加強工程檔案管理對促進工程質量的作用探討

李建華

摘 要：伴隨著近年來國民經濟的騰飛，國內工程建設的規模與數量也在持續攀升，在上述復雜背景形勢影響之下，工程檔案管理于工程質量保障層面的重要作用與地位日益彰顯。工程檔案屬于現代工程建設管理工作中不容忽略的重要部分，其在某種程度上反映著工程質量，因此加強對工程檔案的研究與管理具有特殊意義。本文將以工程檔案管理與工程建設之間關系作為切入點，詳細就工程檔案管理對工程質量的促進作用進行詳細介紹，并在上述基礎之上就加強檔案管理促進工程質量提升的有效舉措進行深入剖析，希望本文對從事工程檔案管理研究的技術人員有所幫助。

關鍵詞：工程檔案;工程檔案管理;工程質量;檔案管理

我國經濟體制深化改革的持續推進，促使國內工程建筑行業迎來了前所未有的良好發展機遇，建筑工程行業得以飛速發展，在滿足社會發展以及人們生活需求的同時，也帶來了令人堪憂的工程質量問題。工程質量不僅與工程的實用性及使用壽命息息相關，而且其直接關乎用戶的生命與財產安全，因此如何通過加強工程檔案管理的方式，有效提升工程整體質量是時下不容回避的棘手問題。工程檔案屬于工程施建的重要記錄依據，其不僅是工程驗收的重要內容，而且也是工程投入使用之后的管理及維修的重要參考依據，因此加強對工程檔案管理工作具有重要意義。

一、工程檔案與工程建設之間的關系概述

工程質量是工程建筑施工的核心內容，任何企業都應當將其視作是重中之重，而工程檔案管理作為工程建設質量相關的重要內容，企業以及相關管理部門則必須對其予以高度重視。通常情況下，工程檔案的建立與管理會先于具體工程建設施工，相關工程項目立項文件為工程項目的順利立項以及核查等諸多環節提供重要依據，并且在整個工程項目的具體建設過程中發揮護駕保航的作用。在實際的運營過程中，很多文件資料都需要在工程施建之前提前準備到位，倘若相關文件缺失或者疏于管理，那么不僅僅無法保障工程建設項目的順利實施，而且工程建設質量也將無法得到有效保障。另外，相關文件資料的合理合法性與工程建設施工的精準性之間也存在密切的關系，以工程所涉及的原材料為例，所有工程項目中的原材料都必須進行相應的檢驗試驗，只有檢驗結果符合行業標準方可投入使用，而相關的檢驗結果都需要生成相應的檢驗文件并進行妥善的保存，這些文件將會作為工程質量驗收的重要內容。總而言之，工程檔案管理貫穿整個工程建設的施工過程，成為了其不容忽略的重要組成部分，而且對于工程建設的順利進行與整體質量保障都至關重要，工程施工單位必須對其予以高度重視。

二、工程檔案管理對促進工程質量的作用探討

1.工程檔案隸屬于工程建設的重要內容。工程檔案屬于工程項目的重要組成部分，該項內容貫穿整個工程項目的始末，而且其涵蓋了整個項目中幾乎所有的相關文件資料。通常情況下，工程檔案主要包含與工程相關的相關審批文件、施工檢驗記錄以及工程設計方案等內容。工程項目在具體施工之前，所涉及的所有相關資料都在其管轄范圍之內，因為工程檔案是確保工程項目合法性的重要指標，而且也是工程質量保障的重要前提。倘若在具體工程施工建設過程中，上述內容發生了補充或者變更，那么與之相對應的工程檔案也應第一時間進行相應的訂正。另外，關于工程檔案管理，文字文件記錄屬于檔案管理的常規形式，但也并非是唯一形式，例如我國基層的房屋工程建設大多都是依靠相傳的方式進行傳遞，這種特殊方式并非是對檔案管理的否定，確切的講應當是檔案管理的一種特殊反映。

2.工程檔案能夠折射出工程的質量情況。在傳統的工程理念中，工程施工質量僅僅只是工程性能以及安全等一系列性能的概括。現如今，伴隨社會的進步以及科技的發展，受眾以及社會對于工程質量優良重新進行了定義，即現代工程除了需要滿足基本性能之外，還應當兼顧經濟性、實用性以及環保性等諸多內容。當然，現如今的工程質量評定也非僅僅依靠工程施工所能判定的，而是應當參照工程檔案進行綜合全面的考量評價。另外，許多工程在具體的建設過程中，往往會存在或多或少的隱藏工程，而此類工程單一的依靠工程施工圖紙或者檢驗試驗記錄是無法進行精確分析判斷的，若想要對其進行中肯的評價就只能借助于工程檔案。綜上所述，加強工程檔案管理對于工程項目的質量管控而言至關重要，當然該項工作需要施工方、建設方以及監理方共同協助完成，只有三方持續的提升檔案管理工作的重視程度，才能確保工程檔案管理工作有序開展。

3.工程檔案管理屬于工程質量控制的關鍵環節。與工程檔案管理工作不同，工程檔案建立屬于一個相對比較模式化的工作，但是在具體的工程檔案管控過程中，檔案建立并非是一個簡易和獨立的過程，其需要依托工程項目的具體內容和過程實事求是的構建，而恰是該特點也決定了其對于工程質量擁有了良好的管控作用。例如，關于工程施工現場的質量管控，往往需要從生產工藝以及原材料質量等多個層面著手，而不同工藝方法、材料質量的情況等內容都是影響工程質量的關鍵指標，而上述內容又都隸屬于工程檔案管理，因此準確的講工程檔案管理內容涵蓋了工程質量相關的諸多內容，其本身就屬于工程質量把控的關鍵環節之一。

4.工程檔案管理對于工程質量的提升有著明顯的促進作用。從前文得知工程檔案管理屬于工程建設的重要行政許可條件，除此之外其也是工程驗收的重要內容之一。工程檔案管理本身就是行政部門進行執法檢查的一部分內容，因此從某種意義上講加強工程檔案管理的審查，也是提升工程質量的一種有效途徑。鑒于以上內容，企業會投入更多的人力物力致力于工程檔案管理，對檔案中涉及的每一個工序、記錄以及試驗都進行縝密嚴格的記錄，而上述過程在某種意義上加強了管理人員對工程施工的監督與監控，整個工程的質量水平自然也能夠有所提升。例如在工程施工之前，加強對各種信息資料的記錄審核，一旦發現問題都可以通過及時整改和優化的方式，以此便能及時有效的遏制和減少工程質量問題發生。

三、加強工程檔案管理的有效措施探究

1.加強對工程檔案的創建管理。工程檔案管理是一項比較系統的工作，其需要管理人員在具體的工程施工前期就開始著手準備，然后在后續的施工過程中以及竣工交付一定時間內，盡快的將相關檔案信息進行收集整理，然后依據工程的具體情況、分施工階段以及性質進行相關檔案創建。關于施工前的工程檔案創建，檔案管理工作人員應第一時間對工程相關的設計文件、施工圖紙以及招投標文件進行仔細盤點，若上述文件和圖紙中存在缺失或者錯誤應及時進行相關處理，然后根據檔案管理要求對上述文檔資料進行歸檔管理。在工程施工的過程中，檔案管理人員需要對整個工程中所涉及的相關原材料、施工人員、管理人員以及施工設備等資料進行收集整理，然后在上述工作的基礎之上實現對整個工程項目的進度以及施工質量進行全面的管控。待到工程竣工之后，工作人員還應當根據檔案管理細則對整個工程項目的評估文件、驗收文件以及工程總結等諸多文件進行收集整理。檔案的創建管理不僅要將工程中產生的紙質文件進行合理保管，還應當將工程檔案信息數據錄入檔案管理系統之中去，如此不僅能夠使得工程檔案更加的科學完善，而且還有助于后續的維護管理工作開展。

2.提升管理人員的職業能力與素養。相關工程企業應當引領檔案管理人員樹立端正科學的管理理念，并且通過實踐培訓與理論教育相結合的方式，在企業內部加強檔案管理知識的教育宣傳，激勵檔案管理人員在工程的實際情況進行充分了解的基礎之上，盡量對傳統的管理手段以及管理方式進行優化創新。通過多種途徑切實的提升檔案管理人員的職業能力水平，除此之外還要加強對檔案管理人員的職業素養與道德水平提升。如果條件允許，企業可以為工程檔案管理人員建立周祥的培訓檔案，將檔案管理人員根據其職責分工或者工作內容進行細致的分類，例如根據員工的職責劃分施工檔案管理員、監理員、材料員以及安全員等等，并將上述內容納入至檔案管理員工的培訓總結之中去。對于那些參加過相應培訓并且通過考核的員工，應當為其頒發相應的資格證書，然后還要將其培訓時間和結果收錄至個人培訓檔案之中。當然，為了減少檔案人員培訓管理層面的人力物力以及時間投入，工程企業也可以在社會上聘用那些專業優秀的檔案管理人才，以此來有效的提升企業檔案管理團隊實力，進而為企業的工程質量掌控與提升奠定良好的基礎。

3.建立健全企業的檔案管理制度。我國檔案管理部門先后出臺了一系列與工程檔案管理相關的法律法規與制度政策，但是工程企業在實際的執行和管理過程中，檔案管理人員還應根據企業以及具體的工程項目情況，以國家標準規范為基礎制定出更加細致詳盡的檔案管理制度。具體的需要對任何一個相關工作人員的工作職責和工作內容予以明確，與此同時對于檔案的形式、內容以及分類等諸多內容也需要進一步的明確和優化。另外，為了有效的避免工程企業發生工程檔案信息泄露事件，企業應當適時并且及時的對企業的檔案管理系統進行必要的升級更新，如此才能確保企業因檔案管理疏漏造成不良影響，只有始終保證檔案管理制度的先進性，才能始終保持企業工程檔案管理的信息化與科技化。

綜上所述，工程檔案管理工作無論是對工程質量的保障，還是對社會的發展以及和諧社會的構建而言都至關重要，因此相關管理部門以及工程企業必須對工程檔案管理工作予以高度重視，并且盡量從行政以及立法兩個層面入手，切實的提升工程檔案管理水平。本文在對工程檔案管理作用進行深入分析的基礎之上，就加強上述工作的有效措施進行深入剖析，希望本文能夠促使工程檔案管理能夠更好的融入現代工程質量保證體系。

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