做好教育系統(tǒng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

張文娟

摘 要：《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，到2020年，初步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。作為教育工作的重要組成部分，教育檔案管理工作面臨著新挑戰(zhàn)和新課題。本文從教育系統(tǒng)檔案管理規(guī)章制度、信息化水平、從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)等方面進(jìn)行了簡要分析，提出相應(yīng)對策，以此推進(jìn)教育系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。

關(guān)鍵詞：教育檔案;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;信息化

教育檔案是教育行政機(jī)關(guān)及學(xué)校在行政、教育和教學(xué)管理等方面直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，對于推動教育事業(yè)長效發(fā)展具有重要的作用和意義。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（檔發(fā)【2016】4號）中明確提出，到2020年，初步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。新形勢下，教育系統(tǒng)檔案管理工作面臨著新挑戰(zhàn)和新課題。

一、教育系統(tǒng)檔案工作存在的主要問題

檔案工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、移交等內(nèi)容，是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)工作。教育系統(tǒng)機(jī)構(gòu)及人員多，形成的檔案量大面廣，門類繁雜。與其他工作相比，檔案工作長期被邊緣化，存在著制度不健全、管理不規(guī)范、保障不充分等一系列問題。這些問題不僅制約了教育系統(tǒng)檔案工作的正常開展，而且對教育行政部門的業(yè)務(wù)工作和教育舉辦單位的教育、教學(xué)活動也產(chǎn)生了一些不利影響。

1.對檔案管理工作的重視不夠

由于教育系統(tǒng)檔案工作對單位績效不產(chǎn)生直接影響，教育系統(tǒng)基本上沒有把檔案工作納入整體規(guī)劃及年度工作計(jì)劃和考核體系，會議上不研究檔案工作，檢查中不過問檔案工作，考評中缺失檔案工作指標(biāo)。在人員配置上，也沒有配備專職檔案人員，一般由辦公室工作人員兼任檔案員，更疏于對轄區(qū)內(nèi)幾十上百家學(xué)校的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和專業(yè)培訓(xùn)。在設(shè)施設(shè)備上，沒有專門的檔案室，檔案密集架（柜）、專用計(jì)算機(jī)等檔案設(shè)施設(shè)備較少。由于檔案保管條件有限，也存在著嚴(yán)重的安全隱患。

2.檔案管理的制度不健全

由于缺乏檔案法律意識、制度意識，一些單位至今仍未建立起檔案管理制度，個(gè)別單位雖然建立了制度，但卻存在著制度不完善、制度得不到真正執(zhí)行的情況。實(shí)際工作中，一些單位檔案收集、整理、保管、利用均不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，管理缺乏一致性和連續(xù)性。如在檔案收集方面，檔案未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，在機(jī)構(gòu)或人員崗位調(diào)整后，極易造成數(shù)據(jù)缺失。檔案整理方面，一些工作人員對各門類載體檔案的整理要求不熟悉，整理帶有隨意性，檔案編研工作停滯不前等，給后期檔案利用帶來極大困難。檔案保管方面，檔案管理人員未定期對檔案庫內(nèi)的設(shè)備設(shè)施和檔案進(jìn)行檢查，未及時(shí)對庫內(nèi)溫濕度進(jìn)行調(diào)節(jié)等，致使檔案受潮、檔案積塵嚴(yán)重，給檔案管理帶來安全隱患。檔案利用方面，沒有及時(shí)進(jìn)行登記和信息反饋的收集，不能更好地為本系統(tǒng)服務(wù)。

3.檔案管理信息化水平不高

近年來，教育系統(tǒng)整體信息化水平得到極大提高，但檔案信息化工作明顯滯后整個(gè)系統(tǒng)的信息化建設(shè)工作。在工作部署上，大多數(shù)學(xué)校沒有按照要求將檔案信息化工作納入電子政務(wù)和信息化的總體規(guī)劃，也沒有建立電子文件歸檔和電子檔案管理制度，檔案管理仍然以傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理為主。在硬件和軟件投入上，學(xué)校配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備很少考慮檔案信息化發(fā)展的需要，更沒有按照數(shù)字檔案室建設(shè)的要求配備高效、可用、可擴(kuò)展的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲設(shè)備。在實(shí)際操作中，由于系統(tǒng)功能不完善，與自動化辦公系統(tǒng)不兼容，很多電子文件還不能直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，只好將電子文件打印成紙質(zhì)文件，然后再把紙質(zhì)文件數(shù)字化轉(zhuǎn)化后導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，個(gè)別單位甚至只是簡單地將檔案標(biāo)題、時(shí)間等信息錄入到電腦或檔案管理系統(tǒng)，電子檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性無法得到保證。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力偏低

檔案工作是一門專業(yè)性、技術(shù)性和服務(wù)性都很強(qiáng)的綜合管理工作。要求檔案員具備高度責(zé)任心，工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，而且應(yīng)該熟悉業(yè)務(wù)工作，具備檔案管理、信息管理的相關(guān)知識和技能。由于認(rèn)識不到位和重視程度不夠，教育系統(tǒng)幾乎沒有配備專職檔案員，而是由辦公室人員兼任檔案工作。兼職人員因?yàn)槿狈I(yè)知識且要兼顧其他工作，很難集中時(shí)間和精力從事檔案管理工作;即使配備了專職檔案人員，但人員變動頻繁，工作缺乏穩(wěn)定性和連續(xù)性。在工作能力上，由于檔案人員沒有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的訓(xùn)練，不具備檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能，無法適應(yīng)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的需要。在工作態(tài)度上，一些檔案員對檔案工作積極性不高，責(zé)任心不強(qiáng)，甚至存在應(yīng)付了事的思想，不愿意花時(shí)間、花精力把工作做深、做細(xì)、做精。

二、做好教育系統(tǒng)檔案管理工作的主要途徑

教育系統(tǒng)檔案工作是教育行政管理部門和學(xué)校工作的重要組成部分，是教育系統(tǒng)加強(qiáng)自身建設(shè)和開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。教育系統(tǒng)各單位要根據(jù)新形勢下檔案工作的新要求，緊緊圍繞教育事業(yè)發(fā)展的需要，切實(shí)做好各項(xiàng)檔案管理工作，不斷提升教育檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平。

1.提高認(rèn)識，增強(qiáng)做好教育檔案工作的自覺性

教育行政部門和各學(xué)校要高度重視，增強(qiáng)責(zé)任意識，加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)謀劃部署檔案工作，將檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步安排、同步實(shí)施;要建立一把手親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、各部門共同參與，檔案管理人員具體負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò);要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，配備及更新檔案管理相關(guān)設(shè)備等，為檔案管理工作提供人才物必要保障，確保檔案工作的順利開展。

2.建章立制，構(gòu)筑檔案工作的長效機(jī)制

根據(jù)教育系統(tǒng)檔案的形成方式和利用特點(diǎn)，在建立和完善檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、安全保密等制度下，要明確檔案工作人員崗位職責(zé)，制定檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化流程，使檔案管理工作有章可循，有序開展。教育系統(tǒng)各部門及學(xué)校應(yīng)按照檔案管理規(guī)范，及時(shí)檢查本單位承辦文件材料的簽字、簽章、正文、擬文稿、處理單、底稿等的完整情況，及時(shí)檢查聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等的背景信息，分管領(lǐng)導(dǎo)要隨時(shí)抽查本單位檔案的完整情況，對存在的問題及時(shí)反饋，并提出限期整改意見。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)，推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理

國家檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，為教育系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化提供了參照和方向。各單位應(yīng)按照國家檔案局令第8號及各門類載體檔案的管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際編制文件材料歸檔范圍和保管期限表，制定檔案分類方案等業(yè)務(wù)規(guī)范，明確各類檔案的歸檔及整理要求，確保文件材料的形成、積累、收集、整理有詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)可依，按時(shí)做好文件材料年度歸檔工作。在檔案保管上，各單位要按照檔案安全的要求，確保檔案不丟失，不損壞，信息不失密，不被蟲蛀、鼠咬，不受潮等;確保檔案設(shè)備、設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn);確保檔案專用計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)不被病毒入侵;確保電子檔案載體的可讀可用。

4.技術(shù)先行，推動檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)

加強(qiáng)教育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)，是提高檔案管理效率，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)教育、教學(xué)工作的必由之路。教育行政管理部門和各單位要充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，健全檔案信息化管理體系，有序推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。教育系統(tǒng)要建立統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一各門類載體檔案的標(biāo)準(zhǔn)和格式，并與各單位的OA辦公系統(tǒng)互聯(lián)互通，提升檔案共享平臺，實(shí)現(xiàn)電子文件接收、歸檔、整理工作，元數(shù)據(jù)、背景信息的捕獲;電子檔案的在線及離線接收;電子檔案及檔案數(shù)字化副本的存儲、備份;檔案的利用、統(tǒng)計(jì)和鑒定等工作。同時(shí)，要按照管理自動化、存儲數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的思路，在確保電子檔案信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的前提下，建立紙質(zhì)、電子檔案“雙套制”，提升逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

做好教育系統(tǒng)的檔案工作，必須要有一支政治素質(zhì)好、專業(yè)水平高、服務(wù)意識強(qiáng)并相對穩(wěn)定的工作隊(duì)伍。教育系統(tǒng)要高度重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，要堅(jiān)決糾正檔案工作是冷門、負(fù)責(zé)檔案工作是進(jìn)“冷宮”的錯(cuò)誤認(rèn)識，從源頭上解決好檔案管理人員“不愿做”和“不會做”的問題。要加大對檔案員的培訓(xùn)力度，組織檔案管理員參加所在地檔案行政管理部門、檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)、大專院校舉辦的檔案法律法規(guī)、專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)精神和檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的操作能力。

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