試論現(xiàn)代管理信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

劉萍

摘 要：檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的、具有保存價值的各種文字、圖像、聲音及其他形式的歷史記錄，而醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各種活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動素材。近些年來，隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)等新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案工作的快速發(fā)展提供了最有效的載體，也給醫(yī)院檔案管理工作帶來了難得的歷史發(fā)展機(jī)遇，將極大的提升醫(yī)院檔案管理工作的整體質(zhì)量和工作效率。因此醫(yī)療機(jī)構(gòu)如何適應(yīng)形勢需要，在醫(yī)院檔案管理中充分應(yīng)用現(xiàn)代管理信息技術(shù)，更好地為醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展服務(wù)，更好地為群眾健康服務(wù)，更好地健康中國服務(wù)，是一個值得探討實施的課題。

關(guān)鍵詞： 檔案管理 ?信息化管理 ?方法

一、現(xiàn)代管理信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的必要性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。而醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動素材。然而目前醫(yī)院檔案管理工作仍以傳統(tǒng)的檔案管理模式占主導(dǎo)地位，檔案利用率低，檔案的價值在醫(yī)院日常工作中的作用未充分發(fā)揮出來。近年來，隨著我國信息及電子技術(shù)的日趨成熟，網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)已快速應(yīng)用到了醫(yī)院管理工作中去，所以用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段開展醫(yī)院檔案管理工作，是必然趨勢，同時新技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作去，能使檔案工作可以突破時空的局限，改變過去檔案人員那種以藏為主，重藏輕用、被動服務(wù)、各自封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，使管理理念得以創(chuàng)新，自覺不自覺地以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟出檔案管理發(fā)展的新途徑，另外現(xiàn)代化管理新技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，能打破原先不同管理部門之間的信息分隔，使檔案信息的流程做到科學(xué)，檔案信息內(nèi)容更加規(guī)范，醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫也日漸完整豐富，醫(yī)院檔案資源建設(shè)得以有效開展，并能及時為醫(yī)院管理提供較全面的檔案信息服務(wù)支持，改變了過去紙質(zhì)檔案的局限性，提高了勞動效率和工作質(zhì)量。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

隨著現(xiàn)代管理信息技術(shù)的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，但也存在一些問題：

1、檔案現(xiàn)代管理意識不強(qiáng)。具體工作中，不少同志，甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案和現(xiàn)代管理重視程度不夠，對檔案管理方面的認(rèn)識還較淡薄，有的甚至認(rèn)為檔案工作可有可無。

2、檔案內(nèi)容界定不清。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一套科學(xué)統(tǒng)一的管理模式，各醫(yī)院只有根據(jù)自己的理解和實踐進(jìn)行管理，致使許多有價值的應(yīng)該納入管理的檔案資料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案人員配備隨意，且流動性大。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗而來，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，造成檔案管理人員思想觀念和管理水平相對滯后。

4、檔案管理硬件投入不足。有相當(dāng)一部分醫(yī)院檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，雖然近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理被廣泛運用，而運用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻寥寥無幾，基本上還是停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

三、做好醫(yī)院檔案現(xiàn)代信息化管理的方法

要使醫(yī)院檔案管理跟上時代的步伐，很好地去滿足醫(yī)院發(fā)展對它的要求，必須花力氣加強(qiáng)醫(yī)院的檔案現(xiàn)代化管理工作，提高它的管理服務(wù)水平。主要措施有：

1、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理軟、硬件設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院檔案管理軟、硬件設(shè)施建設(shè)是醫(yī)院檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有必要的設(shè)施設(shè)備，新技術(shù)環(huán)境下的醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理就無從談起。所以醫(yī)院要為檔案管理部門配備必要的計算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，使他們開展檔案管理首先有個很好的物質(zhì)基礎(chǔ)，同時應(yīng)本著“規(guī)范、先進(jìn)、實用”的原則，結(jié)合單位實際，有一套成熟的規(guī)范檔案管理軟件，以便科室之間應(yīng)歸檔材料的上傳和檔案的信息查詢，并及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限，確保檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

2、建立健全新技術(shù)環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理制度

由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點，因此，應(yīng)建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性，同時要根據(jù)新技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的需要，規(guī)范電子文件制作和控制程序，劃清電子文件從形成到歸檔管理過程中各級各類人員的責(zé)任，做到有章可循，并加強(qiáng)技術(shù)防范，做好電子信息動態(tài)管理，防止文件材料信息內(nèi)容歸檔前被有意篡改、刪除的可能。

3、建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

醫(yī)院是一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是這個系統(tǒng)下的子系統(tǒng)。如果檔案管理模式仍按過去的閉門管理模式，人為的和醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)割裂開來，即不能很好發(fā)揮檔案的作用，也不利于當(dāng)前的檔案發(fā)展。因此檔案部門要想準(zhǔn)確、有效、迅速地為醫(yī)院管理服務(wù)，就必須建立和其他信息管理融合的一體化管理模式，這樣既有利于檔案信息資源的收集整理、開發(fā)利用，也有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作，維護(hù)檔案的完整、安全，更有利于解決檔案管理中的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題。

4、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息庫建設(shè)

從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都或多或少地形成文件材料檔案，同時也存在黨政群管理類、醫(yī)療管理類、科研究類、基建類、設(shè)備儀器類、財務(wù)會計類、病史管理類、聲像照片類等眾多門類檔案材料，使文件材料歸檔保證齊全完整壓力很大。這就需要我們檔案管理一要加大宣傳力度，使有關(guān)人員乃至醫(yī)院全體員工充分認(rèn)識到管理好和保護(hù)好檔案是每個員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)，同時也要建立起檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，形成一套完整的檔案收集、管理網(wǎng)絡(luò)，保證醫(yī)院檔案管理信息庫真正完整起來。

總之，在新技術(shù)環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面進(jìn)行建設(shè)。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，全面提升檔案工作服務(wù)能力，以滿足社會進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)。

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