檔案數(shù)字化管理建設(shè)的路徑探索

高忠梅

摘 ?要：隨著信息技術(shù)時代的來臨，檔案管理向數(shù)字化時代邁進已成為必然趨勢。市級信訪部門作為掌握社情民意的窗口，在與群眾的接觸中往往會獲得重要資料，建立數(shù)字化的信訪檔案，便于推動政務(wù)的發(fā)展。由此，本文首先闡述檔案數(shù)字化的概念，結(jié)合市級信訪局檔案工作的特點及檔案數(shù)字化的重要意義，探索檔案數(shù)字化管理建設(shè)的路徑選擇，旨在為信訪部門檔案數(shù)字化管理提供有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信訪局;數(shù)字化建設(shè);路徑探索

信訪檔案是政務(wù)工作的重要內(nèi)容，在信息化時代下，引用檔案數(shù)字化管理能夠提升檔案管理效率，對于資源多方共享、推動電子政務(wù)發(fā)展。結(jié)合當前市信訪部門的檔案工作，探索檔案數(shù)字化管理建設(shè)具有積極的意義。

一、檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，如形成錄音、錄像資料，紙質(zhì)資料電子化等，使用大型儲存設(shè)備進行數(shù)字化存儲。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案的高效、安全管理，尤其是利用檢索系統(tǒng)提升管理效率。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，在信息時代下檔案數(shù)字化成為必然趨勢，具有提升經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增加原件保護的優(yōu)勢，已逐步運用于社會各領(lǐng)域。

二、信訪局檔案管理的特點

信訪部門是收集社情民意的窗口部門，與群眾的聯(lián)系緊密，在化解矛盾、解決問題時，往往會形成基礎(chǔ)的材料，即檔案，具有兩大特點：一是，總量大。當前，各級政府推出了關(guān)注民生的惠民政府，相較于過去上訪群眾數(shù)量有所減少，但依舊存在著群眾因法律觀念淡薄、政策理解不透等情況，上訪信件呈現(xiàn)增長的態(tài)勢，由此，市級信訪部門每年信訪檔案的總量呈現(xiàn)逐年增長的態(tài)勢。二是，種類多。市級信訪部門向群眾開通了多種信訪渠道，如書信、電話、電子郵件、實地走訪等，形成的檔案具有多樣性，除了傳統(tǒng)的信訪書信外，還有電話記錄等。從信訪檔案的內(nèi)容來看，有拆遷征收、精準扶貧、教育醫(yī)療等民生，涵蓋范圍廣，導致信訪局檔案種類呈現(xiàn)多樣性。

三、檔案數(shù)字化管理對信訪局的重要意義

從當前推進電子政務(wù)、智慧城市來看，未來檔案數(shù)字化管理是必然趨勢，亦是民心所向，對于市級信訪局而言，具有重要的意義，表現(xiàn)于：一是，促進了資源多方共享，便于統(tǒng)一管理與分類，推進信訪檔案信息化，更好服務(wù)于政務(wù)。二是，為電子政務(wù)奠定基礎(chǔ)，構(gòu)建監(jiān)督公開、簡化流程的窗口服務(wù)。三是，優(yōu)化信訪檔案的歸檔、存儲功能，提高檔案管理的效率與安全性，提升法律層面的公正性。

四、信訪局檔案數(shù)字化管理建設(shè)的路徑選擇

市級信訪局檔案管理面臨著總量大、種類多的困境，實施檔案數(shù)字化管理是必然趨勢，對于推進電子政務(wù)、智慧城市有著重要的意義。結(jié)合當前信訪局檔案管理的特點，探索檔案數(shù)字化管理建設(shè)的有效路徑：

（一）完善檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作

市級信訪局的檔案具有總量大、種類多的困境，且屬于中長期保存的國家檔案，歷年來存量檔案數(shù)量龐大，要推進數(shù)字化檔案建設(shè)，必須要完善基礎(chǔ)性的工作，通過配套掃描機、數(shù)字攝影機、存儲技術(shù)等，實現(xiàn)紙質(zhì)資料的電子化、數(shù)字化，滿足檔案數(shù)字化管理的需求。尤其是要重視軟件的開發(fā)，將如何管理數(shù)字化檔案作為重點內(nèi)容，建立數(shù)據(jù)庫并理清檔案間的勾稽關(guān)系，由專業(yè)人員進行甄別、歸類，便于后期在調(diào)用過程中搜索、資源共享。紙質(zhì)資料的數(shù)字化歸檔是一項龐大的工程，需要專業(yè)人員熟悉檔案管理，并按照時間、內(nèi)容等進行歸檔，亦是完善信訪局檔案數(shù)字化管理最基礎(chǔ)的工作。

（二）構(gòu)建資源共享的數(shù)據(jù)中心

信訪局檔案數(shù)字化管理建設(shè)需要自上而下展開，由國家信訪局作為主管部門，統(tǒng)一構(gòu)建樹狀結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫，下級的信訪單位根據(jù)編號進行檔案信息的上傳，減少數(shù)據(jù)層級上報導致的效率低問題，不同級別的信訪單位查閱檔案的權(quán)限不同，最大限度地保證檔案的安全性，保護當事人的隱私。按照各省、市、縣的地域，給每一個信訪單位唯一的編號，類似于識別碼，實現(xiàn)自主錄入檔案，便于數(shù)字化檔案的歸類、搜索。同時，信訪局在對檔案進行分類時，對于能夠公開的資料，如群眾爭議解決途徑等進行適度公開，亦能夠增加政務(wù)的公開度，提高公民對信訪局工作的認可度與信服度。隨著電子政務(wù)的推進，對于可調(diào)閱的檔案，信訪局應(yīng)與其他政務(wù)系統(tǒng)進行信息共享，從而提高信息獲取的便捷性。

（三）培育專業(yè)化的人才隊伍

信訪局檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作的不斷推進，需要具有專業(yè)化的人才隊伍作為支撐，不僅要懂得檔案管理，還需要掌握信息化技術(shù)，樹立安全意識，對技能的綜合性要求比較高。單純地依靠市級信訪局無法實現(xiàn)人才隊伍在短期內(nèi)綜合素質(zhì)的提升，需要由國家信訪局統(tǒng)一組織人員進行培訓、認證，將其列入到檔案數(shù)字化管理建設(shè)的計劃之中。實施檔案數(shù)字化管理，要提高從業(yè)人員的安全操作意識，防范病毒、木馬程序，避免因檔案外泄而造成嚴重的后果，采用異地備份、移動硬盤等方式，提高檔案存儲的安全性。鼓勵從業(yè)人員加強自學，提升檔案管理水平，特別是建立統(tǒng)一的考核考評機制，要求從業(yè)人員持證上崗，并將檔案工作實績與績效工資、晉升掛鉤。

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