高校設備檔案管理探究

隨鳳華

X摘 要：本文首先對設備檔案管理現(xiàn)存的問題進行了分析，其次對設備檔案的建立以及收集等進行了闡述，包括檔案的橫向收集，檔案的縱向收集等，并且對如何提升設備檔案管理的方法進行了總結，包括提高思想上的認識、完善相關制度以及提升師資隊伍的建設等。

關鍵詞：高校;設備檔案管理;研究;

我國頒布的《高等學校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定，設備的申請購置、安裝調試、開箱使用、維修改造、申請報廢等相關環(huán)節(jié)形成的文件材料均屬于設備檔案管理范疇，因此可見，設備檔案管理包含了設備的制定、采購、使用以及后期的維修處理等全過程，可以將設備的整個環(huán)節(jié)聯(lián)系起來?；诖耍龊迷O備檔案管理工作有益于提升整體的教學質量，改善高校實驗室的建設以及管理工作。

一、設備檔案管理現(xiàn)存的問題和不足

就從目前而言我國高校的設備檔案管理大部分采用的管理方式均為使用部門和管理部門同時管理的方式。針對于學校固定資產(chǎn)的重要管理部門，國有資產(chǎn)管理處對設備的采購、招標以及驗收安裝和維護保養(yǎng)等全權負責，國有資產(chǎn)管理處會對設備的采購、驗收以及檔案材料進行收集并且保留，以其確保其中的完整性。當設備采購后，設備的使用部門則會對設備的安裝、操作等檔案進行管理。相較于其他人員，操作人員會對設備的使用以及安裝更為熟悉，在安裝期間也需要相關的人員協(xié)商和溝通。所以，設備的其他原始資料以及文件等便會落入使用者手中。針對于這樣的情況雖然方便了使用者，但同樣給設備的管理造成了不便，容易使相關的技術資料流失。這種傳統(tǒng)的管理模式極有可能出現(xiàn)漏洞，引發(fā)糾紛問題，使得原本有價值的資料流失或不全，情況嚴重時甚至使很多設備流失了大部分的資料，對今后的使用以及維護都造成了極大的困難。針對于設備的檔案管理而言，其基礎要求就是要對相關設備的資料進行收集，若是做不好收集工作，則無法將開展后期的管理、歸類等工作。

針對于高校的設備使用期間，很少有專人對其進行系統(tǒng)的管理。在設備的轉交或使用時，相關的資料也無法做到按時的交接，有很大一定幾率上導致資料丟失。特別是在對設備進行保養(yǎng)以及維護時，對于其中的維護、事故、故障以及維修等情況進行如實填寫，會使得設備的資料出現(xiàn)不全的現(xiàn)象，設備后期的維修以及使用中便會存在各種問題。

二、收集以及建立設備檔案管理

1.實行橫向收集

為了能夠更好的對設備檔案進行管理，第一步則是需要把相關的設備檔案進行分類。通常情況下往往都會以金額的大小來鑒別大型設備還是普通設備。在根據(jù)金額進行設備的鑒別過程中，認為以十萬元作為標準衡量較為合適，例如金額大于十萬元歸納為大型設備，低于十萬元則屬于小型設備。通常情況下針對于普通設備而言，往往僅需要訂購驗收報告、訂購合同以及維修記錄等資料即可。另外，視學校的相關規(guī)定，使用單位必須要及時建立固定的資產(chǎn)清單、對設備標簽等進行粘貼，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中也務必要準確納入。

針對于超過十萬元的大型設備而言，在資料的納入上則顯得較為復雜，要求設備采購資料時的各種原始資料，這取決于大型設備的經(jīng)濟效益。在對大型設備進行管理期間，應當單獨進行管理，對相關的設備進行單獨的建卡，并且完成技術資料。針對于使用單位而言，允許辦理長時間的借用憑證，對相關的資料和憑證進行妥善的保管，但是在對設備進行轉接或轉交他人使用時則需要走流程辦理好轉接手續(xù)。大型設備在需要維修或者保養(yǎng)的時候，依然應當如實準確地填寫報修記錄、使用記錄、故障、事故以及維護記錄等。只要涉及大型設備需要外借或者收回必須要有相關的憑證，嚴格執(zhí)行驗收規(guī)定。

2.縱向收集

對于設備而言其管理過程大致可以分為驗收、申購、使用以及回收等階段，其中所涉及到的資料通常包括了申購報告、計劃與論證報告、定購合同等;雙方簽字移交文件、保修單以及驗收報告等;設備的維修、使用、說明文件、回收申請書、審批材料以及報廢鑒定單。針對于進口的設備則還另外需要技術商務文件、外貿合同等相關資料。

3.管理設備檔案

（1）提高思想認識建設高度

由于管理人員在常規(guī)的工作中沒有對檔案管理的重要性進行全面認識，導致將其處于不加以重視的錯誤位置。所以，為更加適應改革發(fā)展的需求，應當以學校為出發(fā)點在設備檔案管理的工作建設中，提出并采取有效的應對措施，從而將設備檔案管理上升到一個更高的水平。

（2）健全檔案管理制度

要想做好設備儀器檔案管理工作建設，必須在一定程度上建立完善的檔案管理制度細節(jié)。設備申購、貨到驗收、歸納整理是設備檔案管理的三個主要方面，要依據(jù)這三個重點制定有效的可實施的規(guī)章制度。從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料等方面出發(fā)，將各個設備的詳細資料交由國有資產(chǎn)管理處進行統(tǒng)一的收集整理和保存。為保證原始材料的完整形式，操作人員在使用設備的時候需要安裝的相關技術文件可復印原版文件。在設備使用過程中，出現(xiàn)損壞或故障的情況需要使用部門將申請書遞交給管理部門，同意以后才能進行后續(xù)的維修和保養(yǎng)。最后，在進行維修和報廢處理，管理部門需要將其中產(chǎn)生的記錄、文件和票據(jù)進行詳細的整理和保存，以免資料丟失。此外，在設備正常工作的范圍內，針對不同類型的設備采取不同的方案加強檔案管理。對于普通的設備可以加強日常管理工作的力度，以設備主管部分輪番抽查為輔助點，對設備的使用記錄以及維修記錄進行階段性的考核，制定考核標準和制度，并將各個使用單位的考核成績進行公開和對比。相比于普通設備，大型設備在管理上不僅要包含以上幾點，還要處理好高校之間設備的資源共享問題。為達到新形勢下高校大型設備開放共享的局面，需要對設備上一年度的使用效益進行考核，考核的標準在于使用記錄、運轉狀態(tài)、維修記錄。對于大型儀器開放基金的申請，需要將申請表、維修合同、驗收質檢報告等相關細節(jié)進行檔案管理。這些檔案是影響大型設備的使用和維護的重要因素，也決定了大型貴重儀器開放基金的使用情況。本項工作的成功建設，為大型儀器開放基金從管理、使用和分配各個方面奠定了牢固的基礎。在加強報廢設備處理時，應當將相關單位負責人做出的技術鑒定，以及申請報廢表、主要批示原始文件進行整理備檔。

（3）提高設備管理部門師資隊伍專業(yè)素質

在檔案管理過程中，檔案管理人員對于檔案管理水平的高低起著決定性的作用，因此在設備檔案管理工作中需要一批有著過硬專業(yè)素養(yǎng)且認真負責的專業(yè)人員隊伍。由于檔案管理工作的性質不同，它既是一項常規(guī)業(yè)務性工作也是一項管理服務性工作，所以對管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務水平要求嚴格。不僅要求人員擁有強大的理論知識作為支撐，還要求他們具備豐富的實踐經(jīng)驗作為應援。為運用科學的檔案管理理論以及新技術來改進檔案管理工作，加強管理部門師資力量的建設，各大高校要充分利用自身資源優(yōu)勢，借助培訓、學習交流等相關培訓方法進行系統(tǒng)的有目的訓練，在不斷學習中規(guī)范自身日常工作細節(jié)，從而達到國家及高校檔案管理的要求水平。

三、結束語

綜上所述，本文通過對設備檔案管理現(xiàn)狀和存在問題做出了解析，并提出了關于設備檔案收集和建立的相關有效方法。最后從思想提高、建立完善檔案管理制度、加強設備管理部門師資隊伍建設三個方面系統(tǒng)的全方面的作出建議。事實上，加強高等院校設備儀器的科學化管理體系建設，在一定程度上影響著大學教學質量和科研改革，此外也對推進實驗室體制改革起著重要的影響。運用科學合理的機制對設備檔案進行管理儼然成為實驗室建設工作的重要出發(fā)點。設備檔案管理工作由設備的采購、使用、共享、維修監(jiān)測等一系列環(huán)節(jié)構成，在日常工作中，維護和調節(jié)好這項工作將影響著日常的設備管理和采購新的工作設備。

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