淺談水庫檔案管理信息化建設

常金霞

摘 要：為了有效分析得出水庫檔案管理信息化建設的有效實行策略，本文通過分析當前水利工程檔案管理信息化建設在指導理念，信息化建設和人才隊伍建設等方面的缺點，研究水庫檔案信息化在現代水庫檔案管理建設中的重要作用，根據實際情況探究相關的解決措施。

關鍵詞：水庫檔案;信息化

如何科學有效地管理水庫工程的信息資源，為社會和水利各部門提供深層次、全方位的信息，水利工程的檔案管理信息化建設是十分重要的。水庫在調節不同時空的水資源平衡中占有不可或缺的作用，隨之形成了許多不可或缺的文件和檔案，合理高效的檔案管理有利于水庫工程的進一步構建優化，信息技術高速發展是提升水庫檔案管理信息化建設效率的一個契機，會給這個領域帶來日新月異的變化。

一、水庫檔案管理信息化建設信息化存在的問題

水庫檔案管理信息化建設是一項特點鮮明的工作，它是人與自然斗爭、融合、獲得并最終實現共存的過程。具有很強的時效性，就辦公文件管理而言，這是一項非常復雜和集成的管理任務。雖然其管理的信息內容非常復雜，但文件管理工作本身對文件信息的及時性要求很高。隨著存檔內容隨時間變化，這需要文件管理器進行實時更改。在過去的傳統管理工作中，維護文件的及時性比較困難，需要大量的工作人員和時間，但效率非常低。主要存在以下幾個問題：

一是的工作理念沒有與時代同步，相對比較落后，檔案工作的質量和效率都不盡如人意。一方面是許多單位領導對水利工程檔案工作重視不夠，沒有充分認識到文件管理的重要性。他們在工作中往往更加注重一些實際問題的解決，卻忽略了檔案資料的管理，比如在工程建設和工程運行過程中，工作人員不按照規定填寫表格格式或需求，比如缺少內容，不完整的簽名，不健全的蓋章程序和不規則的信息排列，大大降低了工程的數據存檔效率。

二是信息化建設的程度較低。信息化建設設施的不足限制了水庫檔案的信息化建設，目前很多的檔案管理信息化建設部門仍舊停留在紙質資料的歸檔階段，管理的方式十分封閉，無法進行數據的處理和分析。除此之外，標準化滯后，檔案管理信息化建設的各項規章制度沒有得到嚴格執行，水庫管理人員獲得的檔案信息不夠及時，也使得水庫檔案信息化的正確性難以得到保證，檔案管理的信息化進展難度隨之加強。

三是缺少檔案管理信息化建設的專業人員，現階段缺乏文件管理的專業知識和文件信息管理技術。當今社會，信息技術突飛猛進，檔案管理信息化建設也應順應社會發展，用信息化的管理方法使檔案得到有效管理。但在在實際的建設操作落實過程中，還存在著大量的紙質檔案，沒有利用信息技術進行管理。這主要是由于目前水庫工程建設檔案管理信息化建設人員少，計算機技術和軟件技術人員短缺所致。工作人員對計算機技術和軟件技術知之甚少，只是一些簡單的日常操作，檔案只是簡單的分類、歸檔和存儲，電子檔案只在計算機初始狀態下存儲，相對復雜的操作，似乎不知所措。另外，很多工作人員從來沒有參加過系統的檔案管理培訓，在水庫檔案管理信息化建設中，摸著石頭過河，致使很多資料沒有系統的管理和整合，即使勉強整理出來，分類也不太規范，導致使用檔案資料，在電腦上找了很久也找不到。這說明目前工作人員對水庫工程建設的檔案管理信息化建設大多處于收發、檢索、保管階段，檔案管理信息化建設的專業知識不夠，綜合素質有待提高。

四是檔案收集的不完整，利用效率低，是水庫檔案管理信息化建設中存在問題的一部分。在檔案收集過程中，一些部門存在提交時間延遲、歸檔內容不完整等現象。一些檔案部門為了滿足自身工作的需要，不愿意按照檔案規定的時間上交檔案。還存在一些技術人員為了維護自己的利益，把一些高科技檔案掌握在他們自己手中，影響了正常的檔案文件的歸檔。此外，由于相關部門對文件歸檔的范圍沒有清醒的認知，導致部門的業務結果，協議、會議紀要和其他內容沒有明確的提交需求，尤其是對一些實物，圖像和其他資料存檔是很少的。所以說在檔案管理信息化建設的過程中對于檔案資料的收集存在著各種各樣的問題，影響了水庫檔案信息化建設的執行效率。目前，檔案管理信息化建設工作一方面，由于專業素質的缺乏，另一方面，由于缺乏進一步探索研究的意識，所以大部分工作仍在收集和管理的水平，所以檔案編制和研究工作相對薄弱。

二、水庫檔案信息化建設利弊分析

水庫信息管理信息化建設是社會發展的需要和科學研究的需要。其優點不言而喻，主要包括以下幾個方面：

1.方便管理水庫檔案管理信息化建設人員的工作，可以有效提高工作人員的工作效率。水庫信息電子系統的設計極大程度的方便了檔案管理信息化建設人員的工作，可以隨時填補空白，避免文件存儲問題，提高了工作人員的工作效率。

2.文獻的準確性有所提升。通過新興的技術將文件保存到數據庫中，這可以保持庫文件信息的原始外觀，從而提高其準確性。

3.方便檔案的搜索。在查閱檔案時，當我們需要什么信息，不需要像傳統的檔案管理那樣大費周章，只需要在對應系統輸入檔案的名稱或者特征，就可獲取所需檔案，效率較高。

當然，檔案的信息化建設也有相對的不足之處，主要有以下幾點：

1.檔案的信息化管理使得難以掌握檔案的真實性和原創性。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案的原創性和真實性難以確定。原始檔案和電子檔案具有很大的差異，電子檔案存在著更大的被更改的風險，并且由于編輯電子檔案的局限性，并不能判斷電子檔案是否真正被更改，也無法追溯更改的目的和相關人員的身份，導致即使文件的原作者也無法確認文件的真實性，更不用說使用計算機來識別文件的真實性。

2.依賴計算機網絡技術檔案管理信息化建設信息是對計算機的依賴程度較高，在沒有計算機的前提下，無法對檔案進行整理，也無法進行與檔案相關的各種其他工作，會給檔案整理的工作帶來阻礙。

3.計算機網絡信息安全直接會對電子檔案信息的安全性產生一定的影響，如果出現網絡安全事故，檔案信息首當其沖，會造成檔案信息的泄露和流失，所以單位在建設檔案信息化管理的同時，需要對于檔案文件的網絡環境進行安全性能的提升。

三、水庫檔案信息化管理對策

首先，應該完備相應的設施，我們首先需要建立檔案信息化的基礎。只有構建完整的歸檔信息基礎架構，才能進一步實現歸檔信息管理建立健全的檔案信息基礎，要求首先構建檔案管理信息化建設部門和構建用于辦公文件管理的軟件、硬件基礎架構。建立完整的基礎設施，如硬件設施計算機房和與信息系統相關的軟件系統。另外，對于檔案信息建設工作，對文件管理的基礎設施建設有較高的軟硬件要求。它不僅需要大量的資金，建設項目，人員準備，還需要提前規劃、施工計劃和管理模式?；A設施的每個細節都需要詳細的規劃和安排，確保最大程度地完善基礎設施。

其次，要加強信息化建設的應用系統建設，目前辦公文件管理效率低主要是由于文件管理現代化程度低。根據當前技術的最新發展趨勢，辦公文件管理的效率是第一個實現辦公文件管理的現代化。文件管理工作的現代化是轉變傳統的文件管理方法，采用現代管理方法和模型。實現辦公檔案管理信息化建設的現代化，不僅可以促進檔案管理與高新技術結合，提升管理過程與社會的融合程度，還可以提升檔案尋找的速度，提升企業人員的辦公效率。需要指出的是，檔案管理信息化建設工作的現代化不僅是管理模式和管理方法的現代升級，也是全面現代化的實現。一方面，在硬件上，我們需要使用現代硬件設備，如計算機技術，音頻技術，縮微膠片技術，靜電復印技術和激光光盤技術來收集和編譯文件。另一方面，我們需要運用現代管理模式和思維來培訓員工，開發現代檔案管理信息化建設系統，以確保有效提高檔案管理信息化建設效率。

最后，應該進行及時的檔案管理培訓，目前的管理工作，草率的態度和檔案管理信息化建設人員的懶惰狀態已成為常態。這不僅體現在文件管理工作中。事實上，這種情況存在于各行各業。面對這種情況，我們需要做的是改善相關人員的態度和素質，提高他們的責任感和使命感，并通過相關專業和考試提高他們的專業技能，以確保他們在檔案信息管理工作中可以充分發揮其作用，以自身能力推動信息技術建設，促進檔案管理的發展和進步。開展人才培養和人才建設是文件管理和信息化的基礎，檔案館管理層可以跟上團隊的需求，以跟上時代的步伐。文件管理工作不僅僅涉及技術和設備方面的工作，更重要的是管理人員的工作。因此，檔案信息化工作人員必須具備較強的專業技術水平，才能對復雜的檔案管理信息化建設信息做出標準的判斷和對策。

四、小結

信息化管理對水庫檔案管理信息化建設進行相應的研究和分析，從根本上提升水庫檔案管理信息化建設的質量水平，從而為獲取經濟效益提供相應保障，以更好地促進水庫檔案管理信息化建設項目的質量水平提高和保證基本民生建設項目的順利開展。同時水庫檔案管理信息化建設是一項與人民生活息息相關的民生建設，只有更好地促進其發展和進步，才能從根本上滿足人民日益增長的物質和文化需求。

參考文獻：

[1]楊麗波.環境檔案管理信息化建設實現電子化信息化的必要性分析[J].環境與發展，2018，30（11）：220-221.

[2]何玉蘭.醫院檔案信息化管理的問題及對策[J].辦公室業務，2018（22）：96.

[3]張曉輝.高校檔案信息化建設中存在的問題及實施策略[J].中國新通信，2018，20（22）：195-196.

[4]王賀名.新時期醫院人事檔案管理信息化建設信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2018（21）：129.