機設備將企業業務工作中的一些聲音、活動記錄、影像視頻的那個記錄保存下來形成音像檔案，從根本上減少紙質化檔案所占比例，提高檔案管理信息化程度。同時單位也可根據檔案管理標準開發出自動化、智能化的檔案管理模塊，為檔案的檢索、使用提供便利。

（三）加強檔案信息安全防護

信息技術的發展雖給行政單位檔案管理工作帶來了便利，但也使單位內部檔案信息面臨更大風險，基于此，行政事業單位必須結合先進網絡防護技術，加強對檔案信息的安全防護，以保證檔案信息安全。如：行政事業單位可利用各項安全防護、病毒查殺等先進技術構建起檔案信息化安全保障體系，利用防火墻、360殺毒軟件、防護軟件等全面加大對檔案信息網絡安全防護，保障檔案信息安全。總之，在信息化背景下，行政事業單位以及檔案管理工作人員樹立起高度的安全防護意識，能正確運用各類防護技術做好檔案信息安全防護工作，對于單位內部各項業務、工作的順利開展具有積極意義。

三、結語

綜上所述，信息化發展給行政事業單位檔案管理帶來了深遠、廣泛的影響，使行政事業單位檔案管理工作面臨機遇與挑戰并存的局面。基于此，行政事業單位應立足實際，結合當前檔案管理中存在的問題，立足信息化社會背景，單位應不斷創新檔案管理理念、方法，在檔案管理工作中引進了先進科學技術，進而提高檔案管理水平、檔案資源利用效率。

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作者簡介：

紀煒，內蒙古自治區科爾沁右翼前旗政府辦公室，內蒙古興安盟。