試論現代管理信息技術在醫院檔案管理中的應用

劉萍

摘 要：檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的、具有保存價值的各種文字、圖像、聲音及其他形式的歷史記錄，而醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各種活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動素材。近些年來，隨著我國信息技術的迅猛發展，互聯網等新媒體技術的廣泛應用，給檔案工作的快速發展提供了最有效的載體，也給醫院檔案管理工作帶來了難得的歷史發展機遇，將極大的提升醫院檔案管理工作的整體質量和工作效率。因此醫療機構如何適應形勢需要，在醫院檔案管理中充分應用現代管理信息技術，更好地為醫院的建設、發展服務，更好地為群眾健康服務，更好地健康中國服務，是一個值得探討實施的課題。

關鍵詞： 檔案管理 ?信息化管理 ?方法

一、現代管理信息技術在醫院檔案管理中應用的必要性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。而醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動素材。然而目前醫院檔案管理工作仍以傳統的檔案管理模式占主導地位，檔案利用率低，檔案的價值在醫院日常工作中的作用未充分發揮出來。近年來，隨著我國信息及電子技術的日趨成熟，網絡等新技術已快速應用到了醫院管理工作中去，所以用現代化、科學化的手段開展醫院檔案管理工作，是必然趨勢，同時新技術應用到醫院檔案管理工作去，能使檔案工作可以突破時空的局限，改變過去檔案人員那種以藏為主，重藏輕用、被動服務、各自封閉自導的狀態，使管理理念得以創新，自覺不自覺地以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟出檔案管理發展的新途徑，另外現代化管理新技術在醫院檔案管理工作中的應用，能打破原先不同管理部門之間的信息分隔，使檔案信息的流程做到科學，檔案信息內容更加規范，醫院檔案管理數據庫也日漸完整豐富，醫院檔案資源建設得以有效開展，并能及時為醫院管理提供較全面的檔案信息服務支持，改變了過去紙質檔案的局限性，提高了勞動效率和工作質量。

二、醫院檔案管理的現狀

隨著現代管理信息技術的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，但也存在一些問題：

1、檔案現代管理意識不強。具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案和現代管理重視程度不夠，對檔案管理方面的認識還較淡薄，有的甚至認為檔案工作可有可無。

2、檔案內容界定不清。到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一套科學統一的管理模式，各醫院只有根據自己的理解和實踐進行管理，致使許多有價值的應該納入管理的檔案資料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

3、檔案管理人員業務素質不高。檔案人員配備隨意，且流動性大。目前從事醫院檔案管理的人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗而來，在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，造成檔案管理人員思想觀念和管理水平相對滯后。

4、檔案管理硬件投入不足。有相當一部分醫院檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻寥寥無幾，基本上還是停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。

三、做好醫院檔案現代信息化管理的方法

要使醫院檔案管理跟上時代的步伐，很好地去滿足醫院發展對它的要求，必須花力氣加強醫院的檔案現代化管理工作，提高它的管理服務水平。主要措施有：

1、加強醫院檔案管理軟、硬件設施建設

醫院檔案管理軟、硬件設施建設是醫院檔案管理的物質基礎。沒有必要的設施設備，新技術環境下的醫院檔案現代化管理就無從談起。所以醫院要為檔案管理部門配備必要的計算機等現代化管理設備，使他們開展檔案管理首先有個很好的物質基礎，同時應本著“規范、先進、實用”的原則，結合單位實際，有一套成熟的規范檔案管理軟件，以便科室之間應歸檔材料的上傳和檔案的信息查詢，并及時修補管理軟件的安全漏洞，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限，確保檔案信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

2、建立健全新技術環境下的醫院檔案管理制度

由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性，同時要根據新技術在檔案管理中應用的需要，規范電子文件制作和控制程序，劃清電子文件從形成到歸檔管理過程中各級各類人員的責任，做到有章可循，并加強技術防范，做好電子信息動態管理，防止文件材料信息內容歸檔前被有意篡改、刪除的可能。

3、建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

醫院是一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是這個系統下的子系統。如果檔案管理模式仍按過去的閉門管理模式，人為的和醫院綜合管理系統割裂開來，即不能很好發揮檔案的作用，也不利于當前的檔案發展。因此檔案部門要想準確、有效、迅速地為醫院管理服務，就必須建立和其他信息管理融合的一體化管理模式，這樣既有利于檔案信息資源的收集整理、開發利用，也有利于組織監督各職能部門的檔案工作，維護檔案的完整、安全，更有利于解決檔案管理中的人員、經費、設備等問題。

4、加強醫院檔案管理信息庫建設

從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，同時也存在黨政群管理類、醫療管理類、科研究類、基建類、設備儀器類、財務會計類、病史管理類、聲像照片類等眾多門類檔案材料，使文件材料歸檔保證齊全完整壓力很大。這就需要我們檔案管理一要加大宣傳力度，使有關人員乃至醫院全體員工充分認識到管理好和保護好檔案是每個員工的義務和責無旁貸的職責，同時也要建立起檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，形成一套完整的檔案收集、管理網絡，保證醫院檔案管理信息庫真正完整起來。

總之，在新技術環境下，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面進行建設。這也要求我們醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，全面提升檔案工作服務能力，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業作出貢獻。

參考文獻：

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